Archiviazione documenti cartacei: come gestire la conservazione

Come archiviare documenti cartacei 

Se stai cercando un modo semplice, veloce e sicuro per archiviare i tuoi documenti in formato digitale allora devi assolutamente provare Kipy.

Disponibile sia per IOs che Android, l’app ti accompagna e ti guida rendendoti sereno, leggero e sicuro che i tuoi documenti siano organizzati al meglio e disponibili in ogni momento in formato digitale.

In generale per acquisire un documento cartaceo e trasformarlo in digitale su Kipy basta accedere all’app dal tuo smartphone e dopo aver inserito il tuo pin personale o usando il Face ID, è sufficiente cliccare sul segno + e scegliere la categoria del documento che vuoi caricare.

Come vedrai ce ne sono diverse. Se il documento che vuoi caricare non rientra nelle categorie citate non ti preoccupare, basta selezionare la voce “altro”.  

Puoi allo stesso modo importare file già digitalizzati, inserirli nell’app e archiviarli come ti spiegheremo a breve.

I documenti più adatti alla digitalizzazione 

Dopo aver caricato i tuoi documenti digitali su Kipy archiviarli sarà molto semplice. L’app li elaborerà e li salverà nel tuo archivio in pochi secondi.

Non solo, potrai in ogni momento consultare i tuoi appunti digitali nell’app ogni volta che vorrai. 

Per farlo ti basterà entrare nell’app e cliccare sull’apposita icona “Archivio”. Come puoi notare nella tab in alto hai a disposizione tre sezioni: “Tutti”, “Condivisioni” e “Preferiti”.

Nella sezione “Tutti” puoi vedere e gestire tutti i documenti caricati su Kipy. In “Condivisioni” trovi documenti che ti sono stati condivisi da altre persone. Nei “Preferiti” invece puoi aggiungere un documento cliccando sui tre puntini che trovi nella schermata e scegliere “Aggiungi ai preferiti”.

Cliccando sulla lente di ingrandimento invece puoi fare una ricerca libera e trovare il documento archiviato che stai cercando. 

Puoi ordinare i tuoi documenti cliccando sulla tab “Ordina” e decidere di ordinarli per data di modifica, data di scadenza, il nome del documento o gli ultimi condivisi da te.

Puoi filtrare i tuoi documenti per categoria o tag. Se preferisci vedere la preview del documento basta modificare la lista cliccando su “Griglia”. 

E per i più pigri è possibile ricercare un documento anche con il solo utilizzo della voce grazie all’integrazione di Siri per Apple.

I vantaggi di archiviare documenti cartacei 

Se dovessimo sintetizzare quelli che sono i vantaggi ed i benefici di affidarsi all’archiviazione digitale la prima cosa da sottolineare riguarda la facilità organizzativa dei file. Questi ultimi possono essere ritrovati facilmente negli archivi digitali corrispondenti come vedremo a breve.

Va da sé che non sarà quindi più necessario dedicare stanze apposite agli archivi fisici dei documenti che, una volta stampati, non verranno più consultati. 

Potrai infatti firmare e archiviare un maggior numero di documenti senza oneri di spazio. Questo implica una riduzione dell’impatto ambientale da parte delle aziende, che eviteranno di stampare inutilmente su dei fogli di carta.

Anche la gestione dei flussi documentali aziendale viene facilitata con la possibilità di creare dei workflow appositi e favorendo la condivisione e tracciabilità delle informazioni in tempo reale.

Tutto questo garantisce, come abbiamo visto in un articolo dedicato, una maggior sicurezza degli accessi e del controllo delle attività sui documenti archiviati, riducendo i rischi di un eventuale errore umano.

Differenza tra archiviazione digitale dei documenti e conservazione digitale 

Come abbiamo detto l’archiviazione digitale dei documenti consiste nella memorizzazione non normata di contenuti su un personal computer oppure su un supporto esterno. 

È un processo semplice ed immediato che implica la memorizzazione di un documento su un determinato supporto idoneo a memorizzare un documento scansionato su una chiave USB, sul proprio hard disk personale, direttamente su un software o all’interno di un app.

Se ci pensi bene archiviamo digitalmente dei documenti ogni giorno: per lavoro, per le proprie necessità, per studio e molto altro.

La conservazione digitale dei documenti invece rientra in un più ampio processo di gestione documentale perché implica la sostituzione della conservazione cartacea dei documenti con quella digitale degli stessi documenti.

Per conservazione digitale si intende quel processo che subentra dopo l’archiviazione, normato dall’art. 44 del Codice dell’Amministrazione digitale, e che mira a conservare nel tempo le informazioni, con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale, garantendo l’accessibilità dei dati.

Leggendo questo articolo avrai capito perché oggi il tema dell’archiviazione digitale è diventato così centrale. Offre numerosi vantaggi oltre alla riduzione di carta e spese necessarie per la stampa, condivisione e archiviazione dei documenti. 

È in grado di annullare dei costi dello spazio fisico necessario per costruire un archivio tradizionale, così come del tempo che serve per gestire la classificazione del materiale, per ricercarlo per la consultazione e poi riporlo.