Cos’è il Digital Clutter? Come evitare e gestire il disordine digitale

Cos’è il Digital clutter? 

Per digital clutter si fa riferimento a tutto quel disordine e accumulo di contenuti digitali presenti nel nostro smartphone o computer.

Pensaci bene un attimo: quando è stata invece l’ultima volta che ti sei fermato ad organizzare e mantenere lo spazio digitale della tua vita organizzato, rimuovendo il non essenziale?

Tenere traccia di tutti questi documenti può rivelarsi arduo, se non addirittura impossibile soprattutto se parliamo di quelli aziendali. Questo perché bisognerebbe creare una situazione in cui:

• i dipendenti devono avere accesso e lavorare solo ai documenti giusti per le loro competenze o per il loro ruolo;
• i documenti devono essere archiviati nella maniera più opportuna;
• i documenti non più necessari per il disbrigo degli affari correnti devono essere archiviati in un apposito spazio o direttamente eliminati.

Spesso l’ostacolo maggiore si trova a monte: manca un efficace sistema di gestione documentale.

Digital clutter: i problemi principali 

Sono almeno 4 i problemi recati dal digital clutter:

1. Rende difficile concentrarsi;
2. Ci fa sentire sopraffatti. Le nostre menti reagiscono al nostro ambiente. Quando ci sono tonnellate di file, foto o app davanti al nostro viso, è naturale sentire una leggera risposta allo stress;
3. Impedisce la produttività. 
4. Soffoca i nostri tentativi di gestione del tempo.

Uno dei primi modi per iniziare ad essere più consapevoli di come mantieni il tuo spazio digitale e online è costruire la tua consapevolezza su cosa sono questi tipi di disordine in modo da poterli richiamare quando prendono il sopravvento.

Disordine digitale a lavoro: i dati 

La ricerca è condotta da dicembre 2018 a gennaio 2019 per il report globale di Kaspersky Lab, Sorting out digital clutter in business ha potuto contare settemila dipendenti intervistati che lavorano in ufficio e usano un computer. 

Dipendenti di quattordici Paesi di tutto il mondo: Regno Unito, Stati Uniti, Francia, Spagna, Germania, Italia, Brasile, Cina, Messico, Giappone, Malesia, Sudafrica, Russia e Turchia.

È emerso che:

• Più di un terzo (37%) delle persone intervistate ha accidentalmente/casualmente trovato informazioni personali/riservate dei propri colleghi, come stipendio e bonus.
• L’80% degli intervistati non ritiene di essere il responsabile dei livelli di sicurezza per documenti come e-mail e file digitali.
• Il 72% dei dipendenti archivia, sul luogo di lavoro, documenti che contengono informazioni personali o dati sensibili.

In una situazione del genere, il rischio di perdita dei dati aziendali come abbiamo detto è dietro l’angolo. Una cattiva gestione dei documenti aziendali e dei livelli di accesso può rappresentare un’appetitosa falla nel sistema di cybersecurity aziendale. 

Perdita di dati aziendali significa anche diventare meno competitivi sul mercato. Come evitare tutto questo?

Digital clutter: i consigli pratici da seguire 

Il report Sorting out digital clutter in business fornisce anche una serie di utili consigli per ridurre il livello di disordine digitale tra i dipendenti.

Ecco i consigli più rilevanti:

Formare i dipendenti. La maggior parte delle falle nella sicurezza deriva da un errore dei dipendenti. La soluzione è la formazione continua, che trasmetta ai dipendenti quali sono le modalità da seguire nello svolgimento del lavoro quotidiano.

Reminder sulle regole di cybersecurity. Esattamente come la formazione continua, anche ricordare di frequente le regole di cybersecurity si rivela fondamentale. 

Programmare dei backup periodici. Impostare la giusta frequenza dei backup è fondamentale per proteggere i dati e le informazioni aziendali. Frequenza che varia in base a diversi fattori, come la mole di documenti prodotti ogni giorno.

Problemi di questo tipo molto spesso si verificano perché i workflow documentali e i sistemi di sicurezza non sono stati organizzati in maniera efficiente e sicura.

È arrivato il momento di parlare di un ottimo strumento per organizzare e facilitare questa attività una volta per tutte.

Ordina i tuoi documenti e proteggili con Kipy

Se stai cercando un modo semplice, veloce e sicuro per evitare il digital clutter e archiviare i tuoi documenti in formato digitale allora devi assolutamente provare Kipy.

Disponibile sia per iOS che Android, l’app ti accompagna e ti guida rendendoti sereno, leggero e sicuro che i tuoi documenti siano organizzati al meglio e disponibili in ogni momento in formato digitale.

In generale, per acquisire un documento cartaceo e trasformarlo in digitale su Kipy basta accedere all’app dal tuo smartphone e dopo aver inserito il tuo pin personale o usando il Face ID, è sufficiente cliccare sul segno + e scegliere la categoria del documento che vuoi caricare.

Come vedrai ce ne sono diverse. Se il documento che vuoi caricare non rientra nelle categorie citate non ti preoccupare, basta selezionare la voce “altro”.  

Dopo aver scelto la categoria e la tipologia potrai fare la scansione del documento cartaceo o importare file già digitalizzati come, ad esempio, allegati e-mail.

I documenti più adatti alla digitalizzazione 

Dopo aver caricato i tuoi documenti digitali su Kipy archiviarli sarà molto semplice. L’app li elaborerà e li salverà nel tuo archivio in pochi secondi.

Non solo, potrai in ogni momento consultare i tuoi appunti digitali nell’app ogni volta che vorrai. 

Per farlo ti basterà entrare nell’app e cliccare sull’apposita icona “Archivio”. Come puoi notare nella tab in alto hai a disposizione tre sezioni: “Tutti”, “Condivisioni” e “Preferiti”.

Nella sezione “Tutti” puoi vedere e gestire tutti i documenti caricati su Kipy. In “Condivisioni” trovi documenti che ti sono stati condivisi da altre persone. Nei “Preferiti” invece puoi aggiungere un documento cliccando sui tre puntini che trovi nella schermata e scegliere “Aggiungi ai preferiti”.

Cliccando sulla lente di ingrandimento invece puoi fare una ricerca libera e trovare il documento archiviato che stai cercando. 

Puoi ordinare i tuoi documenti cliccando sul tab “Ordina” e decidere di ordinarli per data di modifica, data di scadenza, il nome del documento o gli ultimi condivisi da te.

Puoi filtrare i tuoi documenti per categoria o tag. Se preferisci vedere la preview del documento basta modificare la lista cliccando su “Griglia”. 

E per i più pigri è possibile ricercare un documento anche con il solo utilizzo della voce grazie all’integrazione di Siri per Apple.