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Published on: Digitalizzazione documenti

Quali documenti vanno conservati e per quanto tempo?

Tutti i documenti hanno una «scadenza»: devono essere conservati secondo tempi precisi per averli a disposizione in caso di controlli fiscali. Sai quali sono?

Di solito cade in queste settimane quel periodo in cui, preso dal furore dei buoni propositi di riordino di inizio anno, decidi di liberarti in un colpo solo di tutte le scartoffie accumulate in casa, nei faldoni impolverati su mensole e scaffali. Ogni due mesi arrivano gli avvisi di pagamento di luce, gas, acqua e utenze telefoniche: tra le 18 e le 20 bollette ogni anno, a cui bisogna aggiungere altri documenti, dalla dichiarazione dei redditi agli scontrini. Un numero spropositato che rischia di mandare in tilt l’archivio famigliare. Buttare tutto, però, non è mai una buona idea. 

Le bollette: per cinque anni nel tuo archivio

Le vecchie bollette sono sempre una delle prime vittime dell’ansia di mettere ordine in casa. Ma la loro conservazione è soggetta a precise tempistiche, definite dall’articolo 293 del Codice Civile. Sbarazzartene troppo presto ti impedirebbe di dimostrare l’avvenuto pagamento, nel caso in cui il fornitore lo richieda entro i termini di legge. Se non puoi dimostrare di aver già provveduto, infatti, sarai costretto a pagare di nuovo. Una cifra che comprende non solo l’importo della bolletta, ma anche eventuali interessi e more per il ritardo. Le bollette di gas e luce, dunque, devono essere conservate per 5 anni, con le relative ricevute di pagamento. Tuttavia, poiché nella bolletta dell’energia elettrica è stato inserito anche il pagamento del canone Rai, questa dovrà essere conservata per dieci anni. In ogni caso, passati i cinque anni, secondo la legge, il fornitore di energia non potrà richiedere il pagamento dell’importo.

È l’app che ti permette di salvare i tuoi documenti e averli sempre a portata di mano sul tuo cellulare (attenzione! Per adesso funziona solo con Iphone, ma Maria Vittoria e Ludovica stanno lavorando per rendere possibile l’utilizzo anche su Android, quindi continuate a seguire il progetto per non perdervi le novità).

Una montagna di carta che si può digitalizzare

Cinque anni è la «deadline» anche per molti altri documenti. Ad esempio, la dichiarazione dei redditi, il mutuo, le ricevute dell’affitto, le spese condominiali, le imposte locali sugli immobili, cioè Imu e Tasi, la linea Adsl, la pay tv e le multe. 

Il bollo auto va conservato per tre anni, così come le parcelle dei professionisti. Per far valere tutti i diritti previsti dalla legge nel caso si acquisti un prodotto che presenta difetti o non funziona correttamente grazie alla garanzia, è necessario conservare lo scontrino di acquisto per almeno 26 mesi. Se per il prodotto che si è comprato si è sottoscritta una garanzia più lunga da parte del produttore, bisogna conservare lo scontrino d’acquisto e il certificato di garanzia per tutta la durata della copertura aggiuntiva.

Più ordine nei documenti significa meno tasse con le detrazioni

Conservare i documenti importanti è, dunque, buona regola in caso di futuri controlli, per esempio su eventuali multe o tasse non pagate, ma anche un modo per evitare di ritrovarsi la casa invasa da un’enorme quantità di carta inutile. Ma non solo. Tenere le fatture e i documenti che permettono di detrarre le spese quando si fa la dichiarazione dei redditi e averle sempre in ordine e a portata di mano è fondamentale per pagare meno imposte. Preziose occasioni di risparmio sono anche quelle legate alle detrazioni sulle ristrutturazioni edilizie e gli interventi di risparmio energetico. Come per tutte le altre spese inserite nella dichiarazione dei redditi, anche i documenti che attestano i lavori fatti devono essere conservati per cinque anni.

Bollette e documenti a portata di click

Bollette, scontrini, fatture e documenti fiscali sono destinati ad accompagnarti per molto tempo. Tuttavia, esiste una soluzione di conservazione digitale per evitare di soccombere sotto una valanga di carta: Kipy, l’app veloce e sicura per la gestione dei tuoi documenti, è un’alleata preziosa che può semplificarti la vita. Con Kipy trasformare i tuoi documenti di carta in digitale è semplice ed efficace grazie all’Intelligenza Artificiale. In questo modo, li avrai sempre a disposizione in un luogo sicuro senza occupare spazio fisico in casa e li potrai recuperare in modo rapido e agevole, senza perdere tempo, da qualsiasi dispositivo, sia fisso che mobile. E, se necessario, potrai dimostrare in pochi minuti, con un semplice click, di aver pagato una bolletta o una multa.