Una delle sfide più stimolanti per un’azienda che guarda al futuro è senza dubbio il passaggio dall’archiviazione cartacea al sistema del paperless.
I vantaggi di questa scelta sono innumerevoli e vanno dalla sostenibilità ambientale alla riduzione dei costi e degli spazi di storage fisico fino alla dinamicità nella ricerca dei documenti, oltre a garantire una gestione aziendale moderna e realmente più veloce ed efficiente.
Il tutto si traduce in un vantaggio economico e competitivo che se sfruttato porterebbe la tua azienda ad avere una marcia in più.
Se fino a ieri i documenti venivano accettati soltanto in forma cartacea oggi, grazie ad una maggiore attenzione normativa, il paperless sta acquisendo valenza formale e legale in ogni ambito d’impresa.
Ecco perché oggi vogliamo parlarne in maniera approfondita. Partiamo dall’inizio!
Cosa significa Paperless?
Il termine inglese e relativa traduzione parla chiaro: senza carta. La parola paperless si riferisce infatti ad un modello aziendale dove la carta sparisce del tutto.
Giusto per capirci: documenti, bolle di trasporto, fatture, biglietti da visita, contratti, buste paga, documenti aziendali relativi ai dipendenti e simili, tutti integrati nel sistema.
Far “sparire la carta” significa allo stesso tempo abbattere quasi del tutto un costo accessorio difficilmente calcolabile (oltre alla carta, i toner delle stampanti ecc …).
Oggi questo costo può sparire quasi del tutto grazie a questo sistema che garantisce una facile e veloce consultazione in ogni momento, senza dover perdere tempo a cercare, scannerizzare e inviare.
Cos’è l’archiviazione digitale?
Ricopiare documenti, rivederli uno a uno, archiviarli senza perdere nulla o peggio ancora danneggiarli. E ancora recuperarli ogni volta che servono, ristamparli per essere modificati. Sicuro che è l’unica possibilità?
Assolutamente no perché per fortuna puoi sfruttare l’archiviazione digitale ovvero un complesso di documenti, di qualunque natura e formato, prodotti e acquisiti, in natura digitale, durante lo svolgimento della propria attività.
L’archiviazione digitale dinamica
Non basta affidarsi all’archiviazione digitale per velocizzare tutti questi processi. Quella dinamica infatti, figlia del modello paperless, ci permette di fare molto di più.
Rinunciando alla carta ogni azienda può in modo semplice e accessibile generare un proprio archivio documentale che possa essere modificato, all’interno del quale si possono inserire file reperibili sul web in maniera istantanea, consultabili facilmente grazie agli indici, parole chiave e metadati.
Quali sono i vantaggi del paperless?
Le aziende che hanno adottato il sistema paperless sono imprese che puntano sulla propria operatività e documentazione grazie alla digitalizzazione. Il primo vantaggio che ne traggono si traduce come già detto in un guadagno in termini di velocità, economia e competitività.
Ma essere paperless ha molti altri vantaggi:
- rende i processi aziendali accessibili: i dipendenti e collaboratori della tua azienda potranno accedere ai documenti di lavoro in qualsiasi momento, anche in e soprattutto smart working;
- garantisce maggiore sicurezza: il materiale archiviato può essere differenziato con diversi livelli di sicurezza, oltre a monitorarne l’accesso;
- semplificazione del lavoro: in un’azienda paperless tutto è a portata di click;
- gestione facilitata e controllo del workflow: tieni traccia della gestione documentale avendo sotto controllo l’amministrazione aziendale (entrate e uscite);
- customer service: i dipendenti saranno liberi dalle attività a basso valore. Il team sarà completamente dedicato alle esigenze dei clienti.
Quali sono i problemi della gestione elettronica dei documenti?
C’è ancora un ostacolo ad allontanare le imprese dal passaggio al modello paperless ed è rappresentato da un sentimento di paura.
Esporre l’archivio digitale ad attacchi informatici o accessi indesiderati è ciò che preoccupa di più la maggior parte delle imprese ma è facilmente superabile, basta affidarsi al giusto cloud.
Il tuo archivio aziendale contiene tutta la storia della tua impresa, il suo know-how, brevetti, risultati delle proprie ricerche e “segreti” che non vorresti sicuramente condividere con il primo che capita.
La sicurezza in questo senso viene al primo posto!
Ecco perché bisogna affidarsi ad un servizio di gestione elettronica dei documenti che tenga conto della sicurezza delle informazioni.
Allo stesso tempo ci si potrebbe chiedere: ma la carta è così sicura? E la risposta è abbastanza retorica.
Furti, intrusioni ed eventi calamitosi come incendi o allagamenti, casuali o dolosi, accessi indesiderati o il danneggiamento di un documento cartaceo sicuramente non reggono di certo il paragone (si stima all’incirca che il 7% dei documenti aziendali ogni anno venga danneggiato).
Ora rispondi a questa domanda: sicuro che la carta è più sicura?
Kipy per una gestione dei documenti agile, sicura ed eco-sostenibile
Immagina di poter organizzare i documenti, digitalizzandoli in un archivio in cloud protetto attraverso un sistema di intelligenza artificiale in grado di leggere i dati dei file.
Kipy ti offre tutto questo e non solo. Creata dalla startup made in Italy Aida, è stata ideata dalle due giovani sorelle imprenditrici under 30 Maria Vittoria e Ludovica Lupi supportate da Microdata Group, azienda leader in processi di gestione documentale e business process outsourcing.
Disponibile sia per iOS che Android rappresenta una piccola rivoluzione digitale alla portata di tutti. Un vero e proprio portafoglio digitale nato con l’obiettivo di semplificare la vita delle persone nell’archiviazione di diverse tipologie di documenti di uso comune.
Un sistema pratico, al fine di averli sempre a portata di smartphone quando necessario e di poterli condividere, anche temporaneamente, con altri utenti in maniera protetta.
Per rafforzare il livello di sicurezza, soprattutto durante le condivisioni con un altro utente, è stato introdotto il Watermark, un testo da sovrapporre al documento come se fosse un timbro per evitarne l’utilizzo improprio.
Inoltre, è possibile condividere un documento protetto con un Pin di sicurezza: il destinatario riceve tramite mail un codice autogenerato dall’app di quattro cifre, necessario per aprire il documento.
Offre inoltre la condivisione multipla: un utente può decidere di inviare più documenti contemporaneamente a uno o più destinatari in un semplice passaggio.
Il sistema di archiviazione digitale è organizzato in tredici categorie specifiche per le quali l’algoritmo è in grado di identificare automaticamente le tipologie di documenti che si andranno a caricare. Il riconoscimento automatico dei dati è un aspetto fondamentale di questa tecnologia, in quanto consente all’app di individuarli ed estrapolarli, notificando le scadenze al bisogno.
Ma queste sono solo alcune delle possibilità che Kipy ti mette a disposizione.
L’App per i tuoi documenti personali. Dove e quando servono. Scarica Kipy gratis ora!
FAQ – Domande frequenti
Come funziona paperless?
In un sistema paperless i documenti non scompaiono ma diventano digitali. Il termine inglese e relativa traduzione parla chiaro: senza carta. La parola paperless si riferisce infatti ad un modello aziendale dove la carta sparisce del tutto.
Cos’è un bollettino paperless?
Letteralmente significa “meno carta” e nella pratica implica la digitalizzazione nelle aziende e nelle organizzazioni, sia pubbliche che private.
Cosa vuol dire archiviazione digitale?
Un complesso di documenti, di qualunque natura e formato, prodotti e acquisiti, in natura digitale, durante lo svolgimento della propria attività.
Cosa si intende per archiviazione digitale dinamica?
Rinunciando alla carta ogni azienda può in modo semplice e accessibile generare un proprio archivio documentale che possa essere modificato, all’interno del quale si possono inserire file reperibili sul web in maniera istantanea, consultabili facilmente grazie agli indici, parole chiave e metadati.
Quanto puoi risparmiare con un sistema paperless?
Far “sparire la carta” significa allo stesso tempo abbattere quasi del tutto un costo accessorio difficilmente calcolabile (oltre alla carta, i toner delle stampanti ecc …). Oggi questo costo può sparire quasi del tutto grazie a questo sistema che garantisce una facile e veloce consultazione in ogni momento, senza dover perdere tempo a cercare, scannerizzare e inviare.
