Organizzare le attività della propria impresa non è cosa semplice. Avere un modello di organizzazione aziendale efficiente e in linea con gli sviluppi tecnologici del momento può essere davvero la chiave per il successo.
Moltissime realtà piccole e grandi stanno ripensando alla propria struttura organizzativa anche e soprattutto in un’ottica digitale. L’obiettivo è quello di elaborare nuovi modelli che facilitino da un lato la crescita dell’azienda, dall’altro la crescita professionale, anche orizzontale, dei lavoratori.
Il progresso tecnologico in questo gioca un ruolo fondamentale. In questo articolo vediamo come definire un nuovo modello organizzativo e come fare il primo passo.
Cosa sono i modelli organizzativi aziendali
Partiamo dal principio: ogni azienda si fonda principalmente su due elementi e sono il lavoro da svolgere ed i lavoratori.
Questi due elementi si coordinano all’interno della struttura aziendale attraverso un modello organizzativo ovvero un sistema operativo con il quale si pianificano l’insieme delle attività da svolgere e degli obiettivi da raggiungere, le mansioni svolte dalle rispettive risorse e la coordinazione delle mansioni per avviare la procedura produttiva.
Lo scopo del modello organizzativo è sia migliorare l’efficacia, intesa come la capacità di raggiungere gli obiettivi produttivi, sia l’efficienza ovvero il modo in cui gli obiettivi vengono raggiunti.
Compresa la sua importanza bisogna comprendere quale modello applicare alla struttura della propria impresa. Ed è quello che faremo ora.
Quali sono i tipi di modelli di organizzazione aziendale?
Nel corso degli anni sono stati sviluppati ed elaborati diversi sistemi operativi per il funzionamento di un’organizzazione aziendale. Ecco quali sono i principali modelli organizzativi:
Modello piramidale
Si tratta di un sistema a piramide (gerarchico). Dal vertice alla base viene determinato il grado di responsabilità e il potere decisionale. Solo chi si trova in cima ricopre un ruolo in cui si comanda e si controlla il lavoro.
È uno dei modelli più “vecchi” e sperimentati, ma nel tempo ci si è resi conto dei suoi svantaggi come la poca comunicazione e coordinazione tra i reparti, la demotivazione per i dipendenti determinata da routine fissa e carente coinvolgimento.
Modello funzionale
Un sistema organizzato in funzioni con reparti che si gestiscono autonomamente. Ogni reparto è altamente specializzato nella propria mansione ma il limite è che non si ha una visione complessiva dell’organizzazione.
Modello a matrice
Sistema basato in diversi team e livelli di coordinamento, tipico delle imprese che operano con divisione in gruppi di lavoro. Ogni membro del team fa riferimento al proprio responsabile di progetto che a sua volta può interagire con responsabili di altri team/progetti.
I dipendenti possono focalizzarsi anche su più progetti in contemporanea, accrescendo così le proprie abilità. Un punto a sfavore di tale piano è un senso di disorientamento, dato dal continuo disfarsi del team e dallo spostarsi su vari progetti.
Modelli organizzativi e digitalizzazione
Come titolare d’impresa sei chiamato ad un lavoro molto complesso e devi essere in grado di costruire un modello organizzativo perfettamente realizzato sulla base delle esigenze aziendali. Deve essere anche integrato con le novità della digitalizzazione e trasformazione digitale.
Per fare questo si ha bisogno di capacità d’analisi e lavoratori propensi ad accettare il cambiamento. Indipendentemente dalla grandezza dell’organizzazione l’aspetto sul quale dovresti focalizzarti è il come gestire il cambiamento tenendo sempre presente che la digitalizzazione è un mezzo per crescere e competere in un mondo sempre più concorrenziale e dinamico e non un passaggio dettato da una moda del momento.
Bisogna in primis fare leva su tutte le risorse in azienda, principalmente coloro dotate di leadership digitale, in grado cioè di pensare a un nuovo ecosistema che porti a una trasformazione organizzativa, operativa e comportamentale .
I tre modelli visti in precedenza (piramidale, funzionale ed a matrice) sono quelli più comuni e tradizionali. A seguito della digitalizzazione è emerso un nuovo modello operativo: il modello Holacracy.
Come suggerisce il nome si fonda sull’olocrazia, una politica aziendale egualitaria, in cui tutti i dipendenti godono di autorità e contribuiscono attivamente al processo produttivo.
Ciò significa che tale modello punta alla creazione di un ambiente di lavoro stimolante e flessibile, dove i lavoratori possano esprimere sé stessi, le proprie idee e la propria creatività.
Da un punto di vista pratico, l’organico è suddiviso in piccoli circoli mirati, ciascuno dei quali ha un preciso numero di compiti da svolgere ed un certo grado di responsabilità. L’asset organizzativo è in continuo mutamento, i team sono riorganizzati di volta in volta per ottimizzare la performance e la produttività.
Il sistema Holacracy risulta il modello ideale per raggiungere una leadership democratica in cui ogni risorsa della comunità aziendale abbia un ruolo di primo piano che contribuirà alla sua crescita professionale ed umana.
Implementare modelli organizzativi: qual è il primo passo?
In linea con quanto detto fino ad ora e considerando gli sviluppi della digitalizzazione, uno dei primi step per una nuova gestione di aspetti quali l’organigramma aziendale e in generale i modelli organizzativi, è iniziare a utilizzare uno strumento che ti permetta di digitalizzare e archiviare i documenti per renderli condivisibili e sicuri con le tue risorse aziendali.
Lo strumento migliore per fare questo è Kipy, disponibile sia per iOS che Android. L’app ti accompagna e ti guida rendendoti sereno, leggero e sicuro che i tuoi documenti siano organizzati al meglio e disponibili in ogni momento in formato digitale.
In generale per acquisire un documento cartaceo e trasformarlo in digitale su Kipy basta accedere all’app dal tuo smartphone e dopo aver inserito il tuo pin personale o usando il Face ID, è sufficiente cliccare sul segno + e scegliere la categoria del documento che vuoi caricare.
Come vedrai ce ne sono diverse. Se il documento che vuoi caricare non rientra nelle categorie citate non ti preoccupare, basta selezionare la voce “altro”.
Puoi allo stesso modo importare file già digitali, inserirli nell’app e archiviarli come ti spiegheremo a breve.
L’archiviazione digitale a portata di smartphone
Dopo aver caricato i tuoi documenti digitali su Kipy archiviarli sarà molto semplice. L’app li elaborerà e li salverà nel tuo archivio in pochi secondi.
Non solo, potrai in ogni momento consultare i tuoi appunti digitali nell’app ogni volta che vorrai.
Per farlo ti basterà entrare nell’app e cliccare sull’apposita icona “Archivio”. Come puoi notare nella tab in alto hai a disposizione tre sezioni: “Tutti”, “Condivisioni” e “Preferiti”.
Nella sezione “Tutti” puoi vedere e gestire tutti i documenti caricati su Kipy. In “Condivisioni” trovi documenti che ti sono stati condivisi da altre persone. Nei “Preferiti” invece puoi aggiungere un documento cliccando sui tre puntini che trovi nella schermata e scegliere “Aggiungi ai preferiti”.
Cliccando sulla lente di ingrandimento invece puoi fare una ricerca libera e trovare il documento archiviato che stai cercando.
Puoi ordinare i tuoi documenti cliccando sulla tab “Ordina” e decidere di ordinarli per data di modifica, data di scadenza, il nome del documento o gli ultimi condivisi da te.
Puoi filtrare i tuoi documenti per categoria o tag. Se preferisci vedere la preview del documento basta modificare la lista cliccando su “Griglia”.
E per i più pigri è possibile ricercare un documento anche con il solo utilizzo della voce grazie all’integrazione di Siri per Apple.
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto quanto sia importante avere un modello organizzativo aziendale, oltre a ribadire che la digitalizzazione è un processo graduale e complesso che richiede da un lato dipendenti preparati e consapevoli del cambiamento in atto, dall’altro manager in grado di accompagnare l’organizzazione verso un modello organizzativo al passo con i tempi.
È solo seguendo i nuovi modelli organizzativi, introducendo progressivamente le nuove tecnologie, che la digital transformation può diventare per la tua azienda una vera occasione di crescita e di sviluppo evitando che possa rivelarsi un passaggio di difficile implementazione e mal visto da parte dei lavoratori.
Segui i nostri consigli e organizza al meglio le attività della tua impresa.
FAQ – Domande frequenti
Quali sono i principali modelli di organizzazione aziendale?
I modelli organizzativi che possono essere adottati da un’azienda sono molti, ma ci sono alcuni, i principali che dipendono dalla direzione generale, questi sono tre: la struttura funzionale, la struttura divisionale, la struttura a matrice.
Cos'è il modello organizzativo aziendale?
Il Modello Organizzativo è un Sistema di Gestione interno all’azienda che organizza e soprattutto disciplina l’attività operativa dell’azienda.
Quali sono le tipologie di struttura organizzativa?
Le principali configurazioni di struttura organizzativa sono tre: struttura funzionale, struttura divisionale e struttura a matrice e ciascuna di esse trova rappresentazione in uno specifico organigramma.
