Quante volte ti è capitato di essere in viaggio per lavoro o per svago e di dover esibire una copia del tuo documento?
Magari te lo hanno chiesto in albergo o quando hai dovuto comprare il tuo biglietto aereo. Questo per ragioni di sicurezza e per essere identificato.
La legge cosa dice in merito? In quali casi è lecito fotocopiare il nostro documento ed esibirne una copia?
In quest’articolo vedremo tutti i casi ammessi dalla legge e come organizzare i propri documenti così da averli sempre a disposizione.
La fotocopia dei documenti ha valore legale?
Punto di partenza riguardo al valore della fotocopia di un documento è il fatto che essa debba garantire il concetto di autenticità. Questo vale sia per le copie cartacee che digitali.
Quando viene richiesto un documento originale, con firma autografa o marca da bollo, è perché questo è l’unico ad avere valore giuridico.
Con il digitale vale lo stesso discorso. È il documento originale, con tutti gli elementi che lo compongono, ad avere valenza legale. Infatti un documento informatico è composto da una serie di metadati che lo identificano.
La firma digitale, ad esempio, applicata su un documento equivale alla firma autografa. Come abbiamo visto in un articolo dedicato la firma digitale è un insieme di codici, pertanto il suo valore legale è tale proprio in funzione del formato elettronico.
Stampare un documento nato in digitale equivale a produrre una copia. Viceversa, costituisce una copia la scansione di un documento cartaceo originale.
In definitiva è vietato utilizzare una copia cartacea di un documento digitale e viceversa? La risposta è no, ma è importante avere coscienza che in mano si ha una copia.
Se la necessità è quella di ottenere una versione del documento in un formato diverso, che abbia il medesimo valore legale del suo originale informatico, è necessario seguire un processo che la renda conforme all’originale.
In che modo? Lo strumento per dare alla copia cartacea la stessa valenza giuridica dell’originale digitale è il raffronto a opera di un notaio o un Pubblico Ufficiale. L’esito di tale processo è l’attestazione di conformità, che attesta, appunto, la conformità della copia rispetto al suo originale.
Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 18 infatti prevede che:
“Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell’atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali”.
L’autenticazione delle copie di un documento
Sempre nel Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 18 è descritto chi può eseguire l’autenticazione delle copie di un documento:
- pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale
- pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento su esibizione dell’originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l’amministrazione procedente
- un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco.
L’attestazione di conformità all’originale è apposta in calce alla copia e deve contenere:
- la data e il luogo del rilascio
- il numero dei fogli di cui è composto il documento
- il nome, cognome, la qualifica, la firma per esteso del pubblico ufficiale autorizzato
- il timbro dell’ufficio.
Se la copia dell’atto o documento è formata da più fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.
Cosa posso fare con la fotocopia della carta d’identità?
La pubblica amministrazione è il primo soggetto che può acquisire la fotocopia della carta d’identità quando deve procedere alla registrazione dei dati contenuti nel documento originale nel momento in cui il cittadino si rivolge alla stessa per presentare un’istanza.
Gli altri soggetti che, come le Pubbliche amministrazioni, ai sensi dell’art 45 del DPR 445/2000 possono richiedere la copia fotostatica della carta d’identità sono i gestori dei servizi di fornitura delle utenze pubbliche, come luce, gas, acqua, e simili quando si stipula il contratto o sorgono problemi in ordine all’esecuzione dello stesso.
L’altro caso in cui la richiesta della fotocopia della carta d’identità è lecita è quello previsto dall’art. 6 del decreto-legge 27 luglio 2005, n. 144, coordinato con la legge di conversione 31 luglio 2005, n. 155.
Questo articolo al comma 2 dispone, attraverso la modifica dell’art. 55 comma 7 del Dlgs n. 259/2003 che:
“Ogni impresa è tenuta a rendere disponibili, anche per via telematica, al centro di elaborazione dati del Ministero dell’interno gli elenchi di tutti i propri abbonati e di tutti gli acquirenti del traffico prepagato della telefonia mobile, che sono identificati prima dell’attivazione del servizio, al momento della consegna o messa a disposizione della occorrente scheda elettronica (S.I.M.).
Le predette imprese adottano tutte le necessarie misure affinché venga garantita l’acquisizione dei dati anagrafici riportati su un documento di identità, nonché del tipo, del numero e della riproduzione del documento presentato dall’acquirente ed assicurano il corretto trattamento dei dati acquisiti“.
Un altro caso in cui la richiesta della fotocopia della carta d’identità è legittima riguarda i casi in cui i soggetti obbligati dalla normativa antiriciclaggio devono procedere all’adeguata verifica della clientela.
I soggetti obbligati al rispetto della normativa antiriciclaggio sono principalmente le banche, le Poste italiane S.p.a., determinati istituti, società, intermediari e agenzie che operano in ambito finanziario, i C.a.f, ma anche i liberi professionisti come avvocati, notai, commercialisti, revisori legali e consulenti del lavoro nei casi previsti dalla legge.
Per questo nel 2005 il Garante della Privacy è intervenuto in materia stabilendo che solo in due casi, che coincidono poi con quelli analizzati, si può chiedere la fotocopia della carta d’identità:
- quando si deve acquistare una scheda per il telefonino, ai sensi dell’art. 6, comma 2, della Legge 31 luglio 2005, n.155;
- quando la richiesta proviene da una pubblica amministrazione ai sensi dell’art. 45 del D.P.R. del 28 dicembre 2000, n. 445.
Per le ragioni suddette, in relazione a banche e poste, il Garante ha sentito la necessità di precisare che cosa accade nel momento in cui questi soggetti chiedono l’esibizione del documento d’identità e l’acquisizione di copia al di fuori dei casi espressamente previsti dalla legge.
In questi casi, come chiarito nel provvedimento del Garante Privacy del 27 ottobre 2005: “La richiesta di produrre, anche per via telematica, la copia di un documento di riconoscimento, e la sua conservazione, possono invece ritenersi giustificate solo se:
- una disposizione normativa prevede espressamente l’acquisizione e la conservazione temporanea di tale copia, come già chiarito;
- la banca o l’ufficio postale deve poter dimostrare di aver identificato l’interessato con modalità più accurate, stante il particolare contesto od operazioni da svolgere. In questi ultimi casi può rientrare anche quello del presentatore sconosciuto di un assegno (o di un vaglia): l’acquisizione del relativo documento è da ritenersi legittima considerate le responsabilità della banca o dell’ufficio postale in relazione ai pagamenti che vanno effettuati, con la necessaria diligenza, solo al creditore”.
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Conclusioni
Come si dice “la legge non ammette ignoranza”. Se fino ad oggi pensavi che la fotocopia del tuo documento poteva essere sempre valida, ora sai quando è possibile utilizzarla e quando invece è richiesto il documento originale.
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FAQ – Domande frequenti
Chi può Fotocopiare un documento?
La pubblica amministrazione pertanto è il primo soggetto che può acquisire la fotocopia della carta d’identità quando deve procedere alla registrazione dei dati contenuti nel documento originale nel momento in cui il cittadino si rivolge alla stessa per presentare un’istanza.
Quando identificare e fotocopiare i documenti di riconoscimento dei clienti?
24, comma 1, lett. b), del Codice). L’interessato deve essere però edotto della circostanza, almeno al momento in cui si instaura il rapporto contrattuale, anche nell’ambito di un’informativa di carattere generale fornita una tantum al cliente.
Dove si fa una copia conforme all'originale?
- Funzionario del Comune (Ufficio Anagrafe o Ufficio di Stato Civile)
- Notaio.
- Tribunale (Cancelliere dell’ufficio copie autentiche)
- Ministeri.
- Consolati (Ufficiali o Cancellieri).
Cosa si intende per copia conforme?
La copia conforme all’originale è un atto o un documento che ne riproduce un altro, solitamente emesso da una pubblica amministrazione o da un pubblico ufficiale per legge autorizzato a tale funzione, che attesta con dichiarazione formale la fedele corrispondenza della copia all’originale.
Cosa si intende per copia digitale di un documento?
Cos’è la copia digitale? Quando si parla di una “copia digitale“, si fa riferimento alla copia esatta di un determinato documento cartaceo. La copia può avere la medesima validità dell’originale, purché risulti conforme e a norma di legge.
Cosa dispone l'art 18 del D.p.r. N 445 2000 in materia di copie autentiche?
445, art. 18 prevede che: Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell’atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali.
