Skip links
Published on: digitalizzazione documenti

Conservazione PEC: come gestire la posta elettronica certificata

   Tempo di lettura 15 minuti

La Posta Elettronica Certificata (PEC) rappresenta uno strumento cruciale nell’era digitale per garantire la sicurezza e l’autenticità delle comunicazioni online. Introdotta per la prima volta in Italia per conferire valore legale alle email, la PEC ha rapidamente guadagnato popolarità grazie alla sua capacità di fornire una ricevuta di avvenuta consegna, creando così una tracciabilità univoca delle comunicazioni.

La conservazione della PEC è un aspetto fondamentale per diverse ragioni. In primo luogo, essa svolge un ruolo chiave nel garantire la validità legale delle comunicazioni aziendali. In ambito legale, la PEC viene spesso utilizzata per scambiare documenti importanti e accordi contrattuali, e la sua conservazione accurata è essenziale per dimostrare la correttezza e la tempestività delle transazioni.

Nell’articolo che segue esploreremo approfonditamente come gestire e conservare in modo efficace la PEC, esaminando gli strumenti e le best practice necessarie per garantire la conformità normativa e la sicurezza delle comunicazioni aziendali.

conservazione pec significato

Cos’è la Posta Elettronica Certificata (PEC) 

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di comunicazione via email progettato per garantire la legalità e la sicurezza delle trasmissioni elettroniche. Introdotto per la prima volta in Italia nel 2005, il suo scopo principale è conferire valore legale alle email, fornendo una prova certa dell’invio e della ricezione di messaggi.

La PEC opera attraverso l’uso di certificati digitali che garantiscono l’identità del mittente e del destinatario, nonché l’integrità del messaggio. Un aspetto chiave della PEC è la fornitura di una ricevuta di avvenuta consegna, detta “accredito”, che costituisce una prova legale dell’invio e della ricezione del messaggio in un momento specifico.

L’adozione della PEC è stata incentivata per favorire le comunicazioni tra aziende, pubbliche amministrazioni e cittadini creando un canale sicuro per lo scambio di documenti legali e ufficiali. Grazie alla sua validità giuridica la PEC è diventata uno strumento essenziale per la stipula di contratti, l’invio di fatture e la comunicazione con le autorità pubbliche.

Leggi e regolamenti che regolano l’uso e la conservazione della PEC 

L’uso della Posta Elettronica Certificata (PEC) è regolamentato da una serie di leggi e normative che ne definiscono gli standard e ne garantiscono l’integrità e la validità giuridica. In Italia la principale normativa che disciplina la PEC è il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

Il CAD stabilisce le linee guida per la trasformazione digitale della pubblica amministrazione e sottolinea l’importanza dell’impiego di strumenti informatici sicuri, come la PEC, per garantire la legalità e la trasparenza dei processi amministrativi.

Il Decreto Legislativo 82/2005, invece, disciplina specificamente l’utilizzo della PEC, definendo requisiti tecnici e norme per l’interoperabilità tra i vari fornitori di servizi PEC. Questo decreto attribuisce alla PEC un valore legale equiparato a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, confermando la sua validità giuridica per la stipula di contratti, la notifica di atti giudiziari e la trasmissione di documenti ufficiali.

Oltre a queste normative nazionali è importante considerare anche le direttive europee, come il Regolamento eIDAS (n. 910/2014) che stabilisce regole comuni per l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari nell’ambito dell’Unione Europea. Il rispetto di queste normative è cruciale per garantire la validità legale dei documenti trasmessi tramite PEC.

pec conservazione

Scopo e durata della conservazione PEC 

La conservazione della Posta Elettronica Certificata (PEC) è un elemento cruciale per garantire la validità giuridica dei documenti e delle comunicazioni inviate attraverso questo canale. Lo scopo principale della conservazione è preservare l’integrità e l’autenticità dei messaggi, permettendo alle parti coinvolte di poter fare affidamento su di essi in caso di controversie legali o per fini di documentazione.

La durata della conservazione della PEC è regolamentata dalle normative vigenti che stabiliscono tempi specifici entro i quali i documenti devono essere conservati. In generale la durata può variare a seconda del tipo di comunicazione e delle leggi locali. Ad esempio per la pubblica amministrazione il periodo di conservazione può essere più prolungato rispetto a quello richiesto per le comunicazioni tra privati.

Le normative italiane, seguendo le direttive europee, prevedono spesso un periodo di conservazione di almeno 10 anni per la PEC. Questo termine è stato stabilito per garantire un arco temporale sufficientemente lungo per la risoluzione di controversie legali e per rispettare eventuali richieste di verifiche da parte delle autorità.

È importante che le organizzazioni implementino politiche di conservazione della PEC che rispettino i requisiti normativi applicabili al proprio settore. Ciò contribuisce non solo a garantire la conformità legale, ma anche a preservare la documentazione essenziale per le attività aziendali e amministrative nel lungo termine.

Requisiti tecnici 

L’utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) richiede il rispetto di specifici requisiti tecnici al fine di garantire la sicurezza e l’integrità delle comunicazioni. Ecco alcuni requisiti chiave:

  1. Certificato digitale: un elemento fondamentale per la PEC è l’uso di un certificato digitale. Questo certificato, rilasciato da un Ente di Certificazione accreditato, autentica il mittente e cripta i messaggi, assicurando la riservatezza delle informazioni.
  2. Firma elettronica avanzata: i messaggi inviati tramite PEC devono essere firmati digitalmente con una firma elettronica avanzata. Questo processo, basato sul certificato digitale, garantisce l’autenticità del mittente e l’integrità del contenuto.
  3. 3. Archiviazione sicura: i provider di servizi PEC sono tenuti a garantire un’archiviazione sicura e conforme alle normative. Ciò significa che i messaggi elettronici e i relativi allegati devono essere conservati in modo sicuro per il periodo previsto dalla legge.
  4. Protocolli di sicurezza: l’invio e la ricezione di messaggi PEC devono avvenire attraverso protocolli sicuri, come il Secure Sockets Layer (SSL) o il Transport Layer Security (TLS). Questi protocolli crittografici proteggono la trasmissione dei dati attraverso internet.
  5. Conformità alle normative: i servizi PEC devono rispettare le normative locali e internazionali sulla privacy e sulla sicurezza delle informazioni. La conformità è essenziale per garantire che l’uso della PEC sia legale e affidabile.
  6. Protezione contro minacce informatiche: date le potenziali minacce informatiche, i servizi PEC devono implementare misure di sicurezza avanzate per proteggere i dati sensibili da accessi non autorizzati, malware o attacchi informatici.

Rispettare questi requisiti tecnici è essenziale per garantire che la PEC svolga il suo ruolo in modo efficace, offrendo un mezzo sicuro e legalmente valido per le comunicazioni elettroniche.

workflow documentale con kipy

Strumenti e software per aiutare le organizzazioni nella conservazione 

Il crescente bisogno di conservare in modo sicuro documenti e comunicazioni ha portato allo sviluppo di una varietà di strumenti e software dedicati. Questi strumenti sono progettati per assistere le organizzazioni nel processo di conservazione, garantendo la conformità normativa e semplificando la gestione dei dati. Ecco alcune categorie di strumenti e software utili per la conservazione:

  1. Piattaforme di gestione documentale: sistemi come SharePoint, M-Files, Alfresco o app come Kipy offrono soluzioni complete per la gestione e la conservazione dei documenti. Consentono di organizzare, indicizzare e archiviare i file in modo sistematico, semplificando la ricerca e garantendo un accesso controllato.
  2. Software di archiviazione cloud: servizi come Box, Google Drive, Microsoft OneDrive o la stessa Kipy permettono di archiviare documenti e file in cloud, offrendo accesso da qualsiasi dispositivo e fornendo opzioni di sicurezza avanzate, come la crittografia e il controllo degli accessi.
  3. Sistemi di Conservazione elettronica (ECM): le piattaforme ECM come OnBase o Laserfiche forniscono soluzioni avanzate per la gestione e conservazione di documenti. Consentono l’archiviazione conforme alle normative, la tracciabilità delle modifiche e la distruzione sicura dei documenti quando necessario.
  4. Software di archiviazione e backup: strumenti come Veeam, Acronis o Carbonite sono progettati per effettuare backup regolari e archiviare dati in modo sicuro. Questi sono cruciali per garantire la disponibilità continua delle informazioni e per proteggere contro la perdita di dati.
  5. Piattaforme di conservazione email: servizi come Barracuda Archiver o Mimecast forniscono soluzioni specifiche per la conservazione delle email. Gestiscono l’archiviazione sicura delle comunicazioni elettroniche, aiutando le aziende a rispettare le normative sulla conservazione dei messaggi.
  6. Strumenti di archiviazione digitale: applicazioni come Adobe Document Cloud o DigiBox offrono opzioni per la conservazione di documenti digitali, consentendo firme digitali, timestamp e archiviazione conforme alle normative.

L’utilizzo di questi strumenti può migliorare significativamente l’efficienza delle organizzazioni nella conservazione dei documenti, garantendo nel contempo la conformità legale e riducendo i rischi associati alla gestione inadeguata dei dati aziendali.

Come archiviare e rendere accessibili i messaggi PEC 

L’archiviazione delle comunicazioni PEC è una pratica fondamentale per garantire la conservazione sicura e la disponibilità delle informazioni in conformità con le normative vigenti. Ecco alcuni passaggi e considerazioni su come archiviare e rendere accessibili i messaggi PEC:

Categorizzazione dei messaggi

Una prima fase importante consiste nella categorizzazione dei messaggi PEC in base alla tipologia e alla finalità. Questo passo aiuta a organizzare le comunicazioni in modo logico, semplificando la ricerca e la gestione futura.

Utilizzo di strumenti di archiviazione

Sfruttare piattaforme di gestione documentale o soluzioni specifiche per la conservazione delle email. Questi strumenti consentono di archiviare in modo sicuro i messaggi PEC, indicizzarli per una ricerca efficiente e definire politiche di conservazione in conformità con le leggi vigenti.

Backup Regolari

Implementare procedure di backup regolari per assicurare la disponibilità continua dei messaggi PEC. I backup devono essere conservati in luoghi sicuri e facilmente recuperabili nel caso di perdita accidentale o di necessità di accesso rapido.

Crittografia e sicurezza

Assicurarsi che i messaggi PEC siano archiviati in ambienti sicuri e protetti da crittografia. La sicurezza delle informazioni è essenziale per proteggere i dati sensibili e garantire la conformità alle normative sulla privacy.

Accesso autorizzato

Definire chiaramente le politiche di accesso ai messaggi archiviati. Solo personale autorizzato dovrebbe avere accesso ai documenti, e le procedure di autenticazione dovrebbero essere rigorosamente applicate per garantire la sicurezza dei dati.

Indicatori di data e orario

Conservare informazioni dettagliate sulla data e sull’orario dei messaggi PEC. Questi indicatori sono essenziali per rispettare le normative sulla conservazione a lungo termine e dimostrare la correttezza del processo.

Formazione del personale

Assicurare che il personale coinvolto nella gestione e archiviazione delle comunicazioni PEC sia adeguatamente formato. La formazione riduce il rischio di errori e contribuisce a garantire un’implementazione efficace delle politiche di conservazione.

Politiche di conservazione

Definire chiaramente le politiche di conservazione, includendo la durata della conservazione e le modalità di distruzione sicura quando i messaggi non sono più necessari. Queste politiche dovrebbero riflettere le esigenze specifiche dell’organizzazione e le normative locali.

Implementando questi passaggi le organizzazioni possono assicurarsi che le comunicazioni PEC siano archiviate in modo sicuro, siano facilmente accessibili quando necessario e che la gestione sia conforme alle normative sulla conservazione dei documenti e delle email.

Conclusioni

La corretta gestione e conservazione della Posta Elettronica Certificata (PEC) rivestono un ruolo cruciale per le organizzazioni che desiderano garantire la conformità alle normative e assicurare la sicurezza delle comunicazioni elettroniche. L’implementazione di procedure di archiviazione sicure, la definizione di politiche di conservazione adeguate e l’uso di strumenti tecnologici avanzati sono fondamentali per un’efficace gestione della PEC nel lungo termine.

L’App per i tuoi documenti personali. Dove e quando servono. Scarica Kipy gratis ora!

FAQ – Domande frequenti

Per quanto tempo è necessario conservare le comunicazioni PEC?

La durata della conservazione varia a seconda delle normative locali e delle esigenze specifiche dell’organizzazione. In genere, è consigliabile seguire le linee guida normative e definire politiche interne in base a queste.

Quali sono i requisiti tecnici per la conservazione sicura della PEC?

La conservazione sicura richiede l’uso di strumenti di gestione documentale avanzati con funzionalità di crittografia, backup regolari e accesso autorizzato. È importante anche che l’archiviazione sia conforme agli standard di sicurezza informatica.

Posso archiviare la PEC su piattaforme cloud?

Sì, l’archiviazione su piattaforme cloud è possibile, ma è essenziale garantire che la piattaforma adotti misure di sicurezza robuste e sia conforme alle normative sulla privacy.

Quali sono i benefici di utilizzare software specializzati per la conservazione della PEC?

I software specializzati semplificano il processo di archiviazione, offrono funzionalità avanzate di ricerca e garantiscono la conformità normativa. Consentono anche la gestione efficiente di grandi volumi di comunicazioni PEC.