Skip links
Published on: digitalizzazione documenti

Condividere documenti online in modo sicuro: ecco come fare con Kipy

   Tempo di lettura 9 minuti

Quanti documenti online ti capita di condividere ogni settimana? L’utilizzo dei documenti digitali rispetto a quelli originali ha velocizzato e accelerato lo scambio di dati, evitando spostamenti, file e perdite di tempo.

Ma siamo sicuri che quando condividiamo i nostri documenti online lo stiamo facendo in sicurezza?

Se con l’uso di documenti virtuali abbiamo guadagnato in termini di tempo, la sfida del presente resta quella della tutela della privacy e di evitare ogni tipo di rischio rispetto allo scambio telematico di questa documentazione.

Per poter raggiungere questo risultato bisogna avere cura della protezione di questi documenti e affidarsi a piattaforme sicure che garantiscano una reale sicurezza.

Della document security abbiamo già parlato in un articolo dedicato. Oggi vedremo nel concreto come condividere documenti online in modo assolutamente sicuro.

La condivisione privata dei documenti online è possibile? 

Condividere documenti online oggi è alla portata di tutti e sono tantissime le piattaforme che ce lo permettono. Con pochi click possiamo condividere qualsiasi tipo di documento con un nostro collega, amico o cliente in maniera veloce e quasi instantanea.

Tuttavia velocità non è sinonimo di sicurezza ed ecco che il rischio di incorrere in brutte soprese è sempre dietro l’angolo. Questo è uno dei pochi aspetti che spaventa ancora molte persone rispetto alla digitalizzazione e in generale nei riguardi dell’archiviazione digitale.

La sicurezza dei documenti rappresenta allo stesso tempo una sfida e un tema fondamentale per ognuno di noi. Questo è ancora più cruciale se si prende in riferimento il tema e l’importanza della digital transformation

La sicurezza dei nostri documenti (o document security) rientra nel più ampio tema della cybersecurity (la protezione di sistemi, reti e programmi da parte di attacchi digitali). Questi attacchi solitamente hanno il fine di accedere, trasformare e/o distruggere informazioni sensibili. 

Ed è proprio quello che devi assolutamente evitare.

Grazie alla protezione dei documenti è invece possibile memorizzare, creare e applicare ai documenti stessi tutte le impostazioni di riservatezza predefinite. In questo modo si può evitare che le informazioni contenute all’interno si diffondano e capitino nelle mani sbagliate. 

L’utilizzo di un sistema di document security consente di controllare il documento in modo semplice e continuativo, anche dopo averlo distribuito. 

Come? Attraverso un monitoraggio continuo che impedirà ad alcuni utenti di accedere al documento stesso ed avere così la situazione sempre sotto controllo.

Tutto questo nel pieno rispetto delle normative sulla privacy e per dare garanzia di un’adeguata crittografia dei documenti digitali, facendo in modo che i dati archiviati siano accessibili soltanto a persone autorizzate.

Lo sappiamo che non è facile ma sicuramente è fondamentale ed è arrivato il momento di spiegarti come farlo senza renderti la vita più complicata di quanto lo è già.

condivisione documenti

Come condividere i documenti online con Kipy

Kipy è l’unica app che ti permette di archiviare in modo pratico e veloce tutti i tuoi documenti. Oltre quelli anagrafici è infatti possibile archiviare e tenere sempre con te i documenti bancari e assicurativi, quelli per la casa, per il lavoro, per i tuoi veicoli, per la scuola e perfino quelli relativi ai tuoi animali domestici. 

A differenza di altre app permette anche di condividere in modo sicuro i tuoi documenti con altre persone, organizzare i documenti attraverso tag personalizzabili e di impostare reminder per i rinnovi prima delle scadenze. 

Rappresenta una piccola rivoluzione digitale alla portata di tutti. Un vero e proprio portafoglio digitale nato con l’obiettivo di semplificare la vita delle persone nell’archiviazione di diverse tipologie di documenti di uso comune. 

Per rafforzare il livello di sicurezza, soprattutto durante le condivisioni con un altro utente, è stato introdotto il Watermark, un testo da sovrapporre al documento come se fosse un timbro per evitarne l’utilizzo improprio.

Inoltre, è possibile condividere un documento protetto con un Pin di sicurezza: il destinatario riceve tramite mail un codice autogenerato dall’app di quattro cifre, necessario per aprire il documento. 

Kipy tiene poi traccia di tutte le attività effettuate su ogni documento così da garantire il pieno controllo.

Il sistema di archiviazione digitale è organizzato in categorie specifiche per le quali l’algoritmo è in grado di identificare automaticamente le tipologie di documenti che si andranno a caricare. Il riconoscimento automatico dei dati è un aspetto fondamentale di questa tecnologia, in quanto consente all’app di individuarli ed estrapolarli, notificando le scadenze al bisogno.

Condivisione documento con Kipy: ecco come fare

Per prima cosa assicurati di aver caricato in maniera corretta il tuo documento su Kipy. Se non sai Come scansionare un documento digitale con Kipy ink o non hai ancora letto l’articolo Come archiviare un documento con Kipy ti invitiamo a farlo ora.

Una volta che il tuo documento è stato caricato e archiviato potrai visualizzarlo nel tuo archivio o nella sezione ultimi file caricati. Su quest’ultima troverai tre puntini a destra. Cliccando sui tre puntini ti si aprirà una schermata come questa in basso.

kipy condivisione documenti

Cliccando su Condividi documento vedrai due caselle, una dove potrai inserire l’email dell’utente al quale vorresti inviare e condividere il documento (anche più di uno); l’altra invece riguarda la durata della condivisione e in questo caso puoi scegliere per quanto tempo rendere accessibile il tuo documento con gli utenti scelti e se permettere a questi ultimi di ricondividere il documento (spuntando la barra Permesso di condivisione).

condivisione documenti online kipy

Cliccando su Continua in basso ti si aprirà una nuova schermata dove sarà possibile aggiungere una filigrana e proteggere il tuo documento con un pin di sicurezza. In questo modo chi riceverà il documento condiviso avrà anche un Pin autogenerato da inserire per potervi accedere.

La filigrana è un testo o un logo da sovrapporre al documento come se fosse un timbro. In questo modo è possibile garantire che i documenti importanti non vengano utilizzati in modo improprio. Ti aiuta a proteggere il tuo documento e non consente ad altri di utilizzarlo senza il tuo permesso.

kipy condivisione documenti online

A questo punto ti basta cliccare su Condividi ed il gioco è fatto. In questo modo avrai condiviso correttamente il tuo documento e lo avrai fatto nella maniera più sicura possibile.

L’App per i tuoi documenti personali. Dove e quando servono. Scarica Kipy gratis ora!

Conclusioni

Come hai potuto capire ci sono tantissimi modi per condividere un documento online ma solo Kipy ti permette di farlo in totale sicurezza.

Se il tuo obiettivo è essere sicuro che il tuo documento non finisca nelle mani sbagliate inizia ad usare subito l’app e vedrai che in pochi click i tuoi documenti saranno condivisi con chi vorrai tu e per quanto tempo lo vorrai.

FAQ – Domande frequenti

Dove condividere file online?

Kipy è l’unica app che ti permette di archiviare in modo pratico e veloce tutti i tuoi documenti. Oltre quelli anagrafici è infatti possibile archiviare e tenere sempre con te i documenti bancari e assicurativi, quelli per la casa, per il lavoro, per i tuoi veicoli, per la scuola e perfino quelli relativi ai tuoi animali domestici. 

Come creare un file sharing?

Fai clic con il pulsante destro del mouse o tieni premuto su un file, quindi seleziona Concedi accesso a > Utenti specifici. Seleziona un file, quindi seleziona la scheda Condividi nella parte superiore di Esplora file e infine, nella sezione Condividi con, scegli Utenti specifici.

Come condividere un file con più persone?

Seleziona il file o la cartella da condividere. Vai alla scheda Condividi, quindi selezionare Utenti specifici nella sezione Condividi con. Immetti gli indirizzi e-mail delle persone con cui vuoi condividere il file, seleziona Aggiungi per ciascuno di essi, quindi seleziona Condividi.

Come condividere un file in tempo reale?

Cliccando su Condividi documento vedrai due caselle, una dove potrai inserire l’email dell’utente al quale vorresti inviare e condividere il documento (anche più di uno); l’altra invece riguarda la durata della condivisione e in questo caso puoi scegliere per quanto tempo rendere accessibile il tuo documento con gli utenti scelti.