L’utilizzo dei documenti digitali rispetto a quelli originali ha velocizzato e accelerato lo scambio di dati, evitando spostamenti, file e perdite di tempo. La pandemia in questo ha aiutato a sensibilizzare anche i più scettici verso una soluzione comoda.
Comodità e velocità non sono però sinonimi di sicurezza. Se con l’uso di documenti virtuali abbiamo guadagnato in termini di tempo, la sfida del presente resta quella della tutela della privacy e di evitare ogni tipo di rischio rispetto allo scambio telematico di questa documentazione.
Per poter raggiungere questo risultato bisogna avere cura della protezione di questi documenti e affidarsi a piattaforme sicure che garantiscano una reale sicurezza.
Dobbiamo essere in grado di poter gestire tutto questo consapevoli che i rischi sono sempre dietro l’angolo ma allo stesso tempo certi che per evitarli bisogna conoscere il modo in cui è possibile proteggersi.
E oggi parleremo proprio di questo, dandoti un quadro il più dettagliato possibile su come puoi realmente proteggere la tua privacy ed i tuoi documenti.
Sicurezza e protezione dei documenti: l’elemento chiave
La sicurezza dei documenti come abbiamo detto rappresenta allo stesso tempo una sfida e un tema fondamentale per ognuno di noi.
Questo è ancora più cruciale se si prende in riferimento il tema e l’importanza della digital transformation. Parlando del sistema paperless in un precedente articolo abbiamo visto quali sono i vantaggi di passare ad un sistema come questo.
La sicurezza dei nostri documenti (o document security) rientra nel più ampio tema della cybersecurity (la protezione di sistemi, reti e programmi da parte di attacchi digitali). Questi attacchi solitamente hanno il fine di accedere, trasformare e/o distruggere informazioni sensibili.
Ed è proprio quello che devi assolutamente evitare.
Grazie alla protezione dei documenti è invece possibile memorizzare, creare e applicare ai documenti stessi tutte le impostazioni di riservatezza predefinite. In questo modo si può evitare che le informazioni contenute all’interno si diffondano e capitino nelle mani sbagliate.
L’utilizzo di un sistema di document security consente di controllare il documento in modo semplice e continuativo, anche dopo averlo distribuito.
Come? Attraverso un monitoraggio continuo che impedirà ad alcuni utenti di accedere al documento stesso ed avere così la situazione sempre sotto controllo.
Tutto questo nel pieno rispetto delle normative sulla privacy e per dare garanzia di un’adeguata crittografia dei documenti digitali, facendo in modo che i dati archiviati siano accessibili soltanto a persone autorizzate.
Lo sappiamo che non è facile ma sicuramente è fondamentale e tra poco vedremo come farlo senza renderti la vita più complicata di quanto lo è già.
I benefici del documento elettronico
Abbiamo già visto quali sono i vantaggi di passare ad un sistema di digitalizzazione dei documenti (anche conosciuto come modello paperless).
Ultimo ma non per importanza è proprio il vantaggio di favorire la document security grazie al fatto che il materiale archiviato può essere differenziato con diversi livelli di sicurezza, oltre a monitorarne l’accesso.
Ci sono delle caratteristiche fondamentali per garantire che il modello paperless sia realmente sicuro:
- essere dotato di firewall e meccanismi di accesso sicuro;
- utilizzare i più recenti software di sicurezza – inclusi i programmi antispyware e antivirus;
- deve aggiornare regolarmente i propri sistemi operativi, applicazioni e misure di sicurezza.
I rischi del documento elettronico
Nonostante ci siano innumerevoli vantaggi nella digitalizzazione dei documenti bisogna evidenziare anche quelli che sono i rischi.
E partiamo dal fatto che con le tecnologie elettroniche e le applicazioni fotografiche tutto può essere manipolato.
C’è un però: un conto è intervenire su un testo scritto a mano in originale e un conto è la manipolazione di un documento vergato con i caratteri di un computer o anche di una vecchia macchina da scrivere.
Allo stesso tempo ci si potrebbe chiedere: ma la carta è così sicura? E la risposta è abbastanza retorica.
Furti, intrusioni ed eventi calamitosi come incendi o allagamenti, casuali o dolosi, accessi indesiderati o il danneggiamento di un documento cartaceo sicuramente non reggono di certo il paragone.
Ecco che, con una valutazione rischi-benefici, il documento elettronico fa sua comunque la partita.
La soluzione ideale: Kipy!
Kipy è un’app che permette di organizzare i documenti, digitalizzandoli in un archivio in cloud protetto. Ha un sistema di intelligenza artificiale in grado di leggere i dati dei file e caricarli in pochissimi secondi.
Rappresenta una piccola rivoluzione digitale alla portata di tutti. Un vero e proprio portafoglio digitale nato con l’obiettivo di semplificare la vita delle persone nell’archiviazione di diverse tipologie di documenti di uso comune.
Creata dalla startup made in Italy Aida, è stata ideata dalle due giovani sorelle imprenditrici under 30 Maria Vittoria e Ludovica Lupi supportate da Microdata Group, azienda leader in processi di gestione documentale e business process outsourcing.
Dopo aver semplificato la vita a più di 10mila utenti Apple, l’applicazione mobile Kipy è disponibile da Settembre anche per cellulari Android.
Per rafforzare il livello di sicurezza, soprattutto durante le condivisioni con un altro utente, è stato introdotto il Watermark, un testo da sovrapporre al documento come se fosse un timbro per evitarne l’utilizzo improprio.
Inoltre, è possibile condividere un documento protetto con un Pin di sicurezza: il destinatario riceve tramite mail un codice autogenerato dall’app di quattro cifre, necessario per aprire il documento.
Kipy tiene poi traccia di tutte le attività effettuate su ogni documento così da garantire il pieno controllo.
Il sistema di archiviazione digitale è organizzato in categorie specifiche per le quali l’algoritmo è in grado di identificare automaticamente le tipologie di documenti che si andranno a caricare. Il riconoscimento automatico dei dati è un aspetto fondamentale di questa tecnologia, in quanto consente all’app di individuarli ed estrapolarli, notificando le scadenze al bisogno.
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Conclusioni
I vantaggi nell’utilizzare documenti elettronici sono ormai chiari a tutti. La sfida cruciale del presente si sta giocando proprio sul tema della sicurezza e protezione. Ecco perché è fondamentale affidarsi a piattaforme in grado di garantire che i nostri documenti siano al sicuro e che non finiscano in cattive mani.
FAQ – Domande frequenti
Che cos'è la gestione dei documenti?
Si tratta di sistemi basati su software che tengono traccia delle varie versioni del documento, delle modifiche apportate e gestiscono e archiviano documenti in uscita, oltre a ricevere, spedire e gestire procedure e workflow.
Cosa si protegge con la sicurezza informatica?
La sicurezza informatica, nota anche come sicurezza digitale, è la pratica volta a proteggere le informazioni digitali, i dispositivi e le risorse personali, compresi le informazioni personali, gli account, i file, le fotografie, e persino il denaro.
Come garantire la sicurezza dei dati?
Bisogna affidarsi a piattaforme dotate di firewall e meccanismi di accesso sicuro che utilizzano i più recenti software di sicurezza, inclusi i programmi anti-spyware e antivirus.
Come posso proteggere i miei dati?
Per evitare un crollo della disponibilità dei dati è necessario adottare WAF e sistemi di protezione dagli attacchi di tipo “Denial of Service”, fare in modo di avere sempre a disposizione un backup offline dei dati ed essere sicuri di possedere mezzi tecnologici con sufficiente potenza computazionale.
