L’archiviazione digitale ti permette di conservare documenti personali e aziendali che occuperebbero spazio fisico se lasciati nel tuo studio o in casa. Questa mole di materiale può occupare volumi significativi e spazio di archiviazione prezioso e costoso.
Come fare per evitarlo? Qual è il modo migliore per archiviare digitalmente i tuoi documenti aziendali? E soprattutto come evitare di perdere intere giornate affidandosi alla ricerca manuale di dati rilevanti?
In questo articolo vedremo tutti questi aspetti partendo dalle basi e ti consigliamo il modo più semplice e veloce per far sì che anche tu possa fare affidamento sull’archiviazione digitale.
Ma andiamo con ordine.
Cos’è l’archiviazione digitale?
L’archiviazione digitale consiste nella memorizzazione digitalizzata di qualsiasi documento proveniente dal ciclo attivo e passivo di un’azienda.
I documenti che vengono digitalizzati e archiviati, possono perciò variare dalla semplice presa visione aziendale comune a tutti i dipendenti, ai contratti annuali con i fornitori e molto altro.
L’archiviazione digitale dei documenti è diventata ormai una prassi molto comune in diversi tipi di aziende. Una pratica quindi necessaria per evitare che i documenti sotto forma cartacea – ingombranti e poco pratici – si accumulino in ufficio.
Rispetto a questo avevamo già visto in un precedente articolo sul metodo paperless e più in generale quando abbiamo analizzato il fenomeno della digitalizzazione, quali sono i vantaggi di eliminare il più possibile la carta.
L’archiviazione digitale offre ancora più benefici nel tempo e ti permette di avere tutto sotto controllo, a portata di click.
I vantaggi e i benefici dell’archiviazione digitale
Se dovessimo sintetizzare quelli che sono i vantaggi ed i benefici di affidarsi all’archiviazione digitale la prima cosa da sottolineare riguarda la facilità organizzativa dei file. Questi ultimi possono essere ritrovati facilmente negli archivi digitali corrispondenti come vedremo a breve.
Va da sé che non sarà quindi più necessario dedicare stanze apposite agli archivi fisici dei documenti che, una volta stampati, non verranno più consultati.
Potrai infatti firmare e archiviare un maggior numero di documenti senza oneri di spazio. Questo implica una riduzione dell’impatto ambientale da parte delle aziende, che eviteranno di stampare inutilmente su dei fogli di carta.
Anche la gestione dei flussi documentali aziendale viene facilitata con la possibilità di creare dei workflow appositi e favorendo la condivisione e tracciabilità delle informazioni in tempo reale.
Tutto questo garantisce, come abbiamo visto in un articolo dedicato (link), una maggior sicurezza degli accessi e del controllo delle attività sui documenti archiviati, riducendo i rischi di un eventuale errore umano.
Come archiviare i documenti in formato digitale
Se stai cercando un modo semplice, veloce e sicuro per archiviare i tuoi documenti in formato digitale allora devi assolutamente provare Kipy.
Disponibile sia per IOs che Android, l’app ti accompagna e ti guida rendendoti sereno, leggero e sicuro che i tuoi documenti siano organizzati al meglio e disponibili in ogni momento in formato digitale.
In generale per acquisire un documento cartaceo e trasformarlo in digitale su Kipy basta accedere all’app dal tuo smartphone e dopo aver inserito il tuo pin personale o usando il Face ID, clicca sul segno + e scegli la categoria del documento che vuoi caricare.
Come vedrai ce ne sono diverse. Se il documento che vuoi caricare non rientra nelle categorie citate non ti preoccupare, basta selezionare la voce “altro”.
Come archiviare i tuoi documenti digitali su Kipy
Dopo aver caricato i tuoi documenti digitali su Kipy archiviarli sarà molto semplice. L’app li elaborerà e li salverà nel tuo archivio in pochi secondi.
Non solo, potrai in ogni momento consultare i tuoi appunti digitali nell’app ogni volta che vorrai.
Per farlo ti basterà entrare nell’app e cliccare sull’apposita icona “Archivio”. Come puoi notare nella tab in alto hai a disposizione tre sezioni: “Tutti”, “Condivisioni” e “Preferiti”.
Nella sezione “Tutti” puoi vedere e gestire tutti i documenti caricati su Kipy. In “Condivisioni” trovi documenti che ti sono stati condivisi da altre persone. Nei “Preferiti” invece puoi aggiungere un documento cliccando sui tre puntini che trovi nella schermata e scegliere “Aggiungi ai preferiti”.
Cliccando sulla lente di ingrandimento invece puoi fare una ricerca libera e trovare il documento archiviato che stai cercando.
Puoi ordinare i tuoi documenti cliccando sulla tab “Ordina” e decidere di ordinarli per data di modifica, data di scadenza, il nome del documento o gli ultimi condivisi da te.
Puoi filtrare i tuoi documenti per categoria o tag. Se preferisci vedere la preview del documento basta modificare la lista cliccando su “Griglia”.
Conclusioni
Leggendo questo articolo avrai capito perché oggi il tema dell’archiviazione digitale è diventato così centrale. Offre numerosi vantaggi oltre alla riduzione di carta e spese necessarie per la stampa, condivisione e archiviazione dei documenti.
È in grado di annullare dei costi dello spazio fisico necessario per costruire un archivio tradizionale, così come del tempo che serve per gestire la classificazione del materiale, per ricercarlo per la consultazione e poi riporlo.
Inizia ad archiviare i tuoi documenti con Kipy!
L’App per i tuoi documenti personali. Dove e quando servono. Scarica Kipy gratis ora!
FAQ – Domande frequenti
Cosa si intende per archivio digitale?
Un archivio digitale è un complesso di documenti, di qualunque natura e formato, prodotti e acquisiti, in natura digitale, durante lo svolgimento della propria attività.
Quali sono i principali mezzi di archiviazione digitale?
5 metodi di archiviazione digitale documenti aziendali
- HHD e SSD.
- Chiavette usb e memory card.
- Servizi di cloud-storage.
- Network-attached storage (NAS)
- Storage Area Network (SAN)
Come archiviare i documenti digitali?
Dopo aver caricato i tuoi documenti digitali su Kipy archiviarli sarà molto semplice. L’app li elaborerà e li salverà nel tuo archivio in pochi secondi. Non solo, potrai in ogni momento consultare i tuoi appunti digitali nell’app ogni volta che vorrai.
Quali sono le tipologie di archivio?
I tipi di archivio possono essere:
- Un archivio corrente contiene i documenti necessari per il disbrigo degli affari correnti.
- Un archivio di deposito contiene i documenti non più necessari per il disbrigo degli affari correnti.
- Un archivio storico contiene i documenti destinati alla conservazione permanente.
