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Published on: digitalizzazione documenti

Come scansionare facilmente un documento con il tuo cellulare

   Tempo di lettura 11 minuti
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Quante volte ti capita di dover inviare un documento e di essere costretto ad utilizzare uno scanner? Lo sai che basta il tuo telefono per farlo?

È possibile tramite una delle tantissime app presenti sulla rete che ti permette di digitalizzare i tuoi documenti cartacei in pochissimi secondi. Ma attenzione: non è consigliato affidarsi alla prima che troviamo.

Non tutte le app rispettano realmente la privacy e quindi, prima di regalare dati così importanti, controlla che ne garantiscano la sicurezza.

Fare una scansione in formato pdf con lo smartphone è molto semplice e non richiede alcuna competenza tecnica. Basta infatti seguire alcune semplici regole e usare gli strumenti giusti.

Quali strumenti? Lo vediamo insieme in questo articolo.

I benefici dell’archiviazione digitale

Una delle sfide più stimolanti per tutti coloro che vogliono guardare al futuro è senza dubbio il passaggio dall’archiviazione cartacea al sistema del paperless (letteralmente “senza carta”).

I vantaggi di questa scelta sono innumerevoli e vanno dalla sostenibilità ambientale alla riduzione dei costi e degli spazi di storage fisico fino alla dinamicità nella ricerca dei documenti, oltre a garantire una gestione aziendale moderna e realmente più veloce ed efficiente.

Il tutto si traduce in un vantaggio economico e competitivo che se sfruttato porterebbe la tua azienda ad avere una marcia in più.

Ricopiare documenti, rivederli uno a uno, archiviarli senza perdere nulla o peggio ancora danneggiarli. E ancora recuperarli ogni volta che servono, ristamparli per essere modificati. Sicuro che è l’unica possibilità?

Assolutamente no, perché per fortuna puoi sfruttare l’archiviazione digitale ovvero un complesso di documenti, di qualunque natura e formato, prodotti e acquisiti, in natura digitale, durante lo svolgimento della propria attività.

vantaggi di questa scelta sono innumerevoli: rende i processi aziendali accessibili, garantisce maggiore sicurezza, semplifica il lavoro, la gestione del workflow e migliora il customer service.

come scannerizzare un documento dal cellulare

Come scansionare un documento con il tuo telefono

La prima cosa per ottenere una buona foto del documento che si vuole acquisire tramite lo smartphone è quella di pulire con un panno la lente della fotocamera.

La foto scattata con una lente sporca può essere causa di immagini che presentano sfumature, aloni o riflessi indesiderati, ombre o punti neri che possono rendere scarsamente leggibile il documento da convertire in pdf.

È importante anche cercare di trovare condizioni di luce accettabili. In assenza di un’illuminazione adeguata, la scansione di un documento può risultare poco leggibile, rendere l’immagine troppo scura e con colori diversi dall’originale.

Scatta la foto del documento evitando luoghi bui, ombrosi, scarsamente illuminati o illuminati con luce colorata. L’illuminazione ideale si ottiene con una luce intensa e distribuita in maniera uniforme lungo tutta la superficie dove si poggia il documento. Se questo non è possibile occorre scattare la foto da una distanza di almeno 50 cm così da evitare ombre o riflessi.

Per l’inquadratura cerca di posizionare lo smartphone in modo che lo schermo sia parallelo alla pagina e la distanza tra la fotocamera del telefono e la pagina del documento deve essere tale da consentire all’intera pagina di entrare completamente nell’inquadratura.

Kipy è l’app per digitalizzare i tuoi documenti personali

Se stai cercando un’app per digitalizzare i tuoi documenti allora Kipy può davvero esserti utile.

L’app ti accompagna e ti guida rendendoti sereno, leggero e sicuro che la gestione dei vari aspetti burocratici della vita quotidiana non sarà più un problema.

Per acquisire un documento cartaceo e trasformarlo in digitale basta accedere all’app dal tuo smartphone e dopo aver inserito il tuo pin personale o usando il Face ID, clicca sul segno + e scegli la categoria del documento che vuoi caricare.

Come vedrai ce ne sono diverse. Se il documento che vuoi caricare non rientra nelle categorie citate non ti preoccupare, basta selezionare la voce “altro”.

Facciamo finta che tu debba caricare la tua patente. Quindi seleziona la voce “Documenti anagrafici” e poi scegli “patente”. Sotto troverai tutti i consigli più utili per fare una scansione ottimale come ad esempio mettere il documento su una superficie piana con sfondo contrastante e facendo attenzione che non ci siano riflessi.

A questo punto inquadra il documento e l’app lo rivelerà in automatico, delineando i bordi in blu e scatterà una fotografia. La stessa operazione la farai per il retro del documento.

Ti accorgerai che il tuo documento sarà subito caricato su Kipy che lo elaborerà e ne estrarrà i dati principali. Puoi inoltre selezionare la carta del documento e salvare o integrare i suoi dati mancanti.

Terminati questi passaggi hai finito. Quanto tempo hai perso? Pochissimo. Non solo, potrai in ogni momento consultare il tuo documento nell’app ogni volta che vorrai.

In più con Kipy puoi caricare in un luogo sicuro anche tutti i documenti già presenti nel telefono!

Nella schermata troverai inoltre la data di scadenza e le persone con le quali hai condiviso il tuo documento. Nella terza sezione “cronologia” potrai consultare la storia del documento che tiene traccia di tutte le azioni compiute su di esso.

Carica e organizza i documenti

Come hai potuto vedere caricare e organizzare i tuoi documenti su Kipy è davvero semplice e veloce. Questo grazie all’Intelligenza Artificiale di cui è dotata l’app e che è in grado di riconoscere con uno sguardo i tuoi documenti personali e caricarli in un battito di ciglia.

Puoi organizzare i tuoi documenti in categorie e con etichette personali. Mai più documenti sparsi per casa!

Kipy ti suggerisce la migliore categoria per archiviarli sull’App ed etichettarli, così da velocizzare la ricerca e avere più tempo per te.

Inviare e condividere un documento cartaceo via email

Potrai condividere i tuoi documenti con chi vuoi tu, in sicurezza e per tutto il tempo che desideri attraverso un link temporizzato e decidere di inserire un pin personale oppure una filigrana per essere certo che non finiscano in mani sbagliate.

L’app tiene traccia di tutte le attività effettuate su ogni documento così da garantirti il pieno controllo.

Le Scadenze dei documenti? Te le ricorda Kipy

Non devi più preoccuparti di ricordare quando scade la patente o quando pagare le spese condominiali: Kipy memorizza per te le scadenze e te le ricorda con una notifica.

Inoltre puoi sincronizzare le scadenze con il calendario del tuo smartphone collegandolo con Kipy e in questo modo sarà tutto ancora più facile.

Kipy protegge i tuoi documenti

Come abbiamo detto fare una scansione in formato pdf con lo smartphone di un documento cartaceo è molto semplice ma è importantissimo farlo in sicurezza.

Per questo motivo Kipy vuole proteggere la tua privacy e salvaguardare la sicurezza dei tuoi documenti, adottando misure tecniche e organizzative adeguate, previste dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE) 2016/679 “GDPR”.

Vengono effettuate sull’app attività ricorrenti di individuazione delle possibili vulnerabilità all’interno del codice sorgente e qualora necessario, la risoluzione delle stesse nel minor tempo possibile.

Vengono monitorate costantemente le eventuali minacce con l’implementazione di accorgimenti e miglioramenti a seguito di un’approfondita analisi del rischio.

La sicurezza dei tuoi documenti e dati è una condizione essenziale per offrire agli utenti un servizio di valore ed ecco spiegato il perchè Kipy è in cloud: per usufruire della visibilità, scalabilità e protezione perimetrale garantite dal provider.

I tuoi dati personali e i tuoi documenti su Kipy sono cifrati e nessuno ha la possibilità di vederli in chiaro se non tu. L’accesso all’App è protetto da un codice pin personale o dal riconoscimento biometrico.

L’App per i tuoi documenti personali. Dove e quando servono. Scarica Kipy gratis ora!

Conclusioni

Ottimizzare il tempo a nostra disposizione è l’obiettivo di tutti. Grazie al sistema paperless siamo in grado di eliminare la carta e avere un archivio continuamente consultabile di tutti i nostri documenti, condividerli con chi vogliamo garantendoci la massima sicurezza.

Scansionare un documento cartaceo con il tuo telefono come abbiamo visto è molto semplice. Se ti affidi ad app sicure allora potrai dormire sonni tranquilli ed evitare tutte le perdite di tempo del passato, compreso la ricerca di carta e cartacce in giro per casa.

👉 Scopri di più su Kipy 

FAQ – Domande frequenti

Come scannerizzare in PDF dal cellulare?

È possibile tramite una delle tantissime app presenti sulla rete che ti permette di digitalizzare i tuoi documenti cartacei in pochissimi secondi. Ma attenzione: non è consigliato affidarsi alla prima che troviamo.

Qual è la app per scansionare?

Non tutte le app rispettano realmente la privacy e quindi, prima di regalare dati così importanti, controlla che ne garantiscono la sicurezza. Se stai cercando un app per digitalizzare i tuoi documenti allora Kipy può davvero esserti utile. L’app ti accompagna e ti guida rendendoti sereno, leggero e sicuro che la gestione dei vari aspetti burocratici della vita quotidiana non sarà più un problema.

Come si fa a scannerizzare un documento e inviarlo via Email ?

Potrai condividere i tuoi documenti con chi vuoi tu, in sicurezza e per tutto il tempo che desideri attraverso un link temporizzato e decidere di inserire un pin personale oppure una filigrana per essere certo che non finiscano in mani sbagliate.

Perché non riesco a scansionare?

Per fare una scansione ottimale inquadra il documento e controlla che si trovi su di una superficie piana con sfondo contrastante e facendo attenzione che non ci siano riflessi. Fai lo stesso la parte retro del documento.

Posso usare il Touch ID o il Face ID per accedere all’App?

Si, se il tuo telefono li supporta. Se non li hai ancora attivati: vai su “Impostazioni”, seleziona “Profilo utente” e poi seleziona “Abilita FaceID/TouchID”.