Cos’è e come funziona l’intelligent document processing (IDP)?

Cos’è l’elaborazione intelligente dei documenti (IDP)? 

Intelligent Document Processing (IDP) è una soluzione tecnologica avanzata che utilizza l’intelligenza artificiale e consente alle organizzazioni di digitalizzare e automatizzare i dati non strutturati provenienti da varie fonti di documentazione. 

Questi includono immagini di documenti digitalizzati, pdf, file di elaborazione testi, moduli online e altro ancora. 

IDP utilizza tecnologie basate sull’intelligenza artificiale dall’apprendimento automatico, dall’elaborazione del linguaggio naturale e dall’automazione del flusso di lavoro per imitare le capacità umane nell’identificazione, contestualizzazione ed elaborazione dei documenti.

L’elaborazione intelligente dei documenti può far risparmiare enormi quantità di tempo e risorse della forza lavoro, poiché ottimizza l’acquisizione dei dati di un’azienda leggendo, analizzando e convertendo i documenti in dati strutturati, ricercabili e organizzati. 

Offre un potente mezzo per migliorare in modo significativo l’efficienza operativa riducendo i costi. Posiziona inoltre le aziende per raccogliere informazioni strategiche dai dati provenienti da tutte le fonti, inclusa la loro base di clienti.

L’evoluzione dell’intelligent document processing 

Stiamo entrando nel sesto decennio dell’era dell’informazione e i dati sono diventati una valuta del mondo degli affari. Si stima che la stragrande maggioranza dei dati di un’azienda rimanga non strutturata, assumendo la forma di testo scritto che si trova in varie forme come report, contratti ed e-mail.

Il processo manuale di raccolta di queste informazioni richiede una notevole quantità di tempo e risorse, che alla fine sotto utilizzano o appesantiscono il bene più prezioso di un’azienda: il suo talento umano.

L’elaborazione intelligente dei documenti viene sempre più utilizzata in vari settori come quello finanziario, sanitario e governativo, per automatizzare molte attività ad alta intensità di documenti come l’elaborazione delle fatture, la gestione dei contratti e la reportistica di conformità, tra le altre.

IDP viene utilizzato anche per estrarre approfondimenti da dati non strutturati in molti documenti, aggiungendo così valore strategico alle operazioni aziendali.

Secondo Straits Research, il mercato mondiale dell’elaborazione intelligente dei documenti è stato valutato a oltre 1 miliardo di dollari nel 2021 e si prevede che raggiungerà più di 6 miliardi di dollari entro il 2027.

Intelligent document processing: i vantaggi 

Le aziende di ogni tipo e dimensione stanno rapidamente realizzando il valore di questa tecnologia per semplificare le loro operazioni e migliorare i profitti. 

I principali vantaggi dell’elaborazione intelligente dei documenti sono:

Aumento della produttività dei dipendenti. L’intelligent document processing può migliorare l’esperienza dei dipendenti eliminando la necessità di correzioni manuali, consentendo approvazioni più rapide e riducendo i tempi di elaborazione. Aumenta inoltre la produttività operativa consentendo a preziose risorse umane di concentrarsi su compiti più cognitivi invece che su correzioni manuali.

Integrazione. L’elaborazione intelligente dei documenti può essere facilmente integrata con altri sistemi, come database o strumenti di business intelligence, per ulteriori analisi e reportistica. Ciò consente alle aziende di accedere e utilizzare facilmente i dati estratti, senza doverli inserire manualmente in un altro sistema.

Maggiore efficienza. L’intelligent document processing elimina la necessità di inserire manualmente i dati, aumentando così l’efficienza delle operazioni aziendali. Ciò può portare a tempi di elaborazione più rapidi, il che può essere particolarmente vantaggioso per le aziende che gestiscono volumi elevati di dati non strutturati.

Precisione migliorata. La probabilità di errore umano durante l’inserimento manuale dei dati in semplici fogli di calcolo è compresa tra il 18% e il 40%. In fogli di calcolo complessi, tale probabilità aumenta al 100%. Le soluzioni IDP sono accurate almeno al 95% e possono eliminare gravi errori associati all’elaborazione manuale dei documenti.

Processo decisionale migliore. L’elaborazione intelligente dei documenti consente di estrarre facilmente informazioni dettagliate da dati non strutturati, rendendo il processo decisionale più semplice e accurato. Ciò può essere particolarmente vantaggioso per le aziende che devono prendere decisioni basate sui dati, come finanza, assistenza sanitaria e governo.

Risparmi. Automatizzando le attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo, l’elaborazione intelligente dei documenti può ridurre significativamente i costi di manodopera. Inoltre, IDP può aiutare a ridurre i costi associati a errori e imprecisioni.

IDP vs ADP 

L’elaborazione automatizzata dei documenti e l’intelligent document processing sono tecnologie correlate ma presentano differenze distinte.

L’elaborazione automatizzata dei documenti viene utilizzata per convertire i documenti cartacei in formato digitale, consentendo loro di essere indicizzati e ricercabili in un database.

D’altra parte, l’intelligent document processing non solo digitalizza e indicizza i documenti cartacei, ma estrae anche informazioni preziose e fornisce approfondimenti dai dati, portando l’elaborazione dei documenti a un livello superiore.

Ecco alcune differenze chiave tra i due:

1. L’elaborazione intelligente dei documenti utilizza tecnologie avanzate come l’apprendimento automatico e l’elaborazione del linguaggio naturale, mentre l’elaborazione automatizzata dei documenti si basa principalmente sulla tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri.
2. L’elaborazione intelligente dei documenti è più sofisticata nella sua capacità di comprendere dati complessi/non strutturati, mentre l’elaborazione automatizzata dei documenti è più abile nel semplice riconoscimento dei vecchi caratteri.
3. L’elaborazione intelligente dei documenti può sfruttare AI e ML per apprendere e adattarsi a specifici requisiti di estrazione dei dati e può produrre risultati più accurati mentre continua a elaborare e apprendere. Questo non è possibile con l’elaborazione automatica dei documenti.

Casi d’uso dell’elaborazione intelligente dei documenti 

L’uso dell’elaborazione intelligente dei documenti non è limitato a un settore specifico, può essere applicato a vari settori e può essere utilizzato per automatizzare molti tipi diversi di attività.

Automatizzando le attività di estrazione dei dati, i processi possono essere accelerati, sia su una scala temporale oggettiva delle prestazioni delle attività, sia evitando gli errori che sono comunemente associati ai processi di estrazione manuale dei dati.

Le suddette applicazioni di IDP ne fanno una tecnologia versatile e preziosa per aziende di ogni tipo e dimensione. 

I team finanziari automatizzano, tra gli altri, i flussi di lavoro di contabilità, contabilità, elaborazione dei prestiti, sottoscrizione e contabilità fornitori.

Le organizzazioni sanitarie traggono preziose informazioni da cartelle cliniche, prescrizioni, reclami assicurativi, risultati di laboratorio, moduli informativi per i pazienti, ecc.

Le compagnie assicurative verificano e analizzano i dati di documenti KYC, allegati e-mail, trascrizioni, contratti scansionati per elaborare le richieste di risarcimento l’80% più velocemente.

Il personale delle risorse umane migliora la velocità di elaborazione dei candidati estraendo le informazioni di contatto, l’istruzione, l’esperienza lavorativa, le competenze e le qualifiche dai CV e importandole in un ATS.

Le agenzie governative archiviano e verificano documenti governativi, dichiarazioni dei redditi, licenze, passaporti, permessi e altro ancora.

Le aziende di vendita al dettaglio e logistica automatizzano l’approvvigionamento, la catena di approvvigionamento, la gestione dell’inventario e i flussi di lavoro logistici che coinvolgono più documenti come fatture, ricevute, polizze di carico, documenti di trasporto, ecc.

Gli studi legali estraggono o archiviano informazioni da contratti complessi, accordi, documenti normativi e ordinanze del tribunale.

Le società immobiliari estraggono dati da titoli di proprietà, contratti di acquisto, contratti di locazione ecc. in altri software aziendali.

Come e perché le aziende dovrebbero utilizzare IDP? 

Quando si sceglie una soluzione di elaborazione dei documenti intelligente è importante considerare diversi fattori per garantire che la soluzione soddisfi le esigenze specifiche della propria organizzazione.

Per selezionare un IDP che soddisfi al meglio le tue esigenze organizzative, il primo passo è identificare i tuoi requisiti di elaborazione dei dati.

• In quale formato vengono ricevuti o archiviati i dati (e-mail, documento scansionato, cartaceo, ecc.)?
• I dati sono strutturati o non strutturati?
• Qual è il volume di dati che ricevi, con quale frequenza e quanti di essi hai realmente bisogno di automatizzare?

Dopo aver identificato le esigenze iniziali di elaborazione dei dati della tua organizzazione, il passaggio successivo consiste nel valutare quali set di dati sarebbero più appropriati per l’elaborazione intelligente dei documenti. I documenti che richiedono più tempo per essere elaborati manualmente sono ideali per IDP.

Dopo aver identificato i set di dati che trarrebbero maggior vantaggio dai flussi di lavoro di elaborazione intelligente dei documenti, il passaggio successivo consiste nella selezione del software IDP. Ecco alcuni punti chiave da tenere a mente quando si confrontano i software di elaborazione intelligente dei documenti:

• Qual è il livello di precisione previsto rispetto ai tassi di errore manuale? E può essere migliorato?
• La tecnologia IDP sottostante è basata su modelli o può gestire formati di dati complessi che non seguono alcuna struttura prescritta?
• Il software IDP è in grado di leggere e comprendere tutti i tipi di dati e documenti con cui hai attualmente a che fare?
• Il software si integra facilmente con i tuoi strumenti aziendali preferiti? In caso contrario, questa funzione può essere personalizzata per il tuo caso d’uso?
• Può gestire il volume di dati previsto? E può essere ridimensionato ulteriormente?
• Quanto durerà l’installazione? E quale livello di supporto ci si può aspettare?

E infine confronta le quotazioni concorrenti per avere un’idea migliore sui prezzi.

Kipy e l’Intelligenza Artificiale 

Kipy è un’app che permette di organizzare i documenti, digitalizzandoli in un archivio in cloud protetto. Ha un sistema basato sulla tecnologia altamente innovativa di Intelligent Document Processing che sfrutta algoritmi di Intelligenza Artificiale e Machine learning per elaborare ed estrarre le informazioni principali di alcune tipologie documentali, notificando le scadenze al bisogno. Ad oggi stiamo sviluppando e migliorando ulteriormente la tecnologia al fine di sfruttare al massimo le sue potenzialità in nuovi settori. Rappresenta una piccola rivoluzione digitale alla portata di tutti. Un vero e proprio portafoglio digitale nato con l’obiettivo di semplificare la vita delle persone nell’archiviazione di diverse tipologie di documenti di uso comune. 

Il sistema di archiviazione digitale è organizzato in categorie specifiche con la possibilità di inserire tag personalizzati sui documenti, per una ricerca più rapida. 

Per rafforzare il livello di sicurezza, soprattutto durante le condivisioni con un altro utente, è stato introdotto il Watermark, un testo da sovrapporre al documento come se fosse un timbro per evitarne l’utilizzo improprio.

Inoltre, è possibile condividere un documento protetto con un Pin di sicurezza: il destinatario riceve tramite mail un codice autogenerato dall’app di quattro cifre, necessario per aprire il documento. 

Kipy tiene poi traccia di tutte le attività effettuate su ogni documento così da garantire il pieno controllo.