Cosa c’è di più bello di viaggiare, conoscere posti nuovi e immergersi per qualche giorno in una cultura differente da quella propria?
Come disse Baudelaire: “Se puoi restare, resta; parti, se devi. C’è chi corre, e chi si rintana per ingannare quel nemico che vigila funesto, il Tempo!”.
Ma è possibile organizzare un viaggio completamente da soli? La risposta è sì!
Ti sarà sicuramente capitato più di una volta sentirti chiedere “ma vuoi organizzare tutto da solo..?”. E che male c’è?!
Alla fine non serve essere un genio per riuscirci e se fino ad oggi hai dubitato delle due doti organizzative con questo articolo vedrai che cambierai idea.
Sicuramente l’abilità più utile per qualsiasi viaggiatore consiste nell’essere in grado di organizzare un viaggio dall’inizio alla fine, in modo completamente autonomo e indipendente, tenendo conto di ogni aspetto che andrà a caratterizzare la propria esperienza, oltre ad avere la flessibilità necessaria per essere in grado di pianificare e allo stesso tempo godersi a pieno tutti i momenti del viaggio.
Chiaramente l’esperienza gioca un ruolo importante: più viaggi organizzi e più imparerai a farlo in maniera quasi impeccabile. Poi ci sono gli imprevisti che fanno parte del gioco ma puoi evitarli il più possibile se sai come muoverti.
L’articolo di oggi ha come scopo darti un quadro generale di tutte le attività da tenere in considerazione per organizzare in piena autonomia il tuo viaggio perfetto.
Prima di preparare la valigia, mettiti comodo e segnati questi suggerimenti.
Come organizzare un viaggio perfetto?
Ti sei deciso e sei super motivato ad organizzare il tuo prossimo viaggio. Non desideri vivere la solita vacanza ma qualcosa di realmente straordinario.
Per riuscirci è necessario avere un approccio organizzativo costituito da step. Ognuno di questi passaggi sarà fondamentale per andare avanti come fosse un vero e proprio videogioco.
La prima cosa che devi sapere riguarda proprio conoscere quali sono questi step partendo da una lista molto generica che riguarda:
i tuoi interessi (quello che vuoi vedere assolutamente e le esperienze che vorresti vivere);
come muoverti (che mezzi utilizzare per raggiungere la meta e quali mezzi di trasporto possono essere utilizzati nel luogo di destinazione);
dove andare (itinerario);
dove dormire (hotel, tenda, guest house, etc …).
Tutte queste considerazioni risponderanno ad una variabile super influente: il budget!
Purtroppo o per fortuna le tue disponibilità andranno ad indirizzare verso una direzione o verso un’altra la tua esperienza di viaggio.
Una volta definiti questi aspetti a livello generico potrai iniziare ad andare sul particolare, a vedere nel dettaglio cosa ti servirà per ognuno di questi aspetti.
In questa prima fase si tratta quindi di raccogliere tutte le informazioni possibili attraverso forum, blog, siti dove dei viaggiatori hanno scritto la propria esperienza e dalla quale si possono ottenere numerosi spunti.
Ora che ti sei informato possiamo partire con la lista di cose da fare.
Scegliere la destinazione
Dove vorresti andare? Se non rispondi a questa prima domanda è impossibile che tu possa proseguire con la pianificazione e organizzazione del viaggio.
E per capirlo è naturale partire dai tuoi interessi con la consapevolezza che servirà una buona dose di flessibilità, oltre a lasciarsi trasportare dall’ispirazione.
Potresti partire da una semplice lista di città e posti che ti piacerebbe visitare con relativi motivi, oltre ad una piccola analisi di costi-benefici.
Una variabile che influenzerà questa scelta sarà senza dubbio il periodo visto e considerato che dovrai tener presente che avrai bisogno di ferie e tempo libero da destinare alla tua vacanza.
Successivamente potrai iniziare a cercare i biglietti aerei visitando portali come Skyscanner e Kayak. Questi due ti permettono di fare una ricerca globale fra le compagnie aeree e permettono di filtrare le tratte a seconda degli scali aerei, della durata del volo, delle tariffe, scegliere l’aeroporto di partenza e altro.
Trovare ispirazione per un viaggio
Per trovare ispirazione, oltre alla lista di cui abbiamo parlato prima, potrebbe essere molto utile leggere articoli di blog, guide o qualsiasi altra tipologia di contenuto che possa offrirti una vera e propria illuminazione.
Ti segnaliamo anche Atlas Obscura, l’atlante dei luoghi più insoliti del pianeta che potrà davvero esserti utile.
Fare le prenotazioni iniziali
Effettuare una prenotazione è facile ma non proprio un gioco da ragazzi. Se è vero che non ci vuole poi così tanto per prenotare allo stesso tempo è molto facile cadere in errori di valutazione come orari, spostamenti, coincidenze e altro.
C’è da dire che in alcune occasioni potrebbe anche essere inutile prenotare ed è il caso di un viaggio d’avventura dove la premessa è proprio quella di non avere programmi
Ovviamente si tratta di una pratica che è meglio venga utilizzata da quei viaggiatori che hanno un po’ di esperienza e sanno districarsi in queste situazioni dove è necessario non perdere la calma ed andare nel panico.
Pianificare un viaggio vissuto in questa maniera determina una sfumatura ancora più interessante dell’esperienza che si andrà a fare, ma il limite tra successo e disfatta è molto sottile quando non si hanno ancora maturato capacità adeguate.
C’è il fattore stagionale: se facciamo un viaggio in un luogo dove in quel momento sarà alta stagione è necessario prenotare in quanto il rischio di non trovare posto e spendere troppo è alto. Se invece ci rechiamo in un periodo di bassa stagione una sistemazione molto probabilmente riusciremo a trovarla lo stesso.
Questo discorso vale sia per i luoghi di partenza che di arrivo (non te lo dimenticare!).
Calcolo del budget
Come abbiamo anticipato prima la questione budget gioca un ruolo molto ma molto importante e influenzerà, in un modo o nell’altro, la vostra vacanza.
È arrivato il momento di farti due conti e realizzare una stima di quanto costerà il vostro viaggio fai da te.
Per il calcolo dei costi puoi usare qualsiasi metodo ma ti suggeriamo di scaricare un’app che ti agevoli il calcolo.
Qui trovi le migliori app per la pianificazione del tuo viaggio tra cui quelle che ti permettono di tenere in ordine i conti.
Ti suggeriamo di utilizzare una tra Xe o Splitwise entrambe Disponibili per iOS e Android.
Per calcolare il budget orientativo sarà fondamentale prendere in considerazione i costi per:
- Volo / trasferimento
- Alloggio
- Cibo e ristorazione
- Trasporto (noleggio auto / mezzi pubblici / taxi)
- Attrazioni e tour
- Attrezzatura
- Assicurazione di viaggio
Ti consigliamo di fare questo calcolo approssimato restando larghi e per eccesso (in questo caso meglio sovrastimare che sottovalutare!).
Controllare i documenti necessari per organizzare un viaggio
È un’attività che in molti sottovalutato e procrastinano spesso all’ultimo momento. Niente di più sbagliato!
Sia che acquistiate i biglietti con molto anticipo, sia che manchi poco alla partenza, verificate quali sono i documenti necessari per partire.
Una volta fatto un check dovrete avere tutti questi documenti e vi consigliamo di averli anche in formato digitale. I vantaggi di avere i documenti anche in formato digitale sono molteplici e trovi una lista qui.
A tal proposito ci sentiamo di suggerirvi l’utilizzo dell’app Kipy che grazie all’Intelligenza Artificiale di cui è dotata, riconosce al volo i dati dei tuoi documenti. Puoi così caricarli e organizzarli velocemente.
Potrai condividerli con chi vorrai, per il tempo che vorrai e in piena sicurezza grazie al riconoscimento biometrico, dati criptati e accesso ai documenti riservato a te e alle persone con cui li hai condivisi. Intuitiva e facile da utilizzare. Disponibile iOS e Android.
Quali sono i documenti spesso necessari per il tuo viaggio?
Carta d’identità e passaporto
In molti Paesi extra UE è richiesto che i documenti siano validi per almeno 6 mesi (o più) oltre la data del viaggio. Controllate la data di scadenza ed eventualmente valutate se è necessario richiedere il rinnovo del passaporto o della carta d’identità prima della scadenza.
Se utilizzi l’app Kipy sarà la stessa applicazione ad avvisarti in caso di scadenza o di rinnovi dei tuoi documenti, così da poter stare tranquillo e non incorrere in problematiche di questo tipo a pochi giorni dalla tua partenza.
Visto d’ingresso
Se state organizzando un viaggio all’estero, controllate se il Paese di destinazione richiede il rilascio di un visto. Nella maggior parte dei casi si può fare domanda online o richiederlo all’arrivo in aeroporto .
In tal caso verificate anche se è necessario portare delle fototessere da allegare alla richiesta e/o dei dollari americani per pagare il visto in loco.
Sempre con l’app Kipy tutti questi documenti puoi salvarli direttamente nella tua area riservata e averli sempre a disposizione.
Assicurazione sanitaria
Non dimenticare di fare l’assicurazione, valutando le coperture che ti sembrano necessarie come ad esempio spese mediche, smarrimento bagagli, ritardi nei voli, annullamento e altro.
Un consiglio è quello di verificare sempre anche le attuali condizioni politiche. Può sembrare superfluo ma sono state le storie di viaggi saltati per rivolte o disordini civili.
Meglio fare un controllo veloce per capire se nel paese fila tutto liscio o se c’è qualcosa da tenere d’occhio.
Lo stesso chiaramente vale per la situazione sanitaria. Controlla che il paese che vuoi visitare si trovi in una situazione sanitaria accettabile e verifica la necessità di specifici vaccini obbligatori per il viaggio.
Altri documenti
A seguito dei problemi causati dal Coronavirus, tutti i Paesi hanno introdotto consistenti regolamenti di prevenzione per chi viaggia e richiedono di presentare vari documenti sullo stato di salute e gli spostamenti prima e dopo il viaggio. Le indicazioni variano da Paese a Paese, quindi prima di organizzare un viaggio visitate il sito Viaggiare Sicuri e i siti ufficiali delle destinazioni.
Dal 2022 per volare in Europa non è più necessario presentare il green pass (tampone negativo e/o vaccino). Per i Paesi Extra UE però le regole non sono sempre le stesse quindi bisogna informarsi di volta in volta sulle regole in vigore, meglio prima di prenotare il biglietto.
Pianificare il viaggio e creazione dell’itinerario turistico
È arrivato il momento di pianificare nel concreto l’itinerario turistico del tuo viaggio compreso di tappe in luoghi della stessa città o in altre.
Per farlo il modo più semplice è utilizzare Google My Maps per farti un’idea delle distanze e capire quanto tempo ci vorrà per raggiungere i vari luoghi.
In alternativa o a supporto potresti utilizzare anche Google Travel, una piattaforma per raccogliere tutte le informazioni di viaggio.
Ci sono molte altre app che ti permettono di creare un itinerario personalizzato prima, durante o dopo il tuo viaggio. Le trovi in questo articolo.
Scegliere hotel e sistemazioni
La scelta di hotel e sistemazioni è particolarmente strategica quando devi organizzare e pianificare un viaggio fai da te.
Solitamente i criteri fondamentali per scegliere l’hotel riguardano la posizione e la vicinanza a fermate di mezzi pubblici.
Per scegliere l’hotel Booking e TripAdvisor sono i siti migliori perché ti permettono di leggere le recensioni prima di prenotare così da evitare brutte sorprese.
Ci sono moltissime altre app che ti offrono un servizio simile (scopri quali sono).
Pianificare il trasferimento al tuo alloggio
Se devi pianificare eventuali trasferimenti al tuo alloggio è bene che tu sappia prima come, dove e quanto tempo ci vorrà.
Per farlo il nostro consiglio è di affidarti ad app di trasporto che siano attive nel territorio di destinazione e meta del tuo viaggio.
Rome2rio, Moovit, Free Now, Uber, Wanderu, Trainline e Flixbus potrebbero essere tue valide alleate.
Pianificazione delle attività di viaggio da svolgere
Vuoi realizzare una lista di cose da fare durante il tuo viaggio e vedere quali saranno le esperienze che vivrai. Per pianificare tutto questo il consiglio è come prima cosa affidarti a delle guide cartacee o digitali per individuare i luoghi da visitare.
Poi è molto utile annotare le informazioni più importanti come appunti del tuo telefono o creando un doc apposito. Tutte le tue annotazioni potranno rivelarsi fondamentali prima e durante il viaggio.
Scegliere cosa visitare, quanto tempo trascorrere in ogni posto e decidere in modo indipendente cosa fare in vacanza è una delle cose più belle quando pianifichi.
È come sognare e viaggiare prima ancora di partire!
Gestire le spese di viaggio
Diciamoci la verità: tutti vorrebbero viaggiare spendendo poco, ottimizzando al meglio il proprio budget per visitare di più e trascorrere più tempo possibile in viaggio.
Con un po’ di attenzione e pianificazione è assolutamente possibile farlo.
Prima abbiamo visto come calcolare il budget del proprio viaggio. Ora invece vediamo come gestire durante il viaggio le tue spese.
Il modo più semplice e veloce è utilizzare un’app.
Ti suggeriamo di utilizzare una tra Xe o Splitwise entrambe Disponibili per iOS e Android.
Scaricare le app per i viaggi
A meno che tu voglia vivere tutto all’avventura sarebbe molto utile utilizzare app di viaggio che possano aiutarti prima e durante il tuo soggiorno vacanziero.
Perché usare un’app? I motivi sono tanti, ognuno dei quali ti permetterà di trarre dei benefici in termini di pianificazione, organizzazione e tempo.
Conoscere le app giuste ti aiuterà a rendere la tua esperienza di viaggio molto più semplice e decisamente meno stressante.
Le app che potresti utilizzare sono istantanee, intuitive e spesso possono davvero farti evitare perdite di tempo o brutte sorprese.
Se il tuo obiettivo è goderti il viaggio in tranquillità devi assolutamente prendere in considerazione queste 12 app che a nostro avviso sono davvero le migliori.
- Polarsteps
- PackPoint
- Flightradar24
- Kipy
- Rome2rio
- Moovit
- Booking.com
- Airbnb
- TheFork
- Tripadvisor
- Xe
- Splitwise
Cosa portare in aereo o in treno
È arrivato il momento di preparare la valigia per il tuo viaggio. Cosa dovresti portare?
Molto dipende dal tipo di viaggio che farai ma sicuramente queste sono le cose che potresti portare con te:
abbigliamento (biancheria intima, calzini, pigiama, magliette, pantaloni, felpa o maglia pesante, giacca a vento, ciabatte, scarpe di ricambio ed eventuale sciarpa);
accessori personali (spazzolino da denti, dentifricio, collutorio e filo interdentale, occhiali, lenti a contatto e liquidi, sapone e shampoo, phon e/o piastra per capelli da viaggio, crema viso e crema corpo travel size, fazzoletti di carta e salviette detergenti, forbicine per le unghie, lima e pinzette, accessori per il trucco e struccante, asciugamano in microfibra);
kit pronto soccorso e medicine (cerotti e disinfettante, crema antibatterica per le ferite, analgesico, antimetico, antidiarroico, antibiotici ad ampio spettro e per le vie urinarie, medicine per la digestione);
accessori vari (fotocamera, power bank, prese e adattatori e cuffiette).
Preparare le cose da fare poco prima della partenza
La valigia è pronta e la data della partenza è vicinissima. Sei pronto ma prima di partire ricorda di controllare le ultime cose.
Ti consigliamo di fare tutto questo:
- Controllare di avere tutti documenti sia in formato cartaceo che digitale. Se non sai come trasformare un documento cartaceo in digitale leggi questo articolo;
- Contattare la banca, verificare il tasso di cambio e eventualmente acquistare dei dollari;
- Dividere i contanti (meglio non tenerli tutti assieme!);
- Inviare il vostro itinerario ai parenti di riferimento, con tutti i contatti in loco;
- Assicurati di aver scaricato almeno una delle app che ti abbiamo suggerito precedentemente.
Solo dopo aver fatto tutto questo puoi ritenerti davvero pronto per partire.
Partire e godersi il viaggio
Finalmente è arrivato il giorno tanto atteso: la partenza. Da questo momento in poi il tuo viaggio ha ufficialmente inizio.
Dopo aver pianificato e organizzato il tuo viaggio ora dovrai semplicemente goderti la tua vacanza e pensare solo al viaggio.
Spero che tu abbia delegato ogni tipo di attività e di non trovarti costretto a dover ricevere telefonate di lavoro durante il viaggio. Se non lo hai fatto allora avvisa chi di dovere e comunica di non voler esser disturbato.
Avete aspettato tanto tempo per questo viaggio ed è giusto che tu possa godertelo fino in fondo.
Conclusioni
Come hai visto non serve essere un genio per riuscire ad organizzare e pianificare un viaggio fai da te. Se fino ad oggi hai dubitato delle due doti organizzative con questo articolo ora potrai iniziare ad essere autonomo.
Ricorda che l’abilità più utile per qualsiasi viaggiatore è la flessibilità. Il resto sarà l’esperienza a insegnartelo.
È normale che non tutto filerà liscio ma il bello di un viaggio è anche questo. Porta con te gli insegnamenti che trarrai dalla tua vacanza e vedrai che ti sentirai arricchito sempre di più.
Buon viaggio!
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FAQ – Domande frequenti
Come organizzare al meglio un viaggio?
Per organizzare un viaggio è importante sapere quali sono i tuoi interessi (quello che vuoi vedere assolutamente e le esperienze che vorresti vivere), come muoverti (che mezzi utilizzare per raggiungere la meta e quali mezzi di trasporto possono essere utilizzati nel luogo di destinazione), dove andare (itinerario) e dove dormire (hotel, tenda, guest house, etc …).
Come organizzarsi un viaggio da soli?
L’abilità più utile per qualsiasi viaggiatore consiste nell’essere in grado di organizzare un viaggio dall’inizio alla fine, in modo completamente autonomo e indipendente, tenendo conto di ogni aspetto che andrà a caratterizzare la propria esperienza, oltre ad avere la flessibilità necessaria per essere in grado di pianificare e allo stesso tempo godersi a pieno tutti i momenti del viaggio.
Come costruire un itinerario di viaggio?
Il modo più semplice è utilizzare Google My Maps per farti un’idea delle distanze e capire quanto tempo ci vorrà per raggiungere i vari luoghi. In alternativa o a supporto potresti utilizzare anche Google Travel, una piattaforma per raccogliere tutte le informazioni di viaggio.
Cosa controllare prima di fare un viaggio?
Ti consigliamo di fare tutto questo:
- Controllare di avere tutti documenti sia in formato cartaceo che digitale;
- Contattare la banca, verificare il tasso di cambio e eventualmente acquistare dei dollari;
- Dividere i contanti (meglio non tenerli tutti assieme!);
- Inviare il vostro itinerario ai parenti di riferimento, con tutti i contatti in loco;
- Assicurati di aver scaricato almeno una delle app che ti abbiamo suggerito precedentemente.
