Tutti almeno una volta nella vita abbiamo provato tanta frustrazione davanti ad una multa ricevuta per non aver rispettato la scadenza di un nostro documento e di cui ci siamo completamente dimenticati.
Non ti vergognare di questo: capita a tutti e non sei certo l’unico ad aver commesso questo errore.
La patente, carta di identità, il passaporto, la tessera sanitaria … la lista è veramente lunga e è impossibile ricordare a memoria le date di scadenza dei nostri documenti.
Ecco perché è importante potersi affidare ad un’app che sia in grado di ricordarci quando scade il nostro documento (e di questo parleremo nel dettaglio in questo articolo).
Nel 2023 è diventato ormai indispensabile ricorrere alla digitalizzazione dei documenti cartacei. Lo abbiamo detto più volte che i vantaggi di questa scelta sono innumerevoli e vanno dalla sostenibilità ambientale alla riduzione dei costi e degli spazi di storage fisico fino alla dinamicità nella ricerca dei documenti, oltre a garantire una gestione moderna e realmente più veloce ed efficiente, sia per le aziende che per le persone comuni. Il tutto si traduce in un vantaggio economico e competitivo.
A questi vantaggi si aggiunge quello di poter ricordare in tempo scadenze e rinnovi così da evitare brutte sorprese. Ma quali sono le app che ci permettono di fare tutto questo?
Ti sembrerà strano ma sono pochissime le app che ti permettono di ricordare in tempo la scadenza dei tuoi documenti e che ti permettono di archiviare in maniera ordinata e veloce i tuoi documenti.
Ecco perché oggi vogliamo parlarti in maniera approfondita di quale app dovresti iniziare ad utilizzare per fare tutto questo.
Ma andiamo con ordine.
I vantaggi di utilizzare un’app per la gestione delle scadenze
Quando scade il bollo della tua auto? Quante volte te lo sei chiesto e quante altre volte ti sei ritrovato a pagare in ritardo?
Dimenticarsi di pagare capita a tutti ecco perché è importante farlo in tempo e con un certo preavviso, oltre che una buona dose di organizzazione.
Ogni giorno abbiamo innumerevoli attività da eseguire e portare avanti, impegni e cose da ricordare che mettono a dura prova il nostro cervello.
Immaginare di essere in grado di ricordarci tutte queste cose è pura utopia. La verità è che le nostre vite sono immerse in una tempesta di impegni che mettono a dura prova la nostra memoria ed il risultato è che spesso dimentichiamo scadenze importanti.
Solo quando riceviamo un danno dalle nostre dimenticanze ci accorgiamo di quanto sia importante poter contare su un aiuto per ricordare in tempo scadenze come il rinnovo della patente piuttosto che la scadenza dell’assicurazione della macchina e così via.
Il primo vantaggio di affidarsi ad un’app per la gestione delle scadenze dei nostri documenti sta proprio nel fatto che in questo mondo dimenticare sarà pressoché impossibile. Avremo infatti una notifica che ci avviserà in tempo e che ci ricorderà di pagare la nostra assicurazione in tempo.
Un altro vantaggio di non poco conto riguarda la riduzione di stress e ansia che spesso viene generata dal dover ricordare qualcosa senza poter avere un certo controllo. Il rischio di dimenticare si tramuta spesso in una perenne sensazione di aver mancato qualcosa, di non poter stare tranquilli.
Poi c’è il discorso della sicurezza ovvero di essere certi delle nostre scadenze e di poterle calendarizzare in un arco di tempo definitivo.
Tutto questo con la massima facilità organizzativa data dalla possibilità di poter contare su veri e propri archivi digitali.
Inoltre, come abbiamo visto in un articolo dedicato, tutti questi vantaggi si traducono anche in una maggior sicurezza degli accessi e del controllo delle attività sui documenti archiviati, riducendo i rischi di un eventuale errore umano.
Ti sembra poco?
Scadenze? Te le ricorda Kipy
Kipy è l’unica app che ti permette di archiviare in modo pratico e veloce tutti i tuoi documenti. Oltre quelli anagrafici è infatti possibile archiviare e tenere sempre con te i documenti bancari e assicurativi, quelli per la casa, per il lavoro, per i tuoi veicoli, per la scuola e perfino quelli relativi ai tuoi animali domestici.
A differenza di altre app permette anche di condividere in modo sicuro i tuoi documenti con altre persone, organizzare i documenti attraverso tag personalizzabili e di impostare reminder per i rinnovi prima delle scadenze.
Rappresenta una piccola rivoluzione digitale alla portata di tutti. Un vero e proprio portafoglio digitale nato con l’obiettivo di semplificare la vita delle persone nell’archiviazione di diverse tipologie di documenti di uso comune.
Per rafforzare il livello di sicurezza, soprattutto durante le condivisioni con un altro utente, è stato introdotto il Watermark, un testo da sovrapporre al documento come se fosse un timbro per evitarne l’utilizzo improprio.
Inoltre, è possibile condividere un documento protetto con un Pin di sicurezza: il destinatario riceve tramite mail un codice autogenerato dall’app di quattro cifre, necessario per aprire il documento.
Kipy tiene poi traccia di tutte le attività effettuate su ogni documento così da garantire il pieno controllo.
Il sistema di archiviazione digitale è organizzato in categorie specifiche per le quali l’algoritmo è in grado di identificare automaticamente le tipologie di documenti che si andranno a caricare. Il riconoscimento automatico dei dati è un aspetto fondamentale di questa tecnologia, in quanto consente all’app di individuarli ed estrapolarli, notificando le scadenze al bisogno.
Calendarizza le tue scadenze
Una volta scansionato, caricato e salvato il tuo documento sull’app è possibile inserire una data di scadenza del documento. In questo modo l’app ti invierà in maniera automatica una notifica ed una mail per ricordarti che il tuo documento sta per scadere.
Sempre all’interno di Kipy puoi attivare la calendarizzazione delle scadenze e inserire nel calendario le date di scadenze dei tuoi documenti. In questo modo avrai un calendario personalizzato, sempre consultabile, che ti aiuterà a non dimenticare e tenere la situazione sempre sotto controllo.
Conclusioni
Abbiamo visto perché è importante ricordare le scadenze dei tuoi documenti e quali sono i vantaggi di affidarsi ad un’app per la gestione delle tue scadenze.
Se la memoria ti inganna frequentemente segui il nostro consiglio: usa Kipy e vedrai che potrai organizzare al meglio i tuoi documenti ed evitare multe o brutte sorprese.
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FAQ – Domande frequenti
Dove condividere file online?
Kipy è l’unica app che ti permette di archiviare in modo pratico e veloce tutti i tuoi documenti. Oltre quelli anagrafici è infatti possibile archiviare e tenere sempre con te i documenti bancari e assicurativi, quelli per la casa, per il lavoro, per i tuoi veicoli, per la scuola e perfino quelli relativi ai tuoi animali domestici.
Come creare un file sharing?
Fai clic con il pulsante destro del mouse o tieni premuto su un file, quindi seleziona Concedi accesso a Utenti specifici. Seleziona un file, quindi seleziona la scheda Condividi nella parte superiore di Esplora file e infine, nella sezione Condividi con, scegli Utenti specifici.
Come condividere un file con più persone?
Nell’app Kipy, Seleziona il file o la cartella da condividere. Vai alla scheda Condividi, quindi selezionare Utenti specifici nella sezione Condividi con. Immetti gli indirizzi e-mail delle persone con cui vuoi condividere il file, seleziona Aggiungi per ciascuno di essi, quindi seleziona Condividi.
Come condividere un file in tempo reale?
Nell’app Kipy, Cliccando su Condividi documento vedrai due caselle, una dove potrai inserire l’email dell’utente al quale vorresti inviare e condividere il documento (anche più di uno); l’altra invece riguarda la durata della condivisione e in questo caso puoi scegliere per quanto tempo rendere accessibile il tuo documento con gli utenti scelti.
