Come organizzare la giornata e aumentare la produttività

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Una delle frasi più inflazionate della storia : “Il tempo è denaro”. Nulla di sbagliato, per carità, ma come sarebbe giusto organizzare la tua giornata? Non c’è una risposta univoca uguale per tutti e neanche un unico modello applicabile ad ogni persona del mondo.

La verità è che ognuno di noi deve trovare il modo migliore per organizzare la propria giornata tenendo conto dei propri impegni. Questo non vuol dire che non ci siano dei metodi efficaci per fare questo.

Organizzare le tue giornate in anticipo infatti ti permette di gestire il tempo in modo più efficiente. Grazie ad una corretta pianificazione, potrai ottenere risultati migliori, riducendo le probabilità di tralasciare degli impegni importanti o di lasciarti distrarre da fattori di poca rilevanza. 

Il rischio di non organizzare le tue giornate è che con il tempo potresti finire per essere disorganizzato, sentendoti sopraffatto dagli eventi e rischiando di dimenticare alcune cose importanti. 

Se vuoi regolare meglio i tuoi comportamenti per avere possibilità di accorgerti di cosa è stato fatto e di cosa è ancora necessario fare, è bene che tu segua questi consigli.

Perchè dovresti organizzare la tua giornata?

Ti senti perennemente stanco, pensi di lavorare troppo o di avere troppe cose da fare. Ecco che ti senti sopraffatto dagli impegni e la tua energia cala sempre di più.

Non sei tu ad essere sbagliato perché capita a tutti quelli che fanno fatica ad organizzare la propria giornata. Le persone infatti si caricano di un numero tale di impegni e di pensieri da rendere insostenibile nel tempo la propria routine. 

Questo accade per una sorta di remora a dire di no che ci porta giorno dopo giorno a rispondere a troppe esigenze altrui e a dimenticare le nostre.

Ma questo ti ha stufato e se stai leggendo questo articolo è anche perché in qualche modo vuoi cambiare direzione. Hai voglia di dedicare più tempo a te stesso, magari vuoi iniziare ad allenarti con regolarità, vuoi mangiare sano e ridurre il tuo stress, raggiungere una prestazione migliore nel lavoro e nella vita.

Il modo migliore per raggiungere questo obiettivo è fare attenzione all’organizzazione della tua giornata.

Spesso diciamo che abbiamo poco tempo a disposizione. Sappi che è una grande bugia che raccontiamo a noi stessi.

Il tempo è più di quello che pensi se non commetti l’errore di lasciare che a riempirlo siano solo le esigenze degli altri o cose che tu non hai scelto. 

Non bisogna cadere nella trappola di mettere te stesso sempre in secondo piano. Inizia ad organizzare la giornata ed il tuo tempo partendo da questa premessa fondamentale: per dare il massimo devi essere sereno ed organizzato, altrimenti farai del male anche agli altri oltre che a te stesso.

 

 

I vantaggi

Ci sono innumerevoli vantaggi nel saper organizzare le proprie giornate in maniera corretta e sostenibile. Se miri ad essere una persona di successo hai moltissime buone ragioni per non perdere tempo.

Pensa a questo: puoi perdere soldi e rifarti in un secondo momento, ma ogni minuto che perdi è irrecuperabile!

Chi sa organizzare le proprie giornate lavora sulle proprie attività più importanti almeno 2 ore ogni mattina. Tutti noi abbiamo giornate incasinate ma quante delle attività che portiamo avanti ogni giorno sono davvero importanti? Quante ci permettono di fare reali progressi? Quante avranno un impatto sulla nostra vita da qui a 5 anni?

Ne abbiamo già parlato in un articolo dedicato e abbiamo visto come dare priorità ad alcune attività piuttosto che ad altre grazie alla matrice Eisenhower. 

Chi sa organizzarsi è come se sappia viaggiare nel tempo perché sa gestirlo. In questo modo non si ritrova a dover fare straordinari.

La maggior parte delle persone considera il proprio cervello un magazzino, quando in realtà è un sofisticato elaboratore di idee e soluzioni. Tutti coloro che hanno imparato ad organizzare al meglio le proprie giornate con il tempo hanno imparato anche a gestire la propria energia.

E non è solo una questione di tempo perché tutti abbiamo 1.440 minuti al giorno. Quello che fa la differenza è come gestiamo il nostro livello di energia.

Come organizzarsi la giornata ed essere produttivi

Dopo aver visto qual è il motivo per il quale dovresti fare molta attenzione a come organizzi le tue giornate, è arrivato il momento di passare all’atto pratico. 

Vedremo insieme 5 modi che ti aiuteranno ad organizzarti meglio e ad avere sempre livelli di energia alti che ti permetteranno di essere super produttivo.

1. Il tuo piano giornaliero deve essere realistico

Non sopravvalutare il tuo potenziale e soprattutto ricorda che l’uomo di successo è colui che conosce i propri limiti, non si crea aspettative lontane dalle possibilità reali e sa pianificare il suo futuro.

Non prenderti più impegni di quello che è umanamente pensabile portare a termine. Tieni presente i tempi di spostamento, i tempi morti o altri fattori che incidono sulla fattibilità dei tuoi piani.

2. Concentrati sulle cose che contano davvero

Il primo passo per essere produttivi è fissare cosa conta davvero e avere un focus su quelle attività, prima di passare a quelle meno importanti.

Lo abbiamo visto parlando del Principio di Pareto: l’80% dei risultati proviene dal 20% delle cause.

3. Non essere uno Yes Man!

Se ti vengono richieste cose impossibili semplicemente devi dire di No. Non è una gara a chi fa di più ma una sfida a chi sa fare meglio.

Se nella tua vita non sei stato abituato a declinare delle richieste inizia da ora. Solo in questo modo potrai concentrarti su ciò che è importante davvero.

4. Fare delle pause è fondamentale

Prima di arrivare al momento in cui la corda si spezzerà, prenditi delle pause. Non aspettare che sia il corpo o il tuo umore ad avvertirti ma prevedi un recupero. 

Le pause così come momenti di divertimento puro ti permettono di ricaricare la batteria e avere sempre un buon livello di energia su cui poter contare.

5. Impara ad apprezzare la solitudine

Molte persone non sanno apprezzare la possibilità di restare soli e magari rinunciare ad un’uscita con gli amici per passare un po’ di tempo con se stessi.

Anche questo significa strafare e sopravvalutare le nostre energie. Spesso restare soli per qualche tempo ci aiuta a calibrare il nostro focus e tornare a condividere momenti con altre persone. 

Non confondere la tua auto-protezione con l’egoismo. Ritrovare il proprio equilibrio è qualcosa che farà star bene anche gli altri. Quando ci si riesce ad organizzare il risultato è anche essere in grado di dare di più agli altri.

Essere organizzati ed efficienti ti permetterà non solo di ottenere di più, ma anche di dare di più e soprattutto meglio.

Come organizzare la giornata con Kipy

Quante volte ti capita di buttare letteralmente intere giornate inseguendo scadenze, ritardi, consegne di documenti e altre attività che ti fanno perdere tempo?

E se tutte queste attività potessero essere gestite a portata di click? 

Kipy ti offre davvero questa possibilità e non solo. Creata dalla startup made in Italy Aida, è stata ideata dalle due giovani sorelle imprenditrici under 30 Maria Vittoria e Ludovica Lupi.

Disponibile sia per iOS che Android rappresenta una piccola rivoluzione digitale alla portata di tutti. Un vero e proprio portafoglio digitale nato con l’obiettivo di semplificare la vita delle persone nell’archiviazione di diverse tipologie di documenti di uso comune e favorire una migliore gestione del tempo.

La tua carta d’identità, la polizza sanitaria del tuo partner, l’assicurazione della macchina, le bollette di casa, la retta scolastica dei figli… è tutto qui, nelle tue mani e al sicuro con Kipy.

L’app è in grado di memorizzare per te le scadenze dei tuoi documenti e quando arriverà il momento, ti ricorderà che dovrai rinnovarli.

Un sistema pratico, al fine di avere tutto ciò che ti serve sempre a portata di smartphone quando necessario e di poter condividere, anche temporaneamente, documenti digitali con altri utenti in maniera protetta.

Per rafforzare il livello di sicurezza, soprattutto durante le condivisioni con un altro utente, è stato introdotto il Watermark, un testo da sovrapporre al documento come se fosse un timbro per evitarne l’utilizzo improprio.

Inoltre, è possibile condividere un documento protetto con un Pin di sicurezza: il destinatario riceve tramite mail un codice autogenerato dall’app di quattro cifre, necessario per aprire il documento.

Offre inoltre la condivisione multipla: un utente può decidere di inviare più documenti contemporaneamente a uno o più destinatari in un semplice passaggio.

Il sistema di archiviazione digitale è organizzato in tredici categorie specifiche per le quali l’algoritmo è in grado di identificare automaticamente le tipologie di documenti che si andranno a caricare. Il riconoscimento automatico dei dati è un aspetto fondamentale di questa tecnologia, in quanto consente all’app di individuarli ed estrapolarli, notificando le scadenze al bisogno.

Ma queste sono solo alcune delle possibilità che Kipy ti mette a disposizione.

Conclusioni

In questo articolo abbiamo visto che il tuo tempo ha un valore importante. Organizzare efficacemente le tue giornate ti aiuterà a usarlo al meglio. Pianificare i tuoi impegni potrebbe aiutarti ad accorgerti di alcuni schemi che finora erano rimasti inosservati. 

Organizzare e rispettare un’agenda quotidiana ti consente di essere più efficiente e produttivo in quanto impone degli orari fissi ai tuoi impegni. 

Da questo momento in poi la scusa che non hai abbastanza tempo non avrà più valore. Ora sai come organizzarti e non ti resta che iniziare a farlo.