Come funziona la scansione OCR e il riconoscimento ottico dei caratteri

Cos’è l’OCR 

L’OCR è semplicemente un riconoscimento di testo ed è una tecnologia che permette di convertire tipi diversi di documenti ( file PDF, foto digitali) in dati modificabili e ricercabili.

Se ti capita spesso di ricevere un documento cartaceo è necessario creare un’immagine del documento per poter estrarre e riutilizzare le informazioni contenute in un documento scannerizzato, in una fotografia digitale o in un PDF di sola immagine.

Per farlo hai bisogno di un software OCR oppure utilizzare un’app in grado di svolgere la medesima operazione. L’app o software è in grado infatti di riconoscere i caratteri presenti nell’immagine, unirli per formare delle parole con cui creare delle frasi. 

In questo modo avrai accesso al contenuto dei documenti originali per poterli elaborare.

Cosa significa esattamente OCR? 

OCR sta per Optical Character Recognition ovvero il riconoscimento ottico dei caratteri e viene chiamato anche riconoscimento del testo.

Quale tecnologia utilizza l’OCR? 

Al di là del programma che utilizzerai, è importante conoscere qual è il meccanismo alla base dell’OCR.

Solitamente i programmi analizzano la struttura dell’immagine del documento, divide la pagina in elementi come blocchi di testo, tabelle, immagini. Le linee sono suddivise in parole e le parole in caratteri. 

Una volta distinti tutti i caratteri, il programma li confronta con una serie di immagini campione e crea diverse ipotesi su di quale lettera si possa trattare. Sulla base di queste ipotesi, analizza quindi i modi diversi per suddividere le linee in parole e le parole in caratteri. 

Dopo aver elaborato un elevato numero di probabilità di questo tipo, il programma OCR è infine in grado di prendere una decisione e di mostrare il testo riconosciuto.

I vantaggi della tecnologia OCR 

Una delle sfide più stimolanti per un’azienda che guarda al futuro è senza dubbio il passaggio dall’archiviazione cartacea al sistema del paperless, come abbiamo visto in un articolo dedicato a questo tema che trovi qui.

I vantaggi di questa scelta sono innumerevoli e vanno dalla sostenibilità ambientale alla riduzione dei costi e degli spazi di storage fisico fino alla dinamicità nella ricerca dei documenti, oltre a garantire una gestione aziendale moderna e realmente più veloce ed efficiente.

Il tutto si traduce in un vantaggio economico e competitivo che se sfruttato porterebbe la tua azienda ad avere una marcia in più.

Se fino a ieri i documenti venivano accettati soltanto in forma cartacea oggi, grazie ad una maggiore attenzione normativa, il paperless sta acquisendo valenza formale e legale in ogni ambito d’impresa.

La tecnologia OCR rafforza il processo di digitalizzazione convertendo immagini di testo in dati di testo che possono essere analizzati da altri software aziendali. 

Si possono dunque utilizzare i dati per eseguire analisi dei dati, semplificare le operazioni, automatizzare i processi e migliorare la produttività.

Ma oltre a questo quali sono i vantaggi offerti dall’OCR? Ecco i 3 principali vantaggi per un’azienda:

• Facile ricerca del testo

Le aziende possono convertire i propri documenti esistenti e nuovi in un archivio di conoscenze interamente ricercabile. Possono inoltre elaborare i database di testo automaticamente, utilizzando software di analisi dei dati per un’ulteriore elaborazione della conoscenza.

• Maggiore efficienza operativa

Si può migliorare l’efficienza utilizzando il software OCR per integrare automaticamente flussi di lavoro di documenti e flussi di lavoro digitali all’interno della propria azienda.

• Utilizzo dell’intelligenza artificiale

L’OCR è spesso parte di altre soluzioni di intelligenza artificiale che le aziende possono implementare. Tale tecnologia aiuta le aziende a prendere decisioni di marketing e operative migliori in grado di ridurre le spese e ottimizzare l’esperienza cliente.

Quali sono le tipologie di OCR?

A classificare le diverse tipologie di tecnologie OCR in base agli usi e alle applicazioni sono i data scientist. Ecco le diverse tipologie in sintesi

Software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) semplice

Funziona archiviando diversi font e pattern di immagini testuali sotto forma di modelli. Il software OCR utilizza algoritmi pattern-matching per confrontare immagini testuali, carattere per carattere, con il proprio database interno. Se il sistema abbina il testo parola per parola, è chiamato riconoscimento ottico delle parole. 

Software di riconoscimento dei caratteri intelligente

Utilizzano metodi avanzati che addestrano le macchine a comportarsi come gli umani attraverso l’utilizzo di software di machine learning. Un sistema di machine learning chiamato rete neurale analizza i testi a più livelli, processando ripetutamente l’immagine. Cerca diversi attributi dell’immagine, come curve, linee, intersezioni, cerchi, e combina i risultati di tutti questi livelli diversi di analisi per ottenere il risultato finale. 

Riconoscimento intelligente delle parole

Funziona con gli stessi principi dell’ICR ma elabora immagini di intere parole invece di pre-elaborare le immagini in caratteri.

Riconoscimento ottico dei segni

Identifica loghi, filigrane e altri simboli di testo in un documento.

Il sistema di scansione di Kipy utilizza l’OCR 

Kipy è l’unica app in grado di digitalizzare, archiviare e organizzare i tuoi documenti in maniera semplice e veloce. Ideata da due giovani sorelle imprenditrici under 30 Maria Vittoria e Ludovica Lupi, l’app utilizza l’OCR per l’estrazione di campi di testo associati a specifiche informazioni utilizzando il machine learning.

Consente un’automazione completa su diverse tipologie di documenti. Ha la capacità di adattarsi ai cambiamenti e consente l’elaborazione di documenti semi-strutturati.

L’app ti accompagna e ti guida rendendoti sereno, leggero e sicuro che la gestione dei vari aspetti burocratici della vita quotidiana non sarà più un problema.

Per acquisire un documento cartaceo e trasformarlo in digitale basta accedere all’app dal tuo smartphone e dopo aver inserito il tuo pin personale o usando il Face ID, clicca sul segno + e scegli la categoria del documento che vuoi caricare.

Come vedrai ce ne sono diverse. Se il documento che vuoi caricare non rientra nelle categorie citate non ti preoccupare, basta selezionare la voce “altro”. 

Facciamo finta che tu debba caricare la tua patente. Quindi seleziona la voce “Documenti anagrafici” e poi scegli “Patente”. Sotto troverai tutti i consigli più utili per fare una scansione ottimale come ad esempio mettere il documento su una superficie piana con sfondo contrastante e facendo attenzione che non ci siano riflessi.

A questo punto inquadra il documento e l’app lo rileverà in automatico, delineando i bordi in blu e scatterà una fotografia. La stessa operazione la farai per il retro del documento.

Ti accorgerai che il tuo documento sarà subito caricato su Kipy che lo elaborerà e ne estrarrà i dati principali. Potrai inoltre integrare i dati mancanti nell’apposita card del documento. Terminati questi passaggi hai finito. Quanto tempo hai perso? Pochissimo. Non solo, potrai in ogni momento consultare il tuo documento nell’app ogni volta che vorrai. 

In più con Kipy puoi caricare in un luogo sicuro anche tutti i documenti già presenti nel telefono!

Nella tab “documento” troverai inoltre la data di scadenza, nella sezione “condivisioni” vedrai le persone con le quali hai condiviso il tuo documento e nella sezione “cronologia” potrai consultare la storia del documento che tiene traccia di tutte le azioni compiute su di esso. 

Come hai potuto vedere caricare e organizzare i tuoi documenti su Kipy è davvero semplice e veloce. Questo grazie all’Intelligenza Artificiale di cui è dotata l’app e che è in grado di riconoscere con uno sguardo i tuoi documenti personali e caricarli in un battito di ciglia.

Puoi organizzare i tuoi documenti in categorie e con etichette personali. Mai più documenti sparsi per casa! 

Kipy ti suggerisce la migliore categoria per archiviarli sull’App ed etichettarli, così da velocizzare la ricerca e avere più tempo per te.

Potrai condividere i tuoi documenti con chi vuoi tu, in sicurezza e per tutto il tempo che desideri attraverso un link temporizzato e decidere di inserire un pin personale oppure una filigrana per essere certo che non finiscano in mani sbagliate.

L’app tiene traccia di tutte le attività effettuate su ogni documento così da garantirti il pieno controllo.

Le Scadenze dei documenti? Te le ricorda Kipy. Non devi più preoccuparti di ricordare quando scade la patente o quando pagare le spese condominiali: Kipy memorizza per te le scadenze e te le ricorda con una notifica. 

Inoltre puoi sincronizzare le scadenze con il calendario del tuo smartphone collegandolo con Kipy e in questo modo sarà tutto ancora più facile. 

Kipy protegge i tuoi documenti adottando misure tecniche e organizzative adeguate, previste dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE) 2016/679 “GDPR”.

Vengono effettuate sull’app attività ricorrenti di individuazione delle possibili vulnerabilità all’interno del codice sorgente e qualora necessario, la risoluzione delle stesse nel minor tempo possibile.

Vengono monitorate costantemente le eventuali minacce con l’implementazione di accorgimenti e miglioramenti a seguito di un’approfondita analisi del rischio.

La sicurezza dei tuoi documenti e dati è una condizione essenziale per offrire agli utenti un servizio di valore ed ecco spiegato il perchè Kipy è in cloud: per usufruire della visibilità, scalabilità e protezione perimetrale garantite dal provider. 

I tuoi dati personali e i tuoi documenti su Kipy sono cifrati e nessuno ha la possibilità di vederli in chiaro se non tu. L’accesso all’App è protetto da un codice pin personale o dal riconoscimento biometrico.

Conclusioni 

L’OCR offre innumerevoli vantaggi. Come abbiamo visto è in grado di farti guadagnare tempo e permetterti di creare un archivio dei tuoi documenti.

Se vuoi fare ordine e avere sempre a portato di click i tuoi documenti allora prova ad utilizzare Kipy.