Sei appena arrivato in ufficio e stai per iniziare la tua giornata lavorativa. Qual è la prima cosa che fai?
Quali tecniche usi per scegliere le attività che vanno svolte per prime?
Tutti noi puntiamo ad essere produttivi ed efficienti il più possibile ma per far sì che ciò avvenga è fondamentale che tutti i compiti vengano elaborati il più rapidamente possibile.
È fondamentale quindi stabilire delle priorità per non lasciare indietro le questioni urgenti. Nella vita di tutti i giorni gli incarichi meno urgenti richiedono del tempo che viene tolto a quelle mansioni più rilevanti e importanti. Risultato: confusione, ritardo e stress.
Una delle tecniche comunemente utilizzata è il principio di Pareto, conosciuto anche come la legge 80/20.
Serve principalmente per determinare e assegnare la giusta priorità alle attività che hanno maggior impatto, aumentando la produttività durante la giornata.
Fare una lista delle cose da fare dando un valore di priorità a ciascuna può sembrare facile ma non lo è, soprattutto se non si ha un modello di riferimento.
Oggi vedremo insieme come applicare il principio di Pareto alle tue attività lavorative.
Cos’è il principio di Pareto?
Il principio di Pareto, sviluppato nel 1896 dall’economista italiano Vilfredo Pareto, afferma che l’80% dei risultati proviene dal 20% delle cause.
Pareto osservò che l’80% delle terre in Italia erano possedute solo dal 20% della popolazione. Notò la stessa situazione con le piante del suo giardino: il 20% produceva l’80% dei frutti.
Questa relazione in matematica viene descritta come una distribuzione di legge di potenza tra due quantità, in cui la modifica di una quantità risulta in una modifica rilevante dell’altra.
Questo fenomeno è anche chiamato legge 80/20 (il termine più comune), legge dei pochi vitali o principio di scarsità dei fattori.
La legge 80/20 non è un’equazione matematica formale piuttosto un fenomeno generalizzato che può essere osservato in economia, nel commercio, nella gestione del tempo e addirittura nello sport.
Esempi generici del principio di Pareto
Per aiutarci a capire meglio come il principio di Pareto possa essere adattato e rivolto ai diversi settori e attività, ecco alcuni esempi:
Il 20% dei giocatori segna l’80% dei punti.
Il 20% di una pianta produce l’80% dei frutti.
Il 20% dei clienti è responsabile per l’80% delle entrate di un’azienda
L’80% del profitto delle aziende proviene dal 20% dei prodotti venduti
L’80% del tempo indossiamo il 20% dei vestiti che abbiamo
L’80% del valore di un libro può essere ricavato dal 20% del suo contenuto
L’80% dei guadagni di un’azienda proviene dal 20% dei clienti.
Principio di Pareto : Vantaggi e svantaggi
Ci sono diversi vantaggi nell’utilizzare il principio di Pareto. Il primo riguarda la possibilità di creare il massimo impatto con il minor lavoro possibile. Ciò può consentire al tuo team di lavorare in maniera più efficiente e di concentrarsi su iniziative specifiche.
Può inoltre aiutarti ad aumentare le metriche in meno tempo, semplicemente dando il corretto ordine di priorità alle iniziative.
E poi ti permette di avere priorità chiare per te e il tuo team, aumentare la produttività giornaliera e ti offre la possibilità di suddividere il lavoro in segmenti gestibili.
Tutto questo si traduce anche nella formulazione di una strategia più precisa.
Ci sono però anche degli svantaggi per i quali potrebbe non essere così positivo utilizzare il principio di Pareto. Partiamo dal fatto che non è assolutamente vero che con il 20% dell’impegno si possa raggiungere l’80% dei risultati.
Le percentuali 20% e 80% non si riferiscono all’impegno profuso, ma alle cause e alle conseguenze su cui stai lavorando. L’obiettivo non è ridurre l’impegno, ma concentrarlo su una parte specifica del lavoro per creare un impatto maggiore.
Bisogna comunque mettere il 100% dell’impegno in quel 20% di concentrazione per raggiungere l’80% dei risultati.
Un altro lato negativo sta nel rischio che i membri del team potrebbero concentrarsi troppo e perdere di vista altre attività. Se ci si concentra solo sulle attività importanti e si mettono da parte quelle meno importanti alcune cose possono andare perse.
Abbiamo già visto questo aspetto nell’articolo dedicato alla matrice Eisenhower.
Un consiglio: trovare il giusto equilibrio tra l’utilizzare la legge 80/20 e portare a termine il resto delle attività, anche se non portano all’80% dei risultati.
Come usare il principio di Pareto
Il principio di Pareto viene solitamente utilizzato in economia e nel commercio, anche se è possibile applicarlo come abbiamo detto anche ad altre attività. Ciò è dovuto al fatto che è utile per determinare dove concentrare i propri sforzi per massimizzare il rendimento.
Se hai un lavoro che può essere suddiviso in parti più piccole, il principio di Pareto può aiutarti a identificare quale parte del lavoro ha maggior influenza.
Ecco alcuni esempi sull’utilizzo di questo principio.
Produttività
Assegnare la priorità alle attività che devono essere completate durante la giornata. L’idea è che completare il 20% di tutte le attività presenti in elenco porterà all’80% dell’impatto che puoi creare in quel giorno. Per avere il maggior impatto, identifica quali attività avranno il maggior impatto per il tuo team e concentrati su quelle durante la giornata.
Realizza quindi un elenco di tutte le cose che devi fare quel giorno e identifica quali attività hanno l’impatto maggiore.
Decisioni
Prendere le decisioni migliori durante il problem solving è quello che auspicano tutti. Il principio di pareto può aiutarti può aiutarti a dare una priorità alle soluzioni quando un problema ha tante cause.
Come?
Identifica i problemi incontrati dal tuo team. Questi sono i problemi per cui stai cercando una soluzione all’interno del processo decisionale.
Identifica le cause di questi problemi e scopri tutte le cause relative ai problemi che stai cercando di risolvere.
Raggruppa i problemi simili. Se alcune delle cause sono simili, sfrutta questa situazione come opportunità per raggrupparli insieme. In questo modo deciderai se una soluzione può risolvere più problemi.
Assegna un valore (da 1 a 10 per esempio) a ognuno dei problemi in base all’impatto sull’azienda.
In base ai valori che hai assegnato a ogni problema, calcola quali rientrano nel 20%. Una volta che hai identificato il problema principale, sviluppa un piano per creare una soluzione che può portare all’80% dei risultati usando il problem solving.
Controllo qualità
Il principio di Pareto viene utilizzato all’interno del metodo di controllo qualità Six Sigma.
Nel metodo Six Sigma usare un grafico di Pareto può aiutarti a visualizzare i dati per identificare in che modo dare una priorità alle azioni.
L’obiettivo principale di questo metodo è ridurre il numero di variazioni di un processo, con l’obiettivo di aumentare la produzione. In questo modo puoi identificare rapidamente quale sia la maggioranza delle variazioni di un processo.
Il principio di Pareto nella vita
Come abbiamo già detto il principio di Pareto può essere applicato anche altre attività e nella vita di tutti i giorni. Per dimostrartelo ti offriamo una rassegna di esempi e suggerimenti che ti aiuteranno ad utilizzare questo principio.
1) Identificare i tuoi obiettivi
Dovresti capire innanzitutto che di quello che fai, ci sono delle attività che hanno maggior peso di altre. Focalizzati su quel 20% piuttosto che sforzarti ad impegnarti su tutto.
Quali sono le attività che mi portano poco valore? Come posso rimuoverle? Come posso incentrare le mie energie su attività che mi rendono più felice e soddisfatto?
2) Identifica il tuo percorso
Ogni obiettivo ha 4 possibili percorsi che puoi intraprendere per raggiungerlo:
- Poco sforzo, Piccola ricompensa
- Molto sforzo, Piccolo risultato
- Alto sforzo, Alta ricompensa
- Poco sforzo, Grande ricompensa
Quale percorso sceglieresti?
Il percorso più semplice per ottenere i maggiori risultati possibili.
Come fare?
Facendo esperienza, sbagliando e imparando. Non potrai mai sapere al 100% se le azioni sulla quale ti focalizzi ti porteranno al successo garantito. Di certo Il Principio di Pareto ti aiuterà con il tempo a sviluppare una certa abilità nel definire le tue priorità, le cose che realmente contano.
3) Azioni Chiave
È un po’ l’obiettivo di tutti ottenere di più con meno.
La nostra società ci ha convinto ad avere la mentalità del “fare di più per ottenere di più”. Risultato? Più si cerca di fare tutto, più ci si sente sfiniti, soffocati. Cercando sempre di fare di più non ricevi poi così tanto in cambio.
Canalizza le tue energie sulle cose che contano e agisci! Quando ridimensioni le cose che non sono importanti e tagli tutte quelle attività che ti rubano solo tempo, avrai più tempo ed energia per focalizzarti sulle cose importanti.
L’obiettivo del principio di Pareto è quello di ottenere di più con meno in modo da poter sfruttare al meglio il tuo tempo. Concentrati su ciò che da più significato alla tua vita e otterrai il massimo appagamento e felicità.
Vediamo ora come il principio di Pareto di applica alla vita di tutti i giorni:
Abitudini
Qual è la tua routine oggi? Quali sono le abitudini nocive che dovresti eliminare? Qual è il 20% di abitudini chiave che puoi implementare o su cui focalizzarti per ottenere l’80% di valore nella tua vita?
Pensieri
Quali pensieri ti fanno sentire bene? Quali ti provocano l’effetto opposto? Elimina per quanto possibile i pensieri negativi. La vita è una ed il tempo è limitato. Non ha senso soffermarsi sulle cose che fanno stare male.
Salute
Qual è la tua dieta attuale? Quali sono le azioni chiave che puoi fare per migliorare la tua salute?
Rapporti
Famiglia, amici, colleghi di lavoro, conoscenti, parenti, ipotetici partner. Individua i rapporti nocivi ed elimina chi ti porta sul fondo. Concentrati sul quel 20% che ti dà l’80% della felicità.
Carriera
Stai facendo un lavoro che ti piace? Se no, qual è il tuo percorso 80/20 per passare alla tua carriera lavorativa ideale?
Ricchezza
Se sei un imprenditore quali sono il 20% delle attività che generano la maggior parte della tua ricchezza ora? Come puoi concentrarti su di loro per aumentare il tuo profitto? Se sei un dipendente, quali sono le variabili chiave a cui è collegata la tua retribuzione? Come puoi concentrarti su quelle variabili per massimizzare la tua performance?
Produttività
Quale 20% delle attività quotidiane crea più valore e felicità? Come puoi investire più tempo in questo 20%? Come puoi tagliare o delegare l’80% delle attività che non ti danno nulla in cambio?
Ormai dovresti averlo capito: su un 100% di azioni che compiamo è solo il 20% di queste azioni che genererà l’80% del risultato.
La legge di Pareto nel marketing
Se applichiamo la legge di Pareto nel marketing ci accorgiamo che in una determinata azienda, il 20% di tutti i clienti rappresenta l’80% dei profitti totali.
Attenzione: non fare l’errore di eliminare buona parte delle tue attività di marketing (80%), perché producono solo il 20% dei nostri risultati e non sono produttive.
Questo discorso vale sia per la SEO, per il Social Media Marketing, per il digital advertising e quindi per tutte le attività relative al web marketing.
Queste attività, infatti, sono propedeutiche a creare quei super clienti (20%) che da soli fanno il mio 80% di fatturato.
Lo sanno bene tutti gli imprenditori: un business con un unico cliente che fattura milioni di euro, non sarebbe altro che un gigante con i piedi di argilla. È destinato a crollare!
Scadenze e perdite di tempo: ci pensa Kipy
Abbiamo visto come il principio di Pareto può essere applicato alla vita di tutti i giorni. Ci sono però attività che ci fanno perdere tempo e sono comunque necessarie.
Scadenze burocratiche, rinnovo di documenti sono fra queste.
Se ti dicessi che puoi stare finalmente tranquillo e avere un reale amico ad aiutarti a ricordare queste cose?
Il tuo alleato si chiama Kipy, l’app Creata dalla startup made in Italy Aida, ideata dalle due giovani sorelle imprenditrici under 30 Maria Vittoria e Ludovica Lupi.
Disponibile sia per iOS che Android rappresenta una piccola rivoluzione digitale alla portata di tutti. Un vero e proprio portafoglio digitale nato con l’obiettivo di semplificare la vita delle persone nell’archiviazione di diverse tipologie di documenti di uso comune.
Un sistema pratico, al fine di averli sempre a portata di smartphone quando necessario e di poterli condividere, anche temporaneamente, con altri utenti in maniera protetta.
Per rafforzare il livello di sicurezza, soprattutto durante le condivisioni con un altro utente, è stato introdotto il Watermark, un testo da sovrapporre al documento come se fosse un timbro per evitarne l’utilizzo improprio.
Inoltre, è possibile condividere un documento protetto con un Pin di sicurezza: il destinatario riceve tramite mail un codice autogenerato dall’app di quattro cifre, necessario per aprire il documento.
Offre inoltre la condivisione multipla: un utente può decidere di inviare più documenti contemporaneamente a uno o più destinatari in un semplice passaggio.
Il sistema di archiviazione digitale è organizzato in tredici categorie specifiche per le quali l’algoritmo è in grado di identificare automaticamente le tipologie di documenti che si andranno a caricare. Il riconoscimento automatico dei dati è un aspetto fondamentale di questa tecnologia, in quanto consente all’app di individuarli ed estrapolarli, notificando le scadenze al bisogno.
Ma queste sono solo alcune delle possibilità che Kipy ti mette a disposizione.
L’App per i tuoi documenti personali. Dove e quando servono. Scarica Kipy gratis ora!
Oggi hai capito che l’80% dei risultati proviene dal 20% delle cause. Questo significa che su un 100% di azioni che compiamo è solo il 20% di queste azioni che genererà l’80% del risultato.
Se il tuo obiettivo è creare il massimo impatto con il minor lavoro possibile, aumentare le metriche in meno tempo, avere priorità chiare per te e il tuo team, aumentare la produttività giornaliera e suddividere il lavoro in segmenti gestibili per una strategia più precisa, allora utilizza il principio di Pareto.
Vedrai che ti sarà molto utile a lavoro ma anche nella vita di tutti i giorni.
FAQ – Domande frequenti
Cosa dice il principio di Pareto?
Il principio di Pareto, sviluppato nel 1896 dall’economista italiano Vilfredo Pareto, afferma che l’80% dei risultati proviene dal 20% delle cause.
Perché la legge di Pareto è molto importante per il proprio business?
Ti permette di creare il massimo impatto con il minor lavoro possibile, aumentare le metriche in meno tempo, avere priorità chiare per te e il tuo team, aumentare la produttività giornaliera e suddividere il lavoro in segmenti gestibili per una strategia più precisa.
Cosa vuol dire 80 20?
Questo fenomeno è anche chiamato legge 80/20 (il termine più comune), legge dei pochi vitali o principio di scarsità dei fattori. La legge 80/20 non è un’equazione matematica formale piuttosto un fenomeno generalizzato che può essere osservato in economia, nel commercio, nella gestione del tempo e addirittura nello sport.
Cosa vuol dire Pareto efficiente?
Una situazione S è Pareto-efficiente (o efficiente in senso paretiano) se non è possibile accrescere il benessere di alcuno dei soggetti coinvolti, se non riducendo il benessere di qualcun altro di loro.
