La gestione dei documenti aziendali è un tema spesso sottovalutato ma in realtà è indispensabile per la buona salute ed il successo dell’azienda.
Altrettanto importante risulta la protocollazione dei documenti, soprattutto in ambito digitale, ed è un processo fondamentale per garantire la corretta organizzazione, archiviazione e tracciabilità dei documenti aziendali.
Ma come avviene la protocollazione dei documenti? E come si applica un protocollo? In questo articolo approfondiamo l’importanza della protocollazione dei documenti aziendali e come questa può migliorare l’efficienza, la produttività e la sicurezza dell’azienda, anche in un’ottica di conservazione digitale.
Protocollazione informatica dei documenti
La protocollazione consiste nell’attività di registrazione di un documento a un protocollo. Si tratta di un’operazione – regolamentata anche dal DPR 445/2000 TU – in cui i documenti ricevuti o spediti vengono inseriti all’interno di un registro (il protocollo).
Protocollare un documento è molto importante perchè risponde alla necessità di registrare secondo norma i documenti, facilitandone al contempo la conservazione.
Gestione documentale e Protocollo informatico: la normativa
Per arrivare oggi alla protocollazione informatica dei documenti integrata in un flusso documentale completo si è passato negli anni attraverso tutta una serie di norme emanate appositamente.
Ecco le tappe fondamentali di questo percorso legislativo:
Legge n. 221 del 17/12/2012: Nasce l’Agenda Digitale Italiana. All’interno di questa legge, agli articoli 1 e 4, vengono stabilite le regole per il documento digitale unificato e il domicilio digitale. Questo è stato uno dei primi input per la diffusione delle PEC e per accelerare il processo di informatizzazione delle aziende, entrando sempre di più nel concetto di gestione informatica dei documenti.
DCPM 3 dicembre 2013: contiene le regole tecniche in materia di protocollo informatico. In tale decreto viene previsto il manuale delle gestione documentale, ed a tal fine il protocollo informatico definisce la struttura tecnica per l’implementazione del processo di digitalizzazione.
DCPM 8 12 gennaio 13 novembre 2014: nasce e viene attuato il CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale. Viene regolamentata la dematerializzazione e le regole per la produzione di copie conformi.
Nel 2014 vengono pubblicate le regole tecniche per la conservazione digitale. Queste garantiscono ai documenti conservati le caratteristiche di:
1. Autenticità
2. Integrità
3. Affidabilità
4. Reperibilità
5. Leggibilità
Quest’ultimo punto è probabilmente il più importante per quel che riguarda il processo documentale di un’azienda e l’importanza della protocollazione, in quanto con l’attribuzione di un codice identificativo univoco al documento e la sua protocollazione, si sancisce la sua nascita digitale all’interno dell’archivio elettronico dove può mantenere immutate le caratteristiche appena elencate.
Protocollare un documento: come si fa
La protocollazione dei documenti è un‘operazione unica e progressiva, da effettuare annualmente. Viene avviata al 1° gennaio per terminare al 31 dicembre dello stesso anno.
Durante questa fase i documenti aziendali devono essere inseriti all’interno del registro, andandone a specificare:
- Identificativo univoco del documento;
- Data di ricezione;
- Mittente.
Di norma, oltre a questi tre elementi, si aggiunge anche un breve riassunto del contenuto del documento.
Un ruolo particolarmente importante è però rivestito dal titolario di classificazione, sistema che segnala l’ordine di archiviazione dei documenti, secondo categorie, titoli, classi o ulteriori sezioni, ciascuna segnalata da un numero o da una lettera.
A seconda della natura dei documenti da fascicolare, la protocollazione può avvenire in maniera informatica digitale, oppure cartacea.
In particolare con il DPCM del 3 dicembre 2013 sono state chiarite le regole tecniche in materia di protocollo informatico. Il 2014 ha poi segnato un’ulteriore svolta, delineando le regole tecniche per la conservazione digitale.
Gestire i flussi documentali con il protocollo digitale
La digitalizzazione come abbiamo spesso detto è un processo che porta con sé infrastrutture tanto complesse quanto efficienti, andando a velocizzare e facilitare operazioni che, altrimenti, occuperebbero tempo e risorse ingenti.
Grazie a questa evoluzione gestire i flussi documentali con il protocollo digitale non può che agevolare la corretta registrazione del protocollo, la sua assegnazione, classificazione, fascicolazione e reperimento all’interno dell’archivio.
Il protocollo digitale va inteso come un supporto funzionale nel garantire l’interoperabilità tra i sistemi aziendali, la sicurezza e il completo controllo dei documenti archiviati.
I vantaggi ottenibili da questo tipo di supporto sono molteplici:
- Accesso ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo;
- Facilità di fruizione grazie all’utilizzo di piattaforme intuitive.
- Ottimizzazione dei processi aziendali;
- Riduzione dei tempi e dei costi per la gestione dei flussi;
- Riduzione dello spazio fisico richiesto per l’archiviazione;
- Sicurezza e protezione dei documenti garantita;
Protocollazione documenti: perché è così importante in un’azienda
Protocollare un documento è un’operazione importante, in quanto permette di registrare secondo norma i documenti, andando a classificarli a seconda della categoria e facilitandone poi il processo di conservazione e di reperimento, eliminando, al contempo, gli ostacoli dati dal registro cartaceo.
Questo processo permette di conferire veridicità e autenticità al documento annotato all’interno del protocollo.
Tra le categorie escluse dalla registrazione obbligatoria a protocollo troviamo:
- Gazzette ufficiali;
- Bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione;
- Note di ricezione delle circolari;
- Materiali statistici;
- Atti preparatori interni;
- Certificazioni anagrafiche;
- Giornali;
- Materiali pubblicitari;
- Ferie, certificati medici del personale, ecc.
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Per rafforzare il livello di sicurezza, soprattutto durante le condivisioni con un altro utente, è stato introdotto il Watermark, un testo da sovrapporre al documento come se fosse un timbro per evitarne l’utilizzo improprio.
Inoltre, è possibile condividere un documento protetto con un Pin di sicurezza: il destinatario riceve tramite mail un codice autogenerato dall’app di quattro cifre, necessario per aprire il documento.
Offre inoltre la condivisione multipla: un utente può decidere di inviare più documenti contemporaneamente a uno o più destinatari in un semplice passaggio.
Il sistema di archiviazione digitale è organizzato in tredici categorie specifiche per le quali l’algoritmo è in grado di identificare automaticamente le tipologie di documenti che si andranno a caricare. Il riconoscimento automatico dei dati è un aspetto fondamentale di questa tecnologia, in quanto consente all’app di individuarli ed estrapolarli, notificando le scadenze al bisogno.
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Conclusioni
Dopo aver letto questo articolo avrai ben capito che non bisogna assolutamente sottovalutare la gestione dei documenti aziendali. Se vuoi che la tua azienda abbia successo nel tempo questa attività è indispensabile.
Grazie alla protocollazione dei documenti come abbiamo visto potrai organizzare, archiviare e tracciare i documenti aziendali senza troppi problemi.
Utilizzando Kipy tutto questo sarà facile, veloce e sicuro!
FAQ – Domande frequenti
Quali sono i documenti che devono essere protocollati?
Secondo quanto previsto dall’art. 53 comma 5 del DPR 445/20000 TU sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici.
Come si protocolla un documento comune?
Tutta la documentazione inviata al Comune deve essere registrata al Protocollo con un numero progressivo, associato al mittente e alla data di presentazione. Ogni documento è classificato tramite un “Titolario” nel quale sono individuati, per categorie, classi e fascicoli, tutte le pratiche ricevute dal Comune.
Qual è lo scopo del protocollo?
Il protocollo è uno strumento tecnico costituito dall’insieme delle procedure e dagli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati con finalità giuridico-probatorie e gestionali; certifica l’avvenuta ricezione o spedizione di un documento, la sua data e provenienza, indipendentemente dalla sua regolarità.
Cosa significa comunicazione protocollata?
Come suggerisce il nome, la protocollazione è l’atto di registrazione di un documento in un protocollo. Con la protocollazione vengono riportati nel registro tutti i più importanti dati identificativi relativi ai documenti inviati o ricevuti.