Tutti noi puntiamo ad essere produttivi ed efficienti il più possibile. Per ottenere un flusso di lavoro efficiente, è cruciale che tutti i compiti vengano svolti in modo tempestivo.
Ed è fondamentale stabilire delle priorità per non lasciare indietro le questioni urgenti. Nella vita di tutti i giorni gli incarichi meno urgenti richiedono del tempo che viene tolto a quelle mansioni più rilevanti e importanti. Risultato: confusione, ritardo e stress.
Ecco perché è molto importante saper dare la giusta priorità ad un’attività piuttosto che un’altra, oltre a cercare di ottimizzare il tempo a proprio disposizione, eliminando il più possibile le perdite di tempo inutili.
Fare una lista delle cose da fare dando un valore di priorità a ciascuna può sembrare facile ma non lo è, soprattutto se non si ha un modello di riferimento.
Quante volte ti è capitato di dover assegnare un’attività e di aver sentito dire per esempio: “Un attimo, sto facendo le fotocopie per la consegna dei documenti”.
Tralasciando il fatto che ormai ci sono metodi più veloci e immediati per un’operazione del genere (vedi modello paperless o la semplice scansione dei documenti con il telefono), la questione è: sicuro che fare le fotocopie ai documenti sia la priorità di quel momento?
Spesso non lo è e abbiamo dato priorità a qualcosa che avremmo potuto fare in un secondo momento.
Questo semplice esempio è utile per farci capire che l’errore che commettiamo è puramente di valutazione. Ma come fare per evitare tutto questo?
Oggi vogliamo parlarvi della matrice Eisenhower, un modello di riferimento per definire le priorità nel vostro lavoro in maniera ragionevole e ottimizzare quindi la gestione del vostro tempo.
Con questo modello potrete ottimizzare al meglio il vostro tempo e soprattutto raggiungere gli obiettivi che vi sono stati o vi siete prefissati.
Cos’è la matrice di Eisenhower?
La matrice di Eisenhower è una metodologia di gestione delle priorità e del tempo per lo svolgimento ottimizzato di diverse attività. A teorizzarlo per la prima volta su Dwight D. Eisenhower, generale politico e presidente degli Stati Uniti d’America.
Il punto di partenza di questa metodologia parte dal principio di Pareto. Quest’ultimo afferma che l’80 % dei risultati prefissati può essere raggiunto con il 20 % dell’investimento di tempo totale. C’è però un problema: spesso nell’altro 80 % ci occupa di compiti che portano solo al 20 % dei risultati.
Ed è qui che entra in gioco Eisenhower: decise di sviluppare un metodo di gestione del tempo in cui viene utilizzata una matrice per classificare gli incarichi da svolgere secondo la loro priorità.
Come funziona il metodo Eisenhower?
Questo metodo permette di organizzare le priorità in base alla loro urgenza e importanza, identificando quattro quadranti che favoriscono l’aumento della produttività
Seguendo il metodo Eisenhower l’utente svolge dapprima i compiti importanti e urgenti per poi dedicarsi a quei progetti che sono ugualmente importanti, ma meno urgenti. I compiti meno importanti, invece, sono delegati ad altre persone o a volte abbandonati del tutto.
Perché utilizzare la Matrice di Eisenhower?
Come abbiamo detto all’inizio gestire in maniera efficiente il tempo a propria disposizione è una delle attività principali che un imprenditore deve svolgere.
Attraverso varie attività di gestione del tempo e delle priorità si è in grado di rispettare le scadenze, definendo obiettivi precisi, misurabili e raggiungibili, migliorando la produttività generale della propria azienda, evitando di svolgere attività non rilevanti.
In sintesi i due vantaggi principali nell’utilizzare la matrice sono strettamente collegati ad una migliore organizzazione del lavoro e gestione del tempo.
Come sviluppare la matrice di Eisenhower
Quante volte ti è capitato di trovarti davanti ad una lunga lista di attività da svolgere e di provare una forte sensazione di stress prima ancora di iniziare a svolgerle?
La matrice di Eisenhower ha proprio lo scopo di esaminare tutte queste attività e di suddividerle per quadrante.
Quadrante 1: importante e urgente
Questi incarichi hanno la massima priorità e devono essere portati a termine immediatamente, altrimenti gli obiettivi prefissati non vengono raggiunti.
Quadrante 2: importante ma non urgente
Questi compiti devono essere portati a termine al fine di poter raggiungere i propri obiettivi, ma la scadenza può essere leggermente posticipata.
Quadrante 3: urgente ma non importante
Questi task vanno chiusi tempestivamente, ma siccome hanno un’importanza minore secondo la matrice di Eisenhower possono essere delegati a qualcun altro.
Quadrante 4: non importante e non urgente
Le mansioni che si trovano all’interno di questo quadrante chiudono l’elenco delle priorità, poiché per il raggiungimento degli obiettivi sono poco rilevanti o per niente e non devono quindi essere portati a termine con una particolare urgenza. Se rimane poco tempo, questi task possono essere lasciati incompiuti.
Consigli utili per assegnare le priorità
Pur utilizzando questo metodo potresti faticare nell’assegnare la giusta priorità alle tue attività. Ecco alcuni suggerimenti che ti aiuteranno:
Assegna un colore alle attività
Può aiutarti a visualizzare quelle che hanno la priorità più alta. Mentre esamini la tua lista delle cose da fare, prova a utilizzare quattro colori in base al livello di priorità. Usali così come riportato di seguito:
Esempio: verde = attività con priorità più elevata; giallo = secondo livello di priorità; blu = terzo livello di priorità; rosso = non una priorità.
Limitati a dieci attività per quadrante
Anche se la tua lista delle cose da fare contiene un sacco di attività, cerca di limitarti a dieci attività per quadrante. Ciò eviterà che la tua matrice di Eisenhower diventi disordinata e troppo impegnativa.
Elimina e poi assegna la priorità
Elimina le attività non necessarie per assegnare la priorità in maniera efficiente. Con questa strategia ti occuperai del quarto quadrante prima di passare al primo, al secondo e al terzo. Mentre scorri la tua lista di cose da fare, individua quelle che non dovrebbero trovarsi lì.
Esempio di matrice di Eisenhower
Quali sono le attività che puoi inserire in ciascun quadrante della tua matrice di Eisenhower? Aiutiamoci con un esempio per capirlo:
Quadrante 1
- scrivere un post per il blog entro domani
- finire una proposta di progetto
- rispondere alle email dei clienti
Quadrante 2
- iscriversi a un corso di sviluppo professionale
- partecipare a un evento di networking
- migliorare un progetto personale
Quadrante 3
- caricare i post sul blog
- trascrivere gli appunti della riunione
- gestire le email che non riguardano i clienti
Quadrante 4
- attività superflue
- partecipare a una riunione sullo stato
- condividere le approvazioni di stato
Una cosa importante: avere matrici separate per il lavoro e la vita privata può essere molto utile. Così puoi affrontare le tue liste delle cose da fare usando i metodi più adatti al momento e al luogo.
Altre tecniche di gestione del tempo
Quello che abbiamo visto è solo uno dei metodi di gestione del tempo. Esistono tante altre tecniche organizzative che possono essere suddivise in base alle variabili prese in considerazione.
Ci sentiamo di suggerirvi altre due in particolare:
METODO S.M.A.R.T.
Sviluppato da Peter Drucker, permette di definire gli obiettivi da raggiungere e definire quelli di maggiore importanza.
Il Metodo S.M.A.R.T. differenzia le attività etichettandole secondo diverse tipologie. Per definire il tipo di importanza degli obiettivi individuati sono stati identificati da questo metodo 5 criteri:
S: SPECIFIC (specifico);
M: MEASURABLE (misurabile);
A: ACHIEVABLE (raggiungibile);
R: REALISTIC (realistico);
T: TIME BASED (dipendente dal tempo);
METODO MoSCoW (Must, Should Could, Won’t)
Permette di evidenziare in base al tipo di progetto e al tempo a propria disposizione, quali attività sono indispensabili, auspicabili, facoltative e trascurabili.
Le attività Must sono chiaramente quelle che rappresentano un requisito indispensabile per raggiungere gli obiettivi di progetto.
Il metodo MoSCoW utilizza una sorta di graduatoria di importanza in quattro livelli mentre nella matrice di Eisenhower sono solo due livelli di importanza ma incrociati al grado di urgenza.
L’App per i tuoi documenti personali. Dove e quando servono. Scarica Kipy gratis ora!
Conclusioni
Vuoi pianificare e gestire in modo dettagliato le tue priorità e gli obiettivi? Inizia ad utilizzare uno di questi metodi a partire dalla matrice di Eisenhower.
Sarà molto importante suddividere le attività nei quadranti corretti e capire che se una mansione è urgente non è necessariamente importante e può essere delegata o non considerata, permettendo di concentrarsi su altre fasi che creano maggior valore.
Hai trovato interessante questo argomento?
FAQ – Domande frequenti
A cosa serve la matrice di Eisenhower?
La matrice di Eisenhower è una metodologia di gestione delle priorità e del tempo per lo svolgimento ottimizzato di diverse attività. A teorizzarlo per la prima volta su Dwight D. Eisenhower, generale politico e e presidente degli Stati Uniti d’America.
Quali sono i 2 punti fondamentali della matrice di Eisenhower?
I parametri principali della matrice di Eisenhower sono quindi due: importanza ed urgenza. Da qui la suddivisione in quattro quadranti:
- importante e urgente;
- importante ma non urgente;
- urgente ma non importante;
- non importante e non urgente.
Quando tutto è urgente niente è urgente?
Eisenhower aveva realizzato che per ottenere l’eccellenza nella gestione del tempo occorre essere sia efficaci che efficienti. Dobbiamo quindi dedicare il nostro tempo alle cose importanti e non solo a quelle urgenti.
Cos'è il principio di Pareto?
L’80 % dei risultati prefissati può essere raggiunto con il 20 % dell’investimento di tempo totale. C’è però un problema: spesso nell’altro 80 % ci occupa di compiti che portano solo al 20 % dei risultati.
