Quante volte hai sentito parlare di digitalizzazione? È un concetto che in questi ultimi anni sembra essere al centro delle attività lavorative e personali.
Per comprendere a pieno il ruolo che la digitalizzazione ha acquisito nella vita di tutti i giorni, per le aziende ma anche per tutte le persone, bisogna sapere che è un concetto ampio, che abbraccia non solo l’introduzione all’interno delle organizzazioni, di tecnologie digitali, ma anche tutte quelle dinamiche che hanno a che vedere con l’abbandono di qualsiasi forma di materialità.
Rispetto a quest’ultima ci riferiamo non solo all’utilizzo della forma cartacea dei documenti ma anche a quei luoghi di lavoro tradizionali (gli uffici).
Ebbene sì, è in atto un profondo cambiamento conosciuto anche come Digital Trasformation e che sta abbracciando il mondo del lavoro e la nostra quotidianità. A guidare questo cambiamento ci sono le nuove tecnologie.
Oggi con quest’articolo vogliamo fare chiarezza ed illustrare nel modo più chiaro possibile quali sono gli effetti di questa trasformazione.
Digitalizzazione: significato e definizione
Il fenomeno della digitalizzazione sta abbracciando più campi e settori a livello globale. Riguarda cittadini e imprese ed è molto complesso tracciare una definizione esaustiva e generica. Tuttavia possiamo fornire due differenti definizioni, una generale ed una che riguarda la dimensione aziendale.
In generale per digitalizzazione si intende il processo di conversione dei dati dal formato analogico a quello digitale.
Se invece prendiamo come riferimento il panorama aziendale globale possiamo dire che ci si riferisce ad un processo di trasformazione che sta ridisegnando tutti i processi aziendali grazie a moduli di automazione delle moderne piattaforme tecnologiche (in questo caso si parla nello specifico di digitalizzazione aziendale).
Perché sta avvenendo? Il fine principale è quello di rendere rapide le operazioni, ridurre i passaggi manuali, assicurare controllo e trasparenza sull’esecuzione di ciascuna attività. Questo ci permette di raccogliere una serie di dati che possono poi essere correlati e analizzati per valutare l’efficienza dei processi.
Con l’emergenza pandemica questo processo ha avuto un’importante accelerazione spingendo molte organizzazioni di ogni dimensione e settore a pensare alla digitalizzazione come ad una leva essenziale per garantire la continuità del proprio business.
Un sondaggio condotto a livello globale da McKinsey dal titolo What 800 executives envision for the postpandemic workforce ha dato spunti interessanti sui quali riflettere.
L’85% delle aziende intervistate ha dichiarato di aver implementato soluzioni per consentire l’interazione, la collaborazione e lo scambio da remoto “con” e “fra” i propri dipendenti e collaboratori, a partire dalla videoconferenza e dalle piattaforme di file sharing.
Durante le fasi più critiche della pandemia da covid – si legge nel sondaggio– l’impennata del processo di digitalizzazione ha investito anche i canali dedicati ai clienti, portando ad adottare strumenti quali e-commerce, app mobili e chatbot.
I sistemi basati sull’intelligenza artificiale ed il machine learning permetterebbero di automatizzare l’intera gestione aziendale, creare inediti canali di condivisione e di vendita, raccogliere, elaborare e sincronizzare dati per la gestione dei cicli produttivi, dalla movimentazione delle merci e fino alla loro distribuzione.
I vantaggi della digitalizzazione
Quali sono realmente i vantaggi di questo processo? È ormai uso comune associare il fenomeno di digitalizzazione al concetto di semplificazione.
La semplificazione si traduce, in questo senso, in un risparmio di tempo e di risorse, sia umane che economiche, grazie all’adozione delle più recenti tecnologie digitali.
Permette alle aziende di poter superare la lentezza dei tradizionali metodi di lavoro (analogici e cartacei) con nuovi flussi di lavoro resi maggiormente veloci automatizzando attività e procedure relative a produzione e distribuzione, a marketing e vendite, customer care e gestione del materiale amministrativo, contabile e fiscale.
C’è poi tutto il discorso legato ai documenti aziendali e come la digitalizzazione permette di ottimizzare i processi, in linea con la dematerializzazione dei flussi documentali e l’eliminazione della carta, quest’ultima garantita dall’ingresso del sistema paperless.
I vantaggi della digitalizzazione si traducono anche nella dematerializzazione dello spazio fisico, inteso, in primis, come sistema di archiviazione e di conservazione elettronica, con conseguente guadagno in termini di efficienza, rapidità e pieno controllo del flusso dei dati.
Un risparmio economico legato alla sostituzione della carta e dei sistemi informatici isolati con storage digitali, in cui conservare e condividere documenti e contenuti multimediali.
La dematerializzazione dello spazio fisico include, per le aziende, anche la possibilità di comunicare, confrontarsi e condividere informazioni in tempo reale da remoto, superando i limiti legati al “contesto” reale del luogo di lavoro.
I rischi del non digitalizzarsi
Quali sono invece i rischi di chi non ha ancora sfruttato questo processo di digitalizzazione?
In primis il rischio più grande per le imprese è quello di non essere competitive. Le organizzazioni che non puntano alla digitalizzazione non sono in grado di stare al passo con i propri competitor che, al contrario, hanno deciso di investire risorse economiche, umane e di tempo nella trasformazione digitale.
Prendiamo ancora una volta come esempio il caso della pandemia. Il 48% dei consumatori ha incrementato gli acquisti online (indagine “The future of business”).
Durante il lockdown la maggior parte delle PMI non è stata capace di fare fronte alle richieste, da parte dei propri clienti, di acquisti online, non reggendo il confronto con quelle aziende che, invece, avevano già avviato il processo di digitalizzazione al proprio interno.
La presenza sui social media ha avuto un ruolo determinante, in quanto sono riuscite a sopravvivere proprio grazie agli introiti derivanti dal marketing digitale. Al contrario, una PMI italiana su sei ha dovuto cessare la propria attività.
Le abitudini dei consumatori sono ormai cambiate ed i potenziali clienti, prima di recarsi fisicamente in un qualsiasi esercizio commerciale, cercano informazioni online.
Un altro aspetto da sottolineare riguarda i confini locali: una PMI operante in un territorio remoto potrebbe potenzialmente raggiungere acquirenti in ogni parte del mondo.
Per non parlare dell’ottimizzazione delle risorse aziendali, con il conseguente rischio, per le imprese che non possiedono software gestionali, di dovere fare fronte a sprechi di tempo e di risorse preziose.
Le imprese che scelgono di non investire nella propria digitalizzazione si ritroveranno con maggiori ostacoli da affrontare e con il rischio elevato di dovervi soccombere, perché ci sarà troppa distanza rispetto alle organizzazioni totalmente convertite al digitale.
Digitalizzazione delle PMI: agevolazioni e vantaggi
La digitalizzazione come abbiamo visto è una scelta necessaria. Avviare questo processo per un’azienda ha un costo, che in alcuni casi può rivelarsi anche piuttosto elevato.
Ecco perché il Ministero dello Sviluppo Economico ha varato una misura economica che aiuti le imprese.
L’agevolazione prende il nome di “Voucher per consulenza in innovazione” e prevede un supporto finanziario per le imprese che chiedono aiuto a un Innovation manager per rivoluzionare l’organizzazione e la struttura dell’azienda. Il Voucher prevede che l’Innovation Manager lavori con l’azienda per un periodo di almeno nove mesi. Le risorse stanziate superano i 90 milioni di euro.
Il MiSE ha anche creato un albo degli Innovation Manager dove le PMI possono scegliere il consulente che meglio si adatta alle proprie necessità. Inoltre ha messo in campo fondi per l’acquisto di macchinari intelligenti, mentre le singole Regioni hanno avviato programmi di accompagnamento con fondi dedicati. Il processo di digitalizzazione è ineluttabile e non può essere rimandato: il rischio è di diventare obsoleti e perdere quote di mercato.
Come iniziare con la digitalizzazione?
Immagina di poter organizzare i documenti, digitalizzandoli in un archivio in cloud protetto attraverso un sistema di intelligenza artificiale in grado di leggere i dati dei file.
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Disponibile sia per iOS che Android rappresenta una piccola rivoluzione digitale alla portata di tutti. Un vero e proprio portafoglio digitale nato con l’obiettivo di semplificare la vita delle persone nell’archiviazione di diverse tipologie di documenti di uso comune.
Un sistema pratico, al fine di averli sempre a portata di smartphone quando necessario e di poterli condividere, anche temporaneamente, con altri utenti in maniera protetta.
Per rafforzare il livello di sicurezza, soprattutto durante le condivisioni con un altro utente, è stato introdotto il Watermark, un testo da sovrapporre al documento come se fosse un timbro per evitarne l’utilizzo improprio.
Inoltre, è possibile condividere un documento protetto con un Pin di sicurezza: il destinatario riceve tramite mail un codice autogenerato dall’app di quattro cifre, necessario per aprire il documento.
Offre inoltre la condivisione multipla: un utente può decidere di inviare più documenti contemporaneamente a uno o più destinatari in un semplice passaggio.
Il sistema di archiviazione digitale è organizzato in tredici categorie specifiche per le quali l’algoritmo è in grado di identificare automaticamente le tipologie di documenti che si andranno a caricare. Il riconoscimento automatico dei dati è un aspetto fondamentale di questa tecnologia, in quanto consente all’app di individuarli ed estrapolarli, notificando le scadenze al bisogno.
Ma queste sono solo alcune delle possibilità che Kipy ti mette a disposizione.
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Ti sarà chiaro ormai che il fenomeno della digitalizzazione sta abbracciando più campi e settori a livello globale. Riguarda cittadini e imprese ed è molto complesso che sta portando ad una vera e propria trasformazione.
I vantaggi analizzati in questo articolo ci suggeriscono che la digitalizzazione favorisca la semplificazione ed un risparmio di tempo e di risorse, sia umane che economiche, grazie all’adozione delle più recenti tecnologie digitali.
I rischi che corrono tutti coloro che non stanno abbracciando questo processo riguardano in primis la competitività e la reale possibilità di una vera e propria scomparsa dal mercato negli anni.
Le imprese che scelgono di non investire nella propria digitalizzazione si ritroveranno con maggiori ostacoli da affrontare e con il rischio elevato di dovervi soccombere, perché ci sarà troppa distanza rispetto alle organizzazioni totalmente convertite al digitale.
FAQ – Domande frequenti
Che cosa si intende per digitalizzazione?
In generale per digitalizzazione si intende il processo di conversione dei dati dal formato analogico a quello digitale. Se invece prendiamo come riferimento il panorama aziendale globale possiamo dire che ci si riferisce ad un processo di trasformazione che sta ridisegnando tutti i processi aziendali grazie a moduli di automazione delle moderne piattaforme tecnologiche (in questo caso si parla nello specifico di digitalizzazione aziendale).
Perché è importante la digitalizzazione?
Permette alle aziende di poter superare la lentezza dei tradizionali metodi di lavoro (analogici e cartacei) con nuovi flussi di lavoro resi maggiormente veloci automatizzando attività e procedure relative a produzione e distribuzione, a marketing e vendite, customer care e gestione del materiale amministrativo, contabile e fiscale.
Cosa vuol dire digitalizzare un'impresa?
Significa poter superare la lentezza dei tradizionali metodi di lavoro (analogici e cartacei) con nuovi flussi di lavoro resi maggiormente veloci automatizzando attività e procedure relative a produzione e distribuzione, a marketing e vendite, customer care e gestione del materiale amministrativo, contabile e fiscale.
