Quando si parla di digitalizzazione dei processi aziendali bisogna da subito comprendere che ci si sta riferendo ad un concetto molto complesso collegato a molteplici aspetti (culturali, manageriali e organizzativi).
Non tutte le aziende hanno ancora compreso l’importanza di questo cambiamento e soprattutto questi processi vanno gestiti, come vedremo, adattandoli alla propria realtà, alla propria azienda.
Non c’è una metodologia che può essere generalizzata a tutte le tipologie di azienda ecco perché spesso questo comporta una vera e propria messa in discussione delle proprie strategie di business.
L’obiettivo è chiaro e quello a cui mirano tutti è: ottimizzare l’efficacia di ogni attività e di coinvolgere di più il consumatore, rendendo l’azienda capace di evolversi e di restare sempre un passo avanti ai propri competitor.
Al centro di questa visione ci sono le tecnologie digitali che risultano essere indispensabili per attuare questo profondo cambiamento per le aziende.
Quali le soluzioni migliori da adottare? Da dove partire e come sviluppare un percorso di digital transformation?
Cercheremo di rispondere a queste e tante altre domande in un articolo che potrà guidarti verso la digitalizzazione dei processi aziendali.
Digitalizzazione dei processi aziendali: che cosa significa?
La Digital Transformation (la trasformazione digitale in ambito aziendale) viene definita come quel cambiamento prodotto dall’applicazione trasversale ed efficace della tecnologia digitale a tutte le aree e a tutti i processi di un’organizzazione.
Dunque con il termine digitalizzazione aziendale si indica l’utilizzo di tecnologie e di dati digitali al fine di ottimizzare il business, di trasformare i processi aziendali e di creare un ambiente all’interno del quale le informazioni sono al centro del sistema.
Un processo che permette a tutte le aziende di integrare le nuove tecnologie e migliorare in termini di efficienza, costi e sprechi.
Quali sono gli elementi su cui si basa questa digitalizzazione? Ecco i principali:
- Applicazioni digitali;
- Creazione e/o ottimizzazione della rete di informazioni e di tutti i processi in azienda;
- Raccolta, analisi e conservazione dei dati aziendali.
- Struttura IT aggiornata;
Non bisogna dimenticare che la digitalizzazione comprende tutta l’azienda nella sua interezza (parte offline e online) ed è realmente possibile soltanto se si inizia ad investire in nuove tecnologie, in modo tale da sfruttare tutte quelle opportunità che sono offerte dall’era digitale.
Quali sono i settori ed i processi che possono essere digitalizzati?
Per rispondere a questa domanda dobbiamo integrare la premessa fatta poche righe fa: digitalizzare questi processi vuol dire ripensarli e ridisegnarli, sfruttando quei moduli di automazione e controllo che le piattaforme tecnologiche garantiscono.
Ecco alcuni passaggi fondamentali da seguire:
- Analisi
Dovrai analizzare tutti i tuoi processi di business, in modo tale da definire quali siano da digitalizzare.
- Creare una strategia
Fondamentale per evitare di incorrere in errori che potrebbero rovinare l’intero processo.
- Sviluppare un modello di business digitale
Trasformare il modello analogico di business dell’azienda in digitale. Pianificare questa transizione permette di assicurare una migliore riuscita del progetto.
- Automazione
Devi digitalizzare i processi da quelli più semplici a quelli chiave.
- Monitoraggio
Devi monitorare tutti i nuovi processi, usare le nuove soluzioni che hai introdotto in azienda e valutare se automatizzare altri flussi.
Quali sono i vantaggi della digitalizzazione aziendale?
La digitalizzazione dei processi aziendali offre una serie di vantaggi:
- Fluidità e condivisione delle informazioni;
- Gestione di grandi volumi di operazioni;
- Maggiore sicurezza e tracciabilità dei dati;
- Miglior servizio al cliente;
- Riduzione della carta e abbattimento dei costi ad essa legati (ecco perché si parla di sistema paperless);
- Riduzione delle operazioni manuali;
- Rispetto delle norme vigenti in materia di gestione documentale;
- Tracciabilità di tutte le operazioni e garanzia della corretta gestione di ogni attività aziendale.
Digitalizzazione dei processi: perché è importante per il successo delle imprese?
Non è eccessivo affermare che la digital trasformation sta cambiando il mondo e il modo in cui interagiamo. Ecco perché anche le imprese devono mettere in atto un processo di trasformazione digitale per migliorare la gestione e l’organizzazione aziendale.
Se analizziamo i principali vantaggi di questo processo ci accorgiamo che il potenziale guadagno riguarda:
Comunicazione più efficace: semplifica i passaggi di informazioni tra i membri del team e permette di comunicare i valori aziendali attraverso diversi mezzi e linguaggi allo scopo di aumentare la visibilità dei prodotti e dei servizi offerti.
Migliore Customer Experience: sempre più personalizzata con un’acquisizione di autorevolezza nel proprio settore.
Risparmio di spazio, tempo e risorse: la dematerializzazione documentale, l’informatizzazione e il Cloud Computing permettono di ridurre l’uso di carta e inchiostro per stampanti che si traduce non solo in un risparmio in termini economici e di spazio, ma anche in una riduzione dell’inquinamento ambientale. L’impiego dei nuovi strumenti tecnologici, insieme all’aggiornamento delle competenze e delle conoscenze, favorisce l’ottimizzazione dell’organizzazione produttiva e la possibilità di entrare in nuovi mercati;
Sicurezza: archiviare in sicurezza i dati attraverso la creazione di backup in cloud evitano il rischio di perdere informazioni importanti per la gestione del business.
A che punto è la digitalizzazione aziendale in Italia?
Come sono messe le imprese italiane? A dircelo è la ricerca sul rapporto tra imprese, innovazione e digitalizzazione 4.0 dell’Osservatorio Innovazione digitale nelle Pmi del Politecnico di Milano. Un’indagine che risale a inizio 2020 (non tiene in considerazione la spinta data dall’emergenza coronavirus).
Sebbene l’88% delle Pmi sia consapevole del fatto che le innovazioni digitali sono necessarie per lo sviluppo del business, soltanto il 26% di queste realtà in Italia ha raggiunto un livello di maturità tecnologica tale da consentire loro di competere sul mercato globale.
Digital transformation: come implementarla in azienda
Spesso sono le criticità e le situazioni d’emergenza il pungolo che scatena il bisogno di superare la consuetudine facendo leva sull’innovazione. La digitalizzazione aziendale ha i suoi tempi, i suoi metodi e va pianificata come un’evoluzione graduale, accompagnata con un piano di change management che coinvolge attivamente tutto il personale.
Il punto di partenza è sicuramente l’analisi approfondita delle esigenze di collaboratori, partner e clienti, accompagnata da un processo di assestamento, un’analisi e mappatura del processo che aiuti il management a comprenderne la reale efficienza delle procedure in essere e l’efficacia che si può raggiungere.
In questo modo migliorerà l’esperienza di ciascuno attraverso l’introduzione di metodologie innovative abilitate dal digitale. Le aree su cui agire principalmente riguardano i processi ed i flussi documentali.
Le piattaforme tecnologiche a supporto dei processi aziendali sono a loro volta contraddistinte da una user experience omogenea e integrata a prescindere dal dispositivo utilizzato, desktop o mobile. Questo consente da una parte di snellire le operazioni riducendo passaggi manuali, assicurando al tempo stesso maggiore controllo e trasparenza sull’esecuzione di ciascun task.
Permette inoltre di raccogliere una serie di dati che possono poi essere correlati e analizzati per verificare l’effettiva efficienza dei processi.
Se è vero che ad ogni azione corrisponde un effetto, la possibilità di comprendere il rapporto intrinseco tra cosa si fa, come lo si fa e quale risultato si ottiene diventa la chiave di volta per ottimizzare le varie filiere attraverso la reingegnerizzazione dei processi stessi.
Questo vale per qualsiasi ambito in cui un utente si relaziona a un touch point aziendale, dalla Unified collaboration alla Smart Logistics, passando per le attività di vendita e quelle di procurement tramite eCommerce.
L’App per i tuoi documenti personali: Kipy
Immagina di poter organizzare i documenti, digitalizzandoli in un archivio in cloud protetto attraverso un sistema di intelligenza artificiale in grado di leggere i dati dei file.
Kipy ti offre tutto questo e non solo. Creata dalla startup made in Italy Aida, è stata ideata dalle due giovani sorelle imprenditrici under 30 Maria Vittoria e Ludovica Lupi.
Disponibile sia per iOS che Android rappresenta una piccola rivoluzione digitale alla portata di tutti. Un vero e proprio portafoglio digitale nato con l’obiettivo di semplificare la vita delle persone nell’archiviazione di diverse tipologie di documenti di uso comune.
Un sistema pratico, al fine di averli sempre a portata di smartphone quando necessario e di poterli condividere, anche temporaneamente, con altri utenti in maniera protetta.
Per rafforzare il livello di sicurezza, soprattutto durante le condivisioni con un altro utente, è stato introdotto il Watermark, un testo da sovrapporre al documento come se fosse un timbro per evitarne l’utilizzo improprio.
Inoltre, è possibile condividere un documento protetto con un Pin di sicurezza: il destinatario riceve tramite mail un codice autogenerato dall’app di quattro cifre, necessario per aprire il documento.
Offre inoltre la condivisione multipla: un utente può decidere di inviare più documenti contemporaneamente a uno o più destinatari in un semplice passaggio.
Il sistema di archiviazione digitale è organizzato in tredici categorie specifiche per le quali l’algoritmo è in grado di identificare automaticamente le tipologie di documenti che si andranno a caricare. Il riconoscimento automatico dei dati è un aspetto fondamentale di questa tecnologia, in quanto consente all’app di individuarli ed estrapolarli, notificando le scadenze al bisogno.
Ma queste sono solo alcune delle possibilità che Kipy ti mette a disposizione.
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Conclusioni
Abbiamo visto quali sono i vantaggi di optare per una necessaria digitalizzazione dei processi aziendali. Grazie a questo articolo ora ti sarà più chiaro comprendere perché, se hai un’azienda, è importante che tu inizi ad abbracciare questo cambiamento.
I tuoi competitor si sono già mossi in questa direzione, altri lo stanno facendo ora. Tu cosa pensi di fare?
FAQ – Domande frequenti
Quali sono i vantaggi della digitalizzazione aziendale?
Tra i principali vantaggi della digitalizzazione delle imprese vi sono: Aumento della produttività Riduzione dei costi operativi. Maggiore raccolta e analisi dei dati.
Perché è importante la digitalizzazione?
Dal momento che si trova a gestire informazioni riservate, la conversione in digitale permette di creare archivi protetti e a norma, oltre che facilmente consultabili, archivi in cui le informazioni sono insomma conservate in maniera più sicura e sono più velocemente accessibili, con intuibili risparmi.
Cosa accade con la digitalizzazione integrale dei processi aziendali?
La digitalizzazione dei processi di un’azienda è anche utile ai fini del marketing. Infatti attraverso automatizzazioni e software conversazionali è possibile analizzare i comportamenti dei potenziali clienti o di quelli fidelizzati, intercettare i loro bisogni e ridurre la distanza tra cliente e azienda.
Come digitalizzare le aziende?
La digitalizzazione aziendale, infatti, può essere:
- Creare un Ecommerce per i servizi della propria impresa (solo il 10% delle piccole e medie imprese lo usa);
- Creare un App per i propri clienti o per far conoscere la propria impresa.
- Creare un nuovo modello di business.
- Creare una piattaforma digitale.
Cosa sono i processi di digitalizzazione?
Con il termine digitalizzazione aziendale si intende l’utilizzo di tecnologie e dati digitali per ottimizzare il business, trasformare i processi aziendali e creare un ambiente in cui le informazioni sono al centro del sistema.
