Nel 2023 è diventato indispensabile ricorrere alla digitalizzazione dei documenti cartacei. I vantaggi di questa scelta sono innumerevoli e vanno dalla sostenibilità ambientale alla riduzione dei costi e degli spazi di storage fisico fino alla dinamicità nella ricerca dei documenti, oltre a garantire una gestione moderna e realmente più veloce ed efficiente, sia per le aziende che per le persone comuni.
Il tutto si traduce in un vantaggio economico e competitivo. Se ti stai ancora chiedendo perché la risposta è semplice. Ragionaci un attimo: quante volte ti capita di dover inviare un documento e di dover fare file interminabili per la consegna nel formato cartaceo?
Quanto tempo hai perso e soprattutto quanto tempo avresti risparmiato se avessi avuto la possibilità di inviarlo in formato digitale?
Se fino a ieri i documenti venivano accettati soltanto in forma cartacea oggi, grazie ad una maggiore attenzione normativa, i documenti digitali hanno acquisito una valenza formale e legale in ogni ambito.
Ecco perché oggi vogliamo parlarne in maniera approfondita.
Documenti digitali e benefici
I vantaggi che derivano dalla digitalizzazione dei tuoi documenti sono molteplici. Ci permette non soltanto una migliore organizzazione degli spazi dell’archivio ma anche e soprattutto una migliore categorizzazione degli stessi, ergo una maggiore semplicità nella consultazione.
Quello della digitalizzazione dei documenti è un tema molto discusso, oltre ad essere soggetto a notevoli controversie per quanto riguarda la gestione della privacy, come abbiamo visto in articolo dedicato proprio a questo tema.
Tornando ai vantaggi, la situazione pandemica causata dal COVID-19 ci ha insegnato che la possibilità di consultare pratiche in formato digitale è senza ombra di dubbio un aspetto che aumenta la sicurezza nei luoghi di lavoro.
I documenti digitali consentono inoltre una riduzione dell’archivio convenzionale ed una riduzione dei costi (minore quantità di carta che è in circolo).
Se hai ancora qualche dubbio devi sapere che le motivazioni che dovrebbero spingerti ad una transizione verso la digitalizzazione dei documenti cartacei non si ferma unicamente ai vantaggi concreti che supporta, ma viene anche favorita da degli obblighi legislativi che sono stati posti.
A partire dal 7 giugno 2021 infatti le pubbliche amministrazioni hanno dovuto adattarsi completamente al passaggio al digitale.
Tutto ciò è in atto a livello globale già da tempo e si propone l’obiettivo di far scomparire quasi del tutto il documento in forma cartacea. Anche la conservazione sostitutiva dei documenti sta andando verso questa direzione.
La conservazione di questi documenti è regolata dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale, tramite il d.lgs 7 marzo 2005:
Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida.
Ora hai compreso perché è così centrale il tema della digitalizzazione dei documenti cartacei?
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Kipy è l’unica app in grado di digitalizzare, archiviare e organizzare i tuoi documenti in maniera semplice e veloce. Ideata da due giovani sorelle imprenditrici under 30 Maria Vittoria e Ludovica Lupi, l’app utilizza l’OCR per l’estrazione di campi di testo associati a specifiche informazioni utilizzando il machine learning.
Consente un’automazione completa su diverse tipologie di documenti. Ha la capacità di adattarsi ai cambiamenti e consente l’elaborazione di documenti semi-strutturati.
L’app ti accompagna e ti guida rendendoti sereno, leggero e sicuro che la gestione dei vari aspetti burocratici della vita quotidiana non sarà più un problema.
Per acquisire un documento cartaceo e trasformarlo in digitale basta accedere all’app dal tuo smartphone e dopo aver inserito il tuo pin personale o usando il Face ID, clicca sul segno + e scegli la categoria del documento che vuoi caricare.
Come vedrai ce ne sono diverse. Se il documento che vuoi caricare non rientra nelle categorie citate non ti preoccupare, basta selezionare la voce “altro”.
Facciamo finta che tu debba caricare la tua patente. Quindi seleziona la voce “Documenti anagrafici” e poi scegli “Patente”. Sotto troverai tutti i consigli più utili per fare una scansione ottimale come ad esempio mettere il documento su una superficie piana con sfondo contrastante e facendo attenzione che non ci siano riflessi.
A questo punto inquadra il documento e l’app lo rileverà in automatico, delineando i bordi in blu e scatterà una fotografia. La stessa operazione la farai per il retro del documento.
Ti accorgerai che il tuo documento sarà subito caricato su Kipy che lo elaborerà e ne estrarrà i dati principali. Potrai inoltre integrare i dati mancanti nell’apposita card del documento. Terminati questi passaggi hai finito. Quanto tempo hai perso? Pochissimo. Non solo, potrai in ogni momento consultare il tuo documento nell’app ogni volta che vorrai.
In più con Kipy puoi caricare in un luogo sicuro anche tutti i documenti già presenti nel telefono!
Nella tab “documento” troverai inoltre la data di scadenza, nella sezione “condivisioni” vedrai le persone con le quali hai condiviso il tuo documento e nella sezione “cronologia” potrai consultare la storia del documento che tiene traccia di tutte le azioni compiute su di esso.
Come hai potuto vedere caricare e organizzare i tuoi documenti su Kipy è davvero semplice e veloce. Questo grazie all’Intelligenza Artificiale di cui è dotata l’app e che è in grado di riconoscere con uno sguardo i tuoi documenti personali e caricarli in un battito di ciglia.
Puoi organizzare i tuoi documenti in categorie e con etichette personali. Mai più documenti sparsi per casa!
Kipy ti suggerisce la migliore categoria per archiviarli sull’App ed etichettarli, così da velocizzare la ricerca e avere più tempo per te.
Potrai condividere i tuoi documenti con chi vuoi tu, in sicurezza e per tutto il tempo che desideri attraverso un link temporizzato e decidere di inserire un pin personale oppure una filigrana per essere certo che non finiscano in mani sbagliate.
L’app tiene traccia di tutte le attività effettuate su ogni documento così da garantirti il pieno controllo.
Le Scadenze dei documenti? Te le ricorda Kipy. Non devi più preoccuparti di ricordare quando scade la patente o quando pagare le spese condominiali: Kipy memorizza per te le scadenze e te le ricorda con una notifica.
Inoltre puoi sincronizzare le scadenze con il calendario del tuo smartphone collegandolo con Kipy e in questo modo sarà tutto ancora più facile.
Kipy protegge i tuoi documenti adottando misure tecniche e organizzative adeguate, previste dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE) 2016/679 “GDPR”.
Vengono effettuate sull’app attività ricorrenti di individuazione delle possibili vulnerabilità all’interno del codice sorgente e qualora necessario, la risoluzione delle stesse nel minor tempo possibile.
Vengono monitorate costantemente le eventuali minacce con l’implementazione di accorgimenti e miglioramenti a seguito di un’approfondita analisi del rischio.
La sicurezza dei tuoi documenti e dati è una condizione essenziale per offrire un servizio di valore ed ecco spiegato il perchè Kipy è in cloud: per usufruire della visibilità, scalabilità e protezione perimetrale garantite dal provider.
I tuoi dati personali e i tuoi documenti su Kipy sono cifrati e nessuno ha la possibilità di vederli in chiaro se non tu. L’accesso all’App è protetto da un codice pin personale o dal riconoscimento biometrico.
L’App per i tuoi documenti personali. Dove e quando servono. Scarica Kipy gratis ora!
Conclusioni
Ormai avrai ben capito che digitalizzare un documento è diventato indispensabile. I vantaggi di questa scelta li abbiamo visti uno ad uno e sono innumerevoli: sostenibilità ambientale, riduzione dei costi e degli spazi di storage fisico, dinamicità nella ricerca dei documenti, gestione moderna e realmente più veloce ed efficiente, sia per le aziende che per le persone comuni.
Se vuoi digitalizzare i tuoi documenti non farti prendere dal panico e inizia ad utilizzare l’app migliore per farlo: Kipy.
Vedrai che sarà molto semplice, veloce e sicuro!
FAQ – Domande frequenti
Cosa vuol dire digitalizzare un documento?
Si intende un processo che trasforma stabilmente un documento (o una procedura) che avveniva originariamente “offline” nella sua versione virtuale.
Quanto costa digitalizzare documenti?
Puoi digitalizzare i tuoi documenti cartacei gratuitamente scaricando l’app di Kipy.
Come dematerializzare i documenti?
Dematerializzare un documento significa trasformare un documento cartaceo in un formato elettronico grazie all’utilizzo di supporti digitali. A questo scopo vengono solitamente utilizzati scanner, macchine fotografiche e smartphone.
Quali sono i principali vantaggi della digitalizzazione dei documenti?
I vantaggi sono innumerevoli: sostenibilità ambientale, riduzione dei costi e degli spazi di storage fisico, dinamicità nella ricerca dei documenti, gestione moderna e realmente più veloce ed efficiente, sia per le aziende che per le persone comuni.
