Nel 2023 è diventato ormai indispensabile ricorrere alla digitalizzazione dei documenti cartacei. I vantaggi di questa scelta sono innumerevoli e vanno dalla sostenibilità ambientale alla riduzione dei costi e degli spazi di storage fisico fino alla dinamicità nella ricerca dei documenti, oltre a garantire una gestione moderna e realmente più veloce ed efficiente, sia per le aziende che per le persone comuni.
Il tutto si traduce in un vantaggio economico e competitivo. Se ti stai ancora chiedendo perché la risposta è semplice. Ragionaci un attimo: quante volte ti capita di dover inviare un documento e di dover fare file interminabili per la consegna nel formato cartaceo?
Quanto tempo hai perso e soprattutto quanto tempo avresti risparmiato se avessi avuto la possibilità di inviarlo in formato digitale?
Se fino a ieri i documenti venivano accettati soltanto in forma cartacea oggi, grazie ad una maggiore attenzione normativa, i documenti digitali hanno acquisito una valenza formale e legale in ogni ambito.
Ecco perché oggi vogliamo parlarne in maniera approfondita.
Cosa si intende per digitalizzazione dei documenti?
Per digitalizzazione dei documenti si intende un processo che trasforma stabilmente un documento (o una procedura) che avveniva originariamente “offline” nella sua versione virtuale.
Spesso quest’attività viene associata al processo di dematerializzazione documentale (a breve vedremo qual è la differenza).
Stampare una copia dei documenti, rivederli uno ad uno, archiviarli senza perdere nulla o peggio ancora danneggiarli. E ancora recuperarli ogni volta che servono, ristamparli … è una grande perdita di tempo!
Tutto questo è tranquillamente evitabile grazie all’archiviazione digitale ovvero un complesso di documenti, di qualunque natura e formato, prodotti e acquisiti, in natura digitale, durante lo svolgimento della propria attività.
Ne abbiamo già parlato in un articolo dedicato al sistema paperless oltre a spiegare come è possibile scansionare un documento con il proprio smartphone.
Perché la digitalizzazione dei documenti è così importante?
Rinunciando alla carta possiamo in modo semplice e accessibile generare un proprio archivio documentale all’interno del quale si possono inserire file reperibili sul web in maniera istantanea, consultabili facilmente grazie agli indici, parole chiave e metadati.
Digitalizzare un documento come abbiamo già detto è diventato sempre più indispensabile per tutte le persone e in maniera particolare per le aziende. I vecchi archivi cartacei sono oramai un peso sia in termini di spazio che di manutenzione e fruibilità.
Digitalizzare documenti cartacei: i vantaggi
I vantaggi che derivano dalla digitalizzazione sono molteplici e alcuni li abbiamo già spiegati. E non è solo una questione di tempo!
Digitalizzare i documenti cartacei ci permette non soltanto una migliore organizzazione degli spazi dell’archivio ma anche e soprattutto una migliore categorizzazione degli stessi, ergo una maggiore semplicità nella consultazione.
Quello della digitalizzazione dei documenti cartacei è un tema molto discusso, oltre ad essere soggetto a notevoli controversie per quanto riguarda la gestione della privacy, come abbiamo visto in articolo dedicato proprio a questo tema.
Tornando ai vantaggi, la situazione pandemica causata dal COVID-19 ci ha insegnato che la possibilità di consultare pratiche in formato digitale è senza ombra di dubbio un aspetto che aumenta la sicurezza nei luoghi di lavoro.
I documenti digitali consentono inoltre una riduzione dell’archivio convenzionale ed una riduzione dei costi (minore quantità di carta che è in circolo).
Se hai ancora qualche dubbio devi sapere che le motivazioni che dovrebbero spingerti ad una transizione verso la digitalizzazione dei documenti cartacei non si ferma unicamente ai vantaggi concreti che supporta, ma viene anche favorita da degli obblighi legislativi che sono stati posti.
A partire dal 7 giugno 2021 infatti le pubbliche amministrazioni hanno dovuto adattarsi completamente al passaggio al digitale.
Tutto ciò è in atto a livello globale già da tempo e si propone l’obiettivo di far scomparire quasi del tutto il documento in forma cartacea. Anche la conservazione sostitutiva dei documenti sta andando verso questa direzione.
La conservazione di questi documenti è regolata dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale, tramite il d.lgs 7 marzo 2005:
Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida.
Ora hai compreso perché è così centrale il tema della digitalizzazione dei documenti cartacei?
Digitalizzazione e Dematerializzazione: quali sono le differenze?
All’apparenza possono sembrare due termini interscambiabili ma c’è una profonda differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione di un documento.
Dematerializzare un documento significa trasformare un documento cartaceo in un formato elettronico grazie all’utilizzo di supporti digitali. A questo scopo vengono solitamente utilizzati scanner, macchine fotografiche e smartphone.
Il processo di dematerializzazione è soggetto a numerosi limiti in quanto non è possibile modificare il file che viene generato (come nel caso dei timbri e le firme autografe).
Per documenti digitalizzati si intendono quei documenti che già di per sé vengono prodotti in formato digitale (come le fatture elettroniche emesse automaticamente in formato PDF da un software gestionale).
La differenza sta nell’origine del documento stesso: un documento dematerializzato nasce in formato cartaceo per poi essere trasformato in formato digitale; un documento digitalizzato è un documento che nasce direttamente su un supporto elettronico.
I documenti più adatti alla digitalizzazione
La digitalizzazione di un documento cartaceo deve seguire una procedura finalizzata ad assicurare non soltanto la qualità della digitalizzazione ma , soprattutto, la validità legale del documento digitalizzato.
Quando si opta per una dematerializzazione dei documenti si passa solitamente attraverso una conservazione sostitutiva, attraverso la quale la copia digitale acquista il vero e proprio valore legale che aveva in precedenza il documento cartaceo.
Questa conservazione come abbiamo visto viene regolamentata dal CAD, il codice dell’amministrazione digitale.
Attenzione però: non tutti i documenti cartacei hanno le caratteristiche tecniche legali per essere digitalizzati.
Ecco perché ti segnaliamo una lista di quei documenti che più di altri si prestano ad essere trasformati in formato digitale:
- fascicoli del personale
- fatture, ricevute fiscali, e scontrini fiscali
- libro giornale
- libro inventari
- registro degli acquisti
- registro dei corrispettivi
- registro delle fatture emesse
- stato patrimoniale
Al fine di assicurare l’autenticità dei documenti digitalizzati e la loro reperibilità, questo processo è rigidamente regolamentato e disciplinato da numerose leggi, come il decreto del presidente della Repubblica del 28 dicembre del 2000 numero 445, il decreto legislativo del 22 gennaio 2004, il decreto del presidente del consiglio dei ministri numero 42 del 22 febbraio 2013.
Ora la domanda che ti starai ponendo è: come faccio a digitalizzare i miei documenti cartacei?
Come digitalizzare i documenti cartacei: la soluzione
Se stai cercando un’app per digitalizzare i tuoi documenti allora Kipy può davvero esserti utile.
L’app ti accompagna e ti guida rendendoti sereno, leggero e sicuro che la gestione dei vari aspetti burocratici della vita quotidiana non sarà più un problema.
Per acquisire un documento cartaceo e trasformarlo in digitale basta accedere all’app dal tuo smartphone e dopo aver inserito il tuo pin personale o usando il Face ID, clicca sul segno + e scegli la categoria del documento che vuoi caricare.
Come vedrai ce ne sono diverse. Se il documento che vuoi caricare non rientra nelle categorie citate non ti preoccupare, basta selezionare la voce “altro”.
Facciamo finta che tu debba caricare la tua patente. Quindi seleziona la voce “Documenti anagrafici” e poi scegli “patente”. Sotto troverai tutti i consigli più utili per fare una scansione ottimale come ad esempio mettere il documento su una superficie piana con sfondo contrastante e facendo attenzione che non ci siano riflessi.
A questo punto inquadra il documento e l’app lo rivelerà in automatico, delineando i bordi in blu e scatterà una fotografia. La stessa operazione la farai per il retro del documento.
Ti accorgerai che il tuo documento sarà subito caricato su Kipy che lo elaborerà e ne estrarrà i dati principali. Puoi inoltre selezionare la carta del documento e salvare o integrare i suoi dati mancanti.
Terminati questi passaggi hai finito. Quanto tempo hai perso? Pochissimo. Non solo, potrai in ogni momento consultare il tuo documento nell’app ogni volta che vorrai.
In più con Kipy puoi caricare in un luogo sicuro anche tutti i documenti già presenti nel telefono!
Nella schermata troverai inoltre la data di scadenza e le persone con le quali hai condiviso il tuo documento. Nella terza sezione “cronologia” potrai consultare la storia del documento che tiene traccia di tutte le azioni compiute su di esso.
Come hai potuto vedere caricare e organizzare i tuoi documenti su Kipy è davvero semplice e veloce. Questo grazie all’Intelligenza Artificiale di cui è dotata l’app e che è in grado di riconoscere con uno sguardo i tuoi documenti personali e caricarli in un battito di ciglia.
Puoi organizzare i tuoi documenti in categorie e con etichette personali. Mai più documenti sparsi per casa!
Kipy ti suggerisce la migliore categoria per archiviarli sull’App ed etichettarli, così da velocizzare la ricerca e avere più tempo per te.
Potrai condividere i tuoi documenti con chi vuoi tu, in sicurezza e per tutto il tempo che desideri attraverso un link temporizzato e decidere di inserire un pin personale oppure una filigrana per essere certo che non finiscano in mani sbagliate.
L’app tiene traccia di tutte le attività effettuate su ogni documento così da garantirti il pieno controllo.
Le Scadenze dei documenti? Te le ricorda Kipy. Non devi più preoccuparti di ricordare quando scade la patente o quando pagare le spese condominiali: Kipy memorizza per te le scadenze e te le ricorda con una notifica.
Inoltre puoi sincronizzare le scadenze con il calendario del tuo smartphone collegandolo con Kipy e in questo modo sarà tutto ancora più facile.
Kipy protegge i tuoi documenti adottando misure tecniche e organizzative adeguate, previste dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE) 2016/679 “GDPR”.
Vengono effettuate sull’app attività ricorrenti di individuazione delle possibili vulnerabilità all’interno del codice sorgente e qualora necessario, la risoluzione delle stesse nel minor tempo possibile.
Vengono monitorate costantemente le eventuali minacce con l’implementazione di accorgimenti e miglioramenti a seguito di un’approfondita analisi del rischio.
La sicurezza dei tuoi documenti e dati è una condizione essenziale per offrire agli utenti un servizio di valore ed ecco spiegato il perchè Kipy è in cloud: per usufruire della visibilità, scalabilità e protezione perimetrale garantite dal provider.
I tuoi dati personali e i tuoi documenti su Kipy sono cifrati e nessuno ha la possibilità di vederli in chiaro se non tu. L’accesso all’App è protetto da un codice pin personale o dal riconoscimento biometrico.
L’App per i tuoi documenti personali. Dove e quando servono. Scarica Kipy gratis ora!
Conclusioni
Ormai avrai ben capito che digitalizzare un documento cartaceo è diventato indispensabile. I vantaggi di questa scelta li abbiamo visto uno ad uno e sono innumerevoli: sostenibilità ambientale, riduzione dei costi e degli spazi di storage fisico, dinamicità nella ricerca dei documenti, gestione moderna e realmente più veloce ed efficiente, sia per le aziende che per le persone comuni.
Se vuoi digitalizzare i tuoi documenti cartacei non farti prendere dal panico e inizia ad utilizzare l’app migliore per farlo: Kipy.
Vedrai che sarà molto semplice, veloce e sicuro!
FAQ – Domande frequenti
Cosa vuol dire digitalizzare un documento?
Si intende un processo che trasforma stabilmente un documento (o una procedura) che avveniva originariamente “offline” nella sua versione virtuale.
Quanto costa digitalizzare documenti?
Puoi digitalizzare i tuoi documenti cartacei gratuitamente scaricando l’app di Kipy.
Come dematerializzare i documenti?
Dematerializzare un documento significa trasformare un documento cartaceo in un formato elettronico grazie all’utilizzo di supporti digitali. A questo scopo vengono solitamente utilizzati scanner, macchine fotografiche e smartphone.
Quali sono i principali vantaggi della digitalizzazione dei documenti?
I vantaggi sono innumerevoli: sostenibilità ambientale, riduzione dei costi e degli spazi di storage fisico, dinamicità nella ricerca dei documenti, gestione moderna e realmente più veloce ed efficiente, sia per le aziende che per le persone comuni.
