Cos’è una To Do List, come crearla e perché è utile per organizzarsi

Cos’è una to-do list? 

Possiamo definire una to-do list come la lista di attività da fare o compiti da completare. È uno strumento molto utile per organizzare le proprie attività e per non dimenticare nulla di importante. 

La to-do list può essere scritta a mano o archiviata digitalmente come vedremo.

 Ci sono diversi modi per utilizzare una to-do list. Alcune persone la utilizzano per tenere traccia di tutte le attività quotidiane, come fare la spesa o portare a spasso il cane. 

Altre la utilizzano per organizzare i compiti del lavoro o della scuola, mentre altre ancora la usano per pianificare i progetti a lungo termine.

Perchè utilizzare una To-do list? 

Se usate nel modo giusto le to-do list possono costituire un alleato prezioso per l’organizzazione delle nostre giornate.

Ma quali sono le ragioni per cui le to-do list non funzionano? Vediamone alcune:

• Non sai come dare la priorità agli articoli in lista;
• Senti che stai aggiungendo continuamente voci alla tua lista che non si riduce mai;
• Ti senti confuso se mescoli elementi della tua vita privata con quelli della tua vita professionale.
• Vedere nero su bianco le cose che devi fare ti fa sentire sopraffatto e non all’altezza;

Tutti questi ipotetici punti deboli, in realtà possono essere controllati ed eliminati attraverso una serie di tecniche, di cui parleremo nei prossimi paragrafi. 

Osservando l’altro lato della medaglia, c’è da dire che ci sono molti vantaggi che puoi trarre da una lista di cose da fare:

• Hai ben chiare le cose che devi fare;
• L’elenco ti aiuta a stabilire una priorità alle tue azioni;
• Non trascuri così tanti compiti e dimentichi tutto;
• Ti aiuta con la pianificazione.
• Ti senti meno stressato perché tutte le tue cose da fare sono su carta e fuori dalla tua testa;
• Ti senti più organizzato;

Come creare una to-do list perfetta 

Ora che abbiamo visto quali sono i potenziali vantaggi che potresti trarre dalle to do list ecco qualche consiglio per creare la tua to-do list perfetta.

1. Scegli un supporto (cartaceo o digitale)

Alcune ricerche suggeriscono che scrivere le informazioni a mano ci aiuta a ricordarle meglio, ma se carta e penna non fanno per te, niente paura: ci sono tantissime app digitali per iOS o Android che aiutano a creare liste di cose da fare personali.

2. Crea un ordine di priorità

Darti delle priorità è fondamentale per creare to do list davvero efficaci. Potresti creare una lista principale, con ogni progetto che vorresti realizzare a lungo termine: ci possono essere anche le voci più semplici, come ripulire l’armadio, iscriverti a un corso di lingua.

Un altro può essere un elenco di progetti settimanali , con tutto ciò che è necessario fare nei prossimi sette giorni. Il terzo dovrebbe essere un elenco HIT (attività di alto impatto), con le attività che devono essere completate in giornata.

3. Semplicità

Resta semplice. Non c’è niente di più intimidatorio di una lunga lista di cose da fare. E, realisticamente, è impossibile ottenere molte cose fatte in 24 ore. Non sovraccaricarti di cose e valuta bene l’ordine delle priorità da rispettare.

4. Inizia con compiti soft

Prima di procedere con il compito (o i compiti) più importanti della giornata, inserisci alcuni semplici elementi nella lista.

5. Crea sotto-categorie di liste

Obiettivi come “lavorare sulla tesi di laurea” sono troppo vaghi e intimidatori, il che significa che avremo troppa paura per iniziare effettivamente ad affrontarli.

Un modo per ridurre il fattore paura e rendere gli obiettivi più maneggevoli è quello di scomporre i progetti in compiti più piccoli . Invece di “lavorare sulla tesi di laurea”, prova qualcosa di più specifico, come “scrivi prima metà del capitolo tre” di lunedì e “scrivi la seconda metà del capitolo tre” di martedì.

Questo ti aiuterà ad avere sempre qualcosa di ben definito da fare.

6. Includi un orario

Ora che hai creato la tua to do list, torna indietro e inserisci una stima del tempo accanto a ogni elemento. Potrebbe anche aiutare a trasformare la lista delle cose da fare in una specie di programma con orari e luoghi specifici.

In questo modo avrai anche una pianificazione giornaliera degli impegni, per essere ancora più efficiente e produttivo.

To-do-list nella vita di tutti i giorni

Hai presente quando devi prendere decisioni importanti, affettive, amicali o semplicemente riguardo a qualcosa da acquistare?

Ecco la to do list può essere utile per fare i pro e contro. O per segnarti cosa ti piace o cosa no. O quello che vorresti realizzare con quella decisione. 

Prima ti scrivi nella lista cosa vorresti e poi ti prendi il tempo con calma per svilupparlo. I dettagli da inserire e ampliare riguarderanno la tua visione futura ovvero quali obiettivi ulteriori intendi raggiungere nella tua vita personale. Creare il tuo futuro sui punti fermi che hai segnato nella tua lista (che puoi ampliare quando vuoi, ovviamente).

To-do-list a lavoro

Un vero e proprio strumento per darsi una spinta, organizzare scadenze, priorità ed urgenze. Si possono usare davvero tanto in ambito lavorativo, magari sottolineando con colori diversi le diverse aree di intervento o priorità della giornata e della settimana.

To-do-list per business

Puoi usare la to-do list anche per scrivere o revisionare il tuo profilo o la tua presentazione, per segnarti a ruota libera le cose che devono esserci, quello che devi mettere in evidenza, o magari quello che invece è da togliere o aggiornare rispetto alla versione precedente, o la versione che utilizzi per altre posizioni lavorative.

O quello che devi specificare chiaramente nella lettera di presentazione o in un preventivo. Puoi farti anche una bella lista di tutte le persone che conosci e che ti possano aiutare a far crescere il tuo business, le tue risorse esterne a cui puoi parlare del lavoro che stai cercando.

Per tutta questa parte potresti anche fare questa lista in Excel per poter aggiornare con colonne e righe nuove. Ma se preferisci la scrittura a mano, puoi realizzare la to do list anche in cartaceo.

L’importante è che sia aggiornata sempre e che spunti le righe mano a mano che sono fatte.

Come utilizzare la to-do list 

Indipendentemente dal modo in cui si utilizza, la to-do list può essere molto utile per rimanere organizzati e per non dimenticare nulla di importante. 

Inoltre è importante essere realistici sulla quantità di attività che si possono completare in un giorno e non sovraccaricarsi. 

Come avere a portata di smartphone la tua do-to list con Kipy

Vuoi avere la tua to-do list sempre con te? Un modo per farlo è utilizzare Kipy e archiviare la tua to-do list in uno spazio sicuro, interconnesso e organizzato. L’app infatti ti accompagna e ti guida rendendoti sereno, leggero e sicuro che la gestione dei vari aspetti burocratici della vita quotidiana non sarà più un problema.

Il primo passo è scansionare la tua to-do list ma non hai uno scanner. Nessun problema, puoi farlo direttamente su Kipy. Clicca sull’icona in basso al centro (logo Kipy a forma di impronta digitale) e seleziona la categoria e la tipologia del contenuto che vuoi scansionare.

Ti accorgerai subito che ci sono consigli più utili per fare una scansione ottimale come ad esempio mettere il documento su una superficie piana con sfondo contrastante e facendo attenzione che non ci siano riflessi.

A questo punto inquadra il documento e l’app lo rileverà in automatico, delineando i bordi in blu e scatterà una fotografia. 

Come caricare le tue to-do list digitali su Kipy

Dopo aver scansionato le tue to-do list ti accorgerai che saranno subito caricati su Kipy che li elaborerà e li salverà nel tuo archivio. 

Terminati questi passaggi hai finito. Quanto tempo hai perso? Pochissimo. Non solo, potrai in ogni momento consultare le tue to-do list digitali nell’app ogni volta che vorrai. 

In più con Kipy puoi caricare in un luogo sicuro anche tutti i documenti già presenti nel telefono.