Ho conosciuto Maria Vittoria e Ludovica, le ideatrici di Kipy, grazie ad un gruppo Facebook dedicato a temi business e quando hanno condiviso informazioni sulla loro app Kipy ho capito che sarebbe stata uno strumento perfetto per me e da consigliare ai miei clienti.
Chi sei?
Io sono Marta Ferro, una Professional Organizer, aiuto le persone che si rivolgono a me a organizzare gli armadi della loro casa: il luogo in cui si vive racconta molto di sé e della propria personalità ma a volte la disorganizzazione non concede di esprimerlo al meglio, lasciandoci sopraffatti e a disagio tra le nostre cose. Ripensare alla gestione domestica non significa solo ordinare vestiti e pentole, ma lavorare a tutto tondo sulle necessità della persona, le sue aspettative, e la sua personalità. Significa snellire, semplificare e non solo la gestione degli oggetti ma anche dei documenti importanti, ed ecco che qui Kipy viene in mio aiuto.
Che cosa è Kipy?
È l’app che ti permette di salvare i tuoi documenti e averli sempre a portata di mano sul tuo cellulare (attenzione! Per adesso funziona solo con Iphone, ma Maria Vittoria e Ludovica stanno lavorando per rendere possibile l’utilizzo anche su Android, quindi continuate a seguire il progetto per non perdervi le novità).
Come ti aiuta Kipy nella vita di tutti i giorni?
Quando mi è stato chiesto di testarla ho preso i miei documenti e ho iniziato a salvarli. Ho cominciato da quelli più importanti, i primi che a una cliente consiglierei di archiviare immediatamente perché funzionali a diverse tipologie di situazioni. Così ho scansionato carta d’identità, patente, tessera sanitaria, libretto dell’auto e assicurazione, ma anche tutti i documenti dei miei figli, così da avere a portata di mano tutto il necessario per la famiglia.
Era un test e non sapevo bene cosa aspettarmi, ma ci ho messo poco a capire quanto mi avrebbe reso la vita più semplice. Il primo vero vantaggio è arrivato quando ho ricevuto una mail inaspettata: diceva che la carta d’identità di mio figlio sarebbe scaduta il mese successivo. Sinceramente non me ne sarei mai ricordata!A volte mi capita di accorgermi che un documento sta per scadere assolutamente per caso, perché magari mi cade l’occhio sulla data; un bel rischio considerando che alcuni documenti hanno delle limitazioni di utilizzo se li si rinnova last second!
Un altro vantaggio che ho riscontrato è quello di avere sempre con me il libretto della macchina. Spesso mi serve tenere a portata di mano la targa della mia auto per alcune necessità personali; una volta usavo un piccolo biglietto che tenevo nel portafoglio, ma più volte l’ho perso. Con questa app il problema si è risolto. Tutto quello che mi serve è lì, a portata di click. È successo anche di dover scambiare documenti dei miei figli con il mio ex marito e di aver risolto il problema in 2 minuti anche se ero fuori casa.
La consigli ai tuoi clienti?
Sicuramente sì! È utile per avere i documenti sempre con sé e per ricordare ogni tipo di scadenza. Dà anche la possibilità di inviarli in totale sicurezza ad altre persone se questo fosse necessario e trovare in poco tempo quelli che servono. Trovo che sia fantastica soprattutto da usare in mobilità per trovare velocemente tutto quello che occorre. Un solo click e si apre l’archivio digitale con tutto il necessario; ai clienti che ritrovo sommersi di carte e scartoffie la sto consigliando per fare decluttering documentale: digitalizzando tutto, aiutandoli ad archiviare i cartacei (definitivamente e non lasciandoli sparsi per casa) solo per tenerne lo storico all’occorrenza.
Come si usa Kipy e perché usare i tag?
E’ molto semplice: scarichi l’app (che ricordiamo essere al momento solo per Iphone, ma abbiate pazienza arriva per tutti!) In basso in posizione centrale c’è un “+” bello colorato da premere.
L’app chiede di scegliere la tipologia di documento da caricare (es. documenti anagrafici) e di eseguirne la scansione.
Aggiungendo un tag personalizzato, un’etichetta che aiuta a ritrovare facilmente il documento, diventa veramente facile trovare quello che serve in una medesima categoria usando i filtri di ricerca. Se ne possono inserire più di uno e creare più liste facilmente recuperabili. Ad esempio io ho creato e usato il tag MARTA per creare una specie di sottocartella dei miei diversi documenti archiviati nelle varie categorie dell’app e trovarli facilmente senza confonderli con quelli dei miei figli. Anche per loro, ovviamente, ho creato i tag così se so di dover cercare la tessera sanitaria di Francesco o di Federico clicco direttamente sul tag dedicato e la trovo facilmente.
A chi può essere utile?
Alle persone che dimenticano costantemente le scadenze dei documenti, a chi tende al disordine e cerca uno strumento digitale, semplice e veloce da usare, per avere la situazione sempre sotto controllo.
Ma tu cosa ne pensi di questa app?
Penso che possa davvero alleggerire la vita. Tanti documenti siamo obbligati a conservarli in forma cartacea per sempre o solo per alcuni anni e quindi serve un buon sistema di archiviazione e questo è un dato di fatto, almeno qui in Italia.
E quando siamo fuori casa e ci serve sapere cosa c’è scritto sul rogito o sull’assicurazione contro gli infortuni? Se a casa non c’è nessuno che può aiutarci (e non è detto che anche questa operazione risulti semplice) dobbiamo rimandare quello che stiamo facendo finché non rientriamo. Quanto tempo si guadagnerebbe avendo tutto su Kipy?
Io consiglio di usarla con l’obiettivo della personalizzazione delle proprie esigenze. Ogni situazione è differente e non è detto che a tutti serva avere le bollette della luce salvate su Kipy.
Ragionare bene sulle necessità personali, chiedendosi cosa serve archiviare in digitale è assolutamente necessario per non trovarsi a fare scansioni che poi non si utilizzano. Poi, usare con creatività e logica i tag, consente di spaziare nell’uso dell’app non limitandosi alle cartelle principali. Di questo argomento vi racconterò nello specifico in alcuni consigli che sto preparando per i canali social di Kipy! Seguiteci!