Cos’è il Timeboxing e come utilizzarlo per raggiungere gli obiettivi

Cos’è il timeboxing? 

Il timeboxing è una strategia di gestione del tempo basata su obiettivi che ti aiuta ad aumentare la produttività e ridurre gli indugi. Quando crei un blocco di tempo (“timebox” appunto) ti poni l’obiettivo di completare l’attività entro un determinato lasso di tempo.

Questo ti consentirà di gestire meglio tempo e lavoro e di contribuire a ridurre le attività superflue, che attualmente prendono fino al 60% del nostro tempo. Invece di rincorrerle puoi assicurarti di avere tutto ciò di cui hai bisogno proprio davanti a te quando inizi a lavorare nel tuo blocco di tempo.

Puoi utilizzare il timeboxing per pianificare singole attività giornaliere sia nella quotidianità che a lavoro oppure per aiutare il tuo team a organizzarsi. 

I benefici e gli svantaggi del timeboxing 

L’utilizzo del timebox per gestire le attività quotidiane e delegare il lavoro presenta numerosi vantaggi. 

In primis migliora la concentrazione di alcune persone e aumenta la loro creatività, in particolare se sono procrastinatori perché il termine stringente li costringe a ignorare le distrazioni e dare priorità al loro lavoro.

Il timeboxing può tenere sotto controllo qualsiasi tendenza perfezionista e limitare il tempo che dedichi ad attività di basso valore.

Spesso chi fa fatica a concentrarti durante il giorno è perché è un multitasking. Molti di noi scoprono di perdere tempo quando passiamo regolarmente da un’attività all’altra. Il timeboxing in questo caso può aiutare in quanto restringe l’attenzione su un’attività alla volta e permette di cambiare attività solo quando il tempo è finito.

Il timebox ti offre un modo per misurare i livelli di produttività. È possibile utilizzare queste informazioni per pianificare lavori ad alta priorità durante il periodo produttivo e pianificare attività meno importanti quando è più probabile che si sia distratti. 

Il timeboxing può anche aiutarti a determinare se hai abbastanza tempo disponibile per altri progetti per evitare il famoso burnout.

L’uso del timebox per gestire il carico di lavoro non è adatto a tutti e a tutte le situazioni. Potresti avere difficoltà a rispettare il programma a causa di frequenti interruzioni, come telefonate o colleghi che si fermano inaspettatamente per chattare.

Per alcuni lavori il driver principale è l’alto livello di qualità richiesta, a prescindere dal tempo che si impiega. In situazioni del genere Il timeboxing è sconsigliato, perché ti porta a concentrarti sul tempo, che in questo caso è una variabile trascurabile, con il rischio di non riuscire a raggiungere il tuo obiettivo.

Poi esiste il rischio che si possano impostare dei timebox non adeguati per le proprie attività. Se sono troppo corti, potresti non ottenere molto; se sono troppo lunghi, potresti perdere la concentrazione o procrastinare fino alla fine del periodo. 

Prendi sempre nota di quanto tempo richiedono le diverse tipologie di attività e organizza il tuo carico di lavoro in base a questo.

Consigli per usare il timeboxing per programmare la tua giornata 

Il timeboxing è una tattica progettata per aiutare a rimanere concentrati e a compiere progressi significativi concentrandosi sul tempo anziché sulle attività stesse.

Per programmare la tua giornata in un blocco di tempo individua un’attività che deve essere svolta e segui questi passaggi.

• Calcola quanto tempo dovrebbe richiedere.
• Individua e segna sul calendario quando la svolgerai.
• Stabilisci se il blocco di tempo è rigido o flessibile.
• Inizia a lavorare.
• Evita distrazioni durante lo svolgimento dell’attività per non perdere la concentrazione.
• Porta a termine l’attività e poi fai una pausa.

Una cosa è importante sottolineare: non esiste una regola fissa. 

Per un risultato ottimale stabilisci un periodo di tempo da dedicare al “lavoro sporco” per concentrarti su quella particolare attività e lavorare senza interruzioni. Per eliminare le distrazioni, disattiva le notifiche con funzionalità come “Non disturbare”.

Questo non vuol dire che non puoi utilizzare il timeboxing per compiti che richiedono molto tempo. Se un’attività necessita di due o tre ore, puoi suddividerla in attività più snelle.

Il timeboxing non è una strategia per portare a termine il lavoro più velocemente, bensì un modo efficace per suddividere e ripensare le attività. 

Consigli per usare il timeboxing nel lavoro 

Se vuoi utilizzare il timeboxing per migliorare la concentrazione o evitare di procrastinare, ecco alcuni consigli per una gestione efficace del tempo:

Assegnare una priorità ai blocchi di tempo

In una giornata piena di impegni, potrebbe venirti la tentazione di riorganizzare, riprogrammare o cancellare i blocchi di tempo che hai in programma. Evitalo il più possibile! 

Una volta pianificati, pensa ai blocchi di tempo come a delle riunioni che hai programmato solo con te. Non hai intenzione di fare le cose in modo approssimativo. Hai preso l’impegno con te di lavorare a quell’attività durante il tempo programmato. Non rinviare!

Guarda il tempo per comprenderlo

Il timeboxing è più efficace quando puoi vedere i blocchi di tempo. Usare un calendario per programmare e visualizzare le attività che richiedono maggiore concentrazione e la relativa durata è di grande aiuto. Ti consente inoltre di rispettare il programma e di far sapere ai membri del team quando non sei disponibile.

Usa un timer

Imposta un timer in modo da sapere quando scade il tempo a tua disposizione. Ricorda: il tuo obiettivo è completare un’attività particolare in un determinato lasso di tempo. Un timer può inchiodarti alle tue responsabilità e avvisarti quando il tempo è scaduto.

Imposta la modalità “Non disturbare”

Spesso distogliamo la nostra attenzione o veniamo interrotti da situazioni esterne, che, oltre a far diminuire la nostra produttività, ci impediscono anche di svolgere un lavoro efficace e di impatto. Ad ogni modo, a nessuno piace essere distratto inutilmente mentre è immerso nel lavoro.

Disattivando le notifiche o utilizzando la funzione “Non disturbare”, puoi assicurarti che nessuno ti disturbi e allo stesso tempo far sapere ai membri del team che li ricontatterai il prima possibile.

Ricorda di fare delle pause

Come in tutte le attività che richiedono molta concentrazione, è importante fare brevi pause tra i blocchi di lavoro, anche solo per alzarti e sgranchirti un po’ o bere un bicchiere d’acqua.

Raggruppare le attività simili

Crea blocchi di tempo distinti per la maggior parte delle attività o iniziative. Nonostante i vantaggi di questa tecnica, il passaggio da un’attività all’altra richiede comunque tempo ed energia mentale. Raggruppa le attività simili in blocchi di tempo consecutivi, così da garantire una certa continuità, anche mentre lavori a iniziative individuali. 

Consigli per usare il timeboxing con il tuo Team

Il timeboxing può aiutarti a condurre e gestire un team. Tieni presente che non dovrebbe essere un’azione punitiva, ma piuttosto un modo per il tuo team di organizzarsi meglio e dare la giusta priorità al lavoro. Ecco alcuni consigli

Chiediti perché vuoi usare il timeboxing

State provando questa tecnica a livello di team per vedere se fa al caso vostro? È una nuova strategia che vuoi implementare per capire meglio quanto tempo richiede il lavoro? Ci sono stati problemi di produttività che vuoi risolvere? Parlane con il tuo team, concedendo tempo per fare domande e dare feedback, affinché la tua strategia di timeboxing sia efficace.

Usa uno strumento di gestione del lavoro

Per implementare il timeboxing a livello di team in modo efficace, è necessario sapere nei dettagli ciò a cui tutti stanno lavorando e quali sono le scadenze. Uno strumento di gestione del lavoro offre al tuo team una panoramica di tutto ciò che c’è da fare, migliorando la chiarezza e la collaborazione. 

Concorda quanto tempo dovrebbe richiedere il completamento delle attività

Decidere insieme la durata dei vari blocchi di tempo non significa che tutto deve essere completato in quell’esatto lasso di tempo. A volte le attività sono più complicate e le rispettive tempistiche dovrebbero essere più lunghe, ma avere un riferimento aiuta te e il tuo team a procedere con il timeboxing nella maniera più efficace possibile. Una volta stabilite le aspettative, puoi sempre rivederle durante i futuri colloqui individuali e riadattarle secondo necessità.

Fai prendere pause al team

Proprio come il timeboxing individuale, è importante che il team faccia delle pause. Oltre che per il lavoro, considera l’utilizzo dei blocchi di tempo per i momenti di inattività, al fine di garantire che i membri del team facciano delle pause. 

Quanto è difficile e come implementare il Timeboxing? 

Quanto sarà difficile capovolgere la prospettiva e utilizzare la tecnica del timeboxing? Segui questi consigli per iniziare ad applicare il timeboxing non lo sarà.

Selezionare un’attività o un lavoro relativamente piccolo e semplice, qualcosa che si può completare in un breve lasso di tempo e senza troppo stress. Nessuno infatti corre una maratona senza prima allenarsi in maniera incrementale.

Imposta brevi intervalli di tempo quando si inizia ad adottare questa tecnica. La raccomandazione è di iniziare con 15 o 20 minuti per un’attività e, se possibile, di iniziare nella fase in cui si è più attenti, concentrati ed energici.

Concentrarsi e sforzarsi a lavorare, senza alcuna interruzione, per quel lasso di tempo predeterminato è probabilmente la parte più difficile e significa, in concreto, non rispondere al telefono, non guardare le mail, non navigare in internet e niente small talk con i colleghi.

È davvero necessario controllare le mail durante l’attività? Forse rispondere al telefono è obbligatorio vista il ruolo aziendale ricoperto? Rispondi a queste domande e lo capirai da solo.

Ricorda inoltre che il timeboxing non è una cura miracolosa e non renderà automaticamente più produttivi ed efficienti. Questo anche perché non è adatto a tutti i tipi di attività o riunioni. Quando si tratta di attività creative o brainstorming, è necessario del tempo che spesso non può essere così limitato come nel caso del timeboxing.

Conclusioni 

Come la maggior parte delle tecniche di gestione del tempo, il timeboxing è valido solo se ti risulta utile. Il consiglio è di provarlo insieme o in alternativa ad altre tecniche di gestione del tempo.

Ricordati di utilizzare uno spazio di lavoro condiviso, punto centrale di riferimento accessibile a tutti che consente di aumentare la visibilità, suddividere il lavoro in blocchi più piccoli e migliorare la collaborazione tra team.