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Documenti analogici e digitali: definizione e come gestirli

   Tempo di lettura 14 minuti

Nell’era digitale l’evoluzione della gestione documentale ha portato alla coesistenza di due mondi: quello analogico e quello digitale. Questi due approcci alla conservazione delle informazioni rappresentano un punto di incontro tra tradizione e innovazione. I documenti analogici, storicamente fondamentali, sono cartacei e spesso associati a procedure convenzionali. D’altro canto, i documenti digitali incarnano l’efficienza e la versatilità della tecnologia contemporanea.

La gestione di documenti analogici e digitali richiede un approccio bilanciato, poiché entrambi coesistono in molteplici contesti professionali e personali. La definizione accurata di ciascun tipo di documento, insieme alle relative strategie di gestione, diventa essenziale per garantire un flusso informativo coerente e sicuro.

Questo articolo esplorerà le distinzioni tra documenti analogici e digitali, analizzando le rispettive definizioni e sottolineando le modalità più efficaci per la loro gestione. Attraverso questa analisi, ci addentreremo nei diversi scenari in cui questi due mondi si intrecciano, offrendo approfondimenti su come ottimizzare la coesistenza di documenti cartacei e digitali per migliorare l’efficienza e la praticità nella gestione delle informazioni.

documento analogico

Che cos’è il documento analogico 

Il documento analogico rappresenta la forma tradizionale di registrazione e conservazione di informazioni, essendo prevalentemente cartaceo. Caratterizzato dalla tangibilità del supporto, questo tipo di documento ha una lunga storia di utilizzo in molteplici contesti, dalle comunicazioni formali alle pratiche amministrative. I documenti analogici possono assumere varie forme, come fogli di carta, libri, lettere o qualunque altra forma fisica di registrazione di dati.

Ciò che contraddistingue il documento analogico è la sua materialità, che consente di toccare, sfogliare e archiviare fisicamente le informazioni. Questi documenti sono spesso associati a procedure convenzionali e rappresentano un elemento essenziale della memoria storica di molte organizzazioni e istituzioni. La loro produzione, gestione e archiviazione richiedono spesso processi manuali e fisici, con le relative sfide legate a spazio, conservazione e accessibilità.

Nonostante l’ampia diffusione della digitalizzazione, i documenti analogici mantengono ancora un ruolo rilevante in molteplici settori, evidenziando la necessità di una gestione integrata che tenga conto della coesistenza di entrambe le forme di documentazione. Questo equilibrio tra tradizione e innovazione è cruciale per garantire una transizione fluida verso processi più moderni e sostenibili nella gestione delle informazioni.

Documenti analogici: come vengono gestiti 

La gestione dei documenti analogici è un compito che richiede attenzione e precisione, specialmente in un contesto in cui la transizione verso l’ambiente digitale è sempre più diffusa. Molte organizzazioni si trovano a dover affrontare la sfida di integrare i documenti cartacei nelle loro pratiche di gestione delle informazioni, garantendo al contempo efficienza e accessibilità. Ecco come i documenti analogici vengono gestiti:

Archiviazione fisica

Un metodo tradizionale di gestione dei documenti analogici è l’archiviazione fisica in scaffali o armadi. I documenti vengono organizzati in base a criteri specifici, come data o categoria, e conservati in spazi dedicati.

Indicizzazione manuale

Per facilitare la ricerca e il recupero dei documenti, spesso vengono utilizzati sistemi di indicizzazione manuale. Gli operatori assegnano etichette o categorie ai documenti, creando un sistema di catalogazione che riflette la struttura dell’archivio.

Digitalizzazione selettiva

Alcune organizzazioni adottano una strategia di digitalizzazione selettiva, convertendo in formato digitale solo i documenti più critici o frequentemente utilizzati. Questo permette di mantenere un mix di documenti cartacei e digitali.

Sicurezza e conservazione

La gestione dei documenti analogici include anche precauzioni per garantire la sicurezza e la conservazione a lungo termine. Ciò può comportare l’uso di ambienti controllati per evitare danni da umidità o luce.

Automatizzazione con tecnologie avanzate

Tecniche avanzate come l’implementazione di sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) possono essere utilizzate per convertire il testo contenuto nei documenti cartacei in testo digitale, rendendo più efficienti le operazioni di ricerca e analisi.

Ad esempio un ufficio legale potrebbe gestire i contratti cartacei utilizzando un sistema di archiviazione fisica, ma implementando anche la digitalizzazione per consentire ricerche rapide e l’accesso remoto. La gestione oculata dei documenti analogici richiede una combinazione di processi tradizionali e soluzioni tecnologiche per massimizzare l’efficienza e l’efficacia complessiva del sistema.

documenti digitali

Cosa si intende per documenti digitali? 

I documenti digitali rappresentano una forma di informazione e documentazione che esiste in formato elettronico anziché su supporti cartacei. Questa transizione dall’analogico al digitale ha trasformato radicalmente il modo in cui le organizzazioni gestiscono, archiviano e condividono le informazioni. 

I documenti digitali esistono sotto forma di file elettronici, come testi, fogli di calcolo, presentazioni, immagini o video. Possono essere creati originariamente in formato digitale o digitalizzati da documenti cartacei attraverso processi di scansione.

Contrariamente alla conservazione fisica in archivi cartacei, i documenti digitali vengono archiviati in dispositivi elettronici o server cloud. Questo consente un accesso rapido e remoto, facilitando la collaborazione e la condivisione di informazioni.

L’utilizzo di tecnologie come la ricerca testuale e l’indicizzazione consente una facile individuazione dei documenti. Le soluzioni di gestione documentale consentono di organizzare i file in modo gerarchico o mediante sistemi di tag per un recupero efficiente.

I documenti digitali possono essere facilmente modificati senza dover ricorrere a strumenti fisici come penne o matite. Ciò agevola la collaborazione e la revisione continua, con versioni aggiornate facilmente disponibili.

La sicurezza dei documenti digitali è una priorità. Sistemi di crittografia, controllo degli accessi e backup regolari sono implementati per proteggere i documenti da perdite, danni o accessi non autorizzati. Molti settori, come quello sanitario o finanziario, devono rispettare normative rigide per la conservazione e la sicurezza dei documenti. I sistemi digitali consentono la conformità attraverso tracciabilità e controlli avanzati.

I documenti digitali possono essere integrati in flussi di lavoro automatizzati. Ad esempio, i documenti possono passare attraverso approvazioni digitali, firme elettroniche e altri processi senza la necessità di stampa o movimenti fisici.

La transizione verso i documenti digitali contribuisce alla sostenibilità ambientale riducendo il consumo di carta, inchiostro e l’impatto ambientale associato alla produzione di documenti cartacei. Ecco perché i documenti digitali rappresentano un’evoluzione significativa nelle pratiche di gestione delle informazioni, offrendo flessibilità, efficienza e una migliore adattabilità alle esigenze del mondo moderno.

documento analogico digitale

Conservazione documentale e tempo di conservazione 

La conservazione documentale è una pratica fondamentale per le organizzazioni di ogni settore, essenziale per garantire la tracciabilità, l’integrità e la disponibilità delle informazioni nel corso del tempo. Tale processo coinvolge la gestione e la conservazione di documenti, indipendentemente dal loro formato, per rispondere a esigenze legali, normative e operative. Il tempo di conservazione dei documenti varia in base alla tipologia e al contesto normativo, rappresentando una componente critica nella pianificazione della gestione documentale.

In molte giurisdizioni, normative specifiche indicano i requisiti di conservazione per documenti di diversa natura, inclusi contratti, fatture, documenti contabili, registrazioni fiscali e documenti legali. Ad esempio, nel contesto finanziario, potrebbero essere richiesti periodi di conservazione più lunghi per garantire l’aderenza alle leggi sulla trasparenza finanziaria e la risoluzione di dispute. La conservazione prolungata è spesso associata a documenti che possono avere impatti a lungo termine sulla responsabilità legale e finanziaria di un’organizzazione.

L’implementazione di politiche di conservazione documentale richiede un equilibrio tra la necessità di mantenere l’accessibilità delle informazioni e il rispetto delle leggi e delle regolamentazioni. Nel contesto digitale, la conservazione assume sfaccettature aggiuntive, poiché si tratta di garantire la leggibilità, la sicurezza e l’integrità dei documenti digitali nel corso del tempo. L’adozione di tecnologie avanzate, come sistemi di gestione documentale e archivi digitali sicuri, diventa cruciale per garantire che i documenti siano conservati in modo affidabile e conforme alle normative.

Un approccio strategico alla conservazione documentale considera anche il ciclo di vita dei documenti, distinguendo tra fasi attive, semiattive e passive. Ciò consente di ottimizzare lo spazio e le risorse, assicurando che solo i documenti realmente necessari siano mantenuti in modo immediatamente accessibile.

In conclusione, la conservazione documentale è un elemento chiave per garantire la conformità, la sicurezza e la gestione efficiente delle informazioni nel lungo periodo. La comprensione delle normative specifiche e l’implementazione di soluzioni tecnologiche avanzate sono essenziali per affrontare le sfide di questo processo e garantire che le organizzazioni possano rispondere alle richieste normative e operative nel corso del tempo.

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Per rafforzare il livello di sicurezza, soprattutto durante le condivisioni con un altro utente, è stato introdotto il Watermark, un testo da sovrapporre al documento come se fosse un timbro per evitarne l’utilizzo improprio.

Inoltre, è possibile condividere un documento protetto con un Pin di sicurezza: il destinatario riceve tramite mail un codice autogenerato dall’app di quattro cifre, necessario per aprire il documento. 

Kipy tiene poi traccia di tutte le attività effettuate su ogni documento così da garantire il pieno controllo.

Il sistema di archiviazione digitale è organizzato in categorie specifiche per le quali l’algoritmo è in grado di identificare automaticamente le tipologie di documenti che si andranno a caricare. Il riconoscimento automatico dei dati è un aspetto fondamentale di questa tecnologia, in quanto consente all’app di individuarli ed estrapolarli, notificando le scadenze al bisogno.

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Conclusioni

La gestione di documenti, sia analogici che digitali, rappresenta un aspetto cruciale per le organizzazioni impegnate a mantenere l’ordine, l’accessibilità e la conformità normativa delle proprie informazioni. La transizione verso una gestione più digitale dei documenti offre vantaggi significativi in termini di efficienza operativa, accessibilità rapida e riduzione degli impatti ambientali legati alla carta. La conservazione documentale svolge un ruolo centrale nell’assicurare la persistenza e l’integrità delle informazioni nel lungo periodo, con le leggi e le normative che delineano specifici periodi di conservazione per vari tipi di documenti. L’adozione di soluzioni tecnologiche avanzate, come i sistemi di gestione documentale, diventa imperativa per garantire la conformità e semplificare le pratiche di conservazione.

FAQ – Domande frequenti

Qual è la differenza tra documento analogico e digitale?

I documenti analogici sono formati fisici, come carta o microfilm, mentre quelli digitali esistono in formato elettronico.

Quanto tempo dovrebbero essere conservati i documenti aziendali?

Il tempo di conservazione varia in base alla tipologia del documento e alle normative locali, con alcune leggi che richiedono periodi più lunghi per documenti specifici.

Come posso garantire la sicurezza dei documenti digitali nel tempo?

L’uso di sistemi di gestione documentale sicuri, backup regolari e controlli di sicurezza informatica sono cruciali per la protezione a lungo termine dei documenti digitali.

Quali sono i vantaggi ambientali della transizione ai documenti digitali?

Riduzione del consumo di carta, minori rifiuti e un impatto ambientale complessivamente inferiore rispetto alla gestione di documenti analogici.

Come posso ottimizzare la gestione documentale nella mia organizzazione?

Implementare soluzioni di gestione documentale, fornire formazione al personale, adottare politiche di conservazione mirate e incorporare tecnologie avanzate sono passi chiave per ottimizzare la gestione documentale.