Cosa significa protocollare un documento? A cosa serve e come farlo

Protocollazione informatica dei documenti 

La protocollazione consiste nell’attività di registrazione di un documento a un protocollo. Si tratta di un’operazione – regolamentata anche dal DPR 445/2000 TU – in cui i documenti ricevuti o spediti vengono inseriti all’interno di un registro (il protocollo). 

Protocollare un documento è molto importante perchè risponde alla necessità di registrare secondo norma i documenti, facilitandone al contempo la conservazione. 

Gestione documentale e Protocollo informatico: la normativa 

Per arrivare oggi alla protocollazione informatica dei documenti integrata in un flusso documentale completo si è passato negli anni attraverso tutta una serie di norme emanate appositamente.

Ecco le tappe fondamentali di questo percorso legislativo:

Legge n. 221 del 17/12/2012: Nasce l’Agenda Digitale Italiana. All’interno di questa legge, agli articoli 1 e 4, vengono stabilite le regole per il documento digitale unificato e il domicilio digitale. Questo è stato uno dei primi input per la diffusione delle PEC e per accelerare il processo di informatizzazione delle aziende, entrando sempre di più nel concetto di gestione informatica dei documenti.

DCPM 3 dicembre 2013: contiene le regole tecniche in materia di protocollo informatico. In tale decreto viene previsto il manuale delle gestione documentale, ed a tal fine il protocollo informatico definisce la struttura tecnica per l’implementazione del processo di digitalizzazione.

DCPM 8 12 gennaio 13 novembre 2014: nasce e viene attuato il CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale. Viene regolamentata la dematerializzazione e le regole per la produzione di copie conformi.

Nel 2014 vengono pubblicate le regole tecniche per la conservazione digitale. Queste garantiscono ai documenti conservati le caratteristiche di:
1. Autenticità
2. Integrità
3. Affidabilità
4. Reperibilità
5. Leggibilità

Quest’ultimo punto è probabilmente il più importante per quel che riguarda il processo documentale di un’azienda e l’importanza della protocollazione, in quanto con l’attribuzione di un codice identificativo univoco al documento e la sua protocollazione, si sancisce la sua nascita digitale all’interno dell’archivio elettronico dove può mantenere immutate le caratteristiche appena elencate.

Protocollare un documento: come si fa 

La protocollazione dei documenti è un‘operazione unica e progressiva, da effettuare annualmente. Viene avviata al 1° gennaio per terminare al 31 dicembre dello stesso anno. 

Durante questa fase i documenti aziendali devono essere inseriti all’interno del registro, andandone a specificare:

• Identificativo univoco del documento;

• Data di ricezione;

• Mittente. 

Di norma, oltre a questi tre elementi, si aggiunge anche un breve riassunto del contenuto del documento. 

Un ruolo particolarmente importante è però rivestito dal titolario di classificazione, sistema che segnala l’ordine di archiviazione dei documenti, secondo categorie, titoli, classi o ulteriori sezioni, ciascuna segnalata da un numero o da una lettera. 

A seconda della natura dei documenti da fascicolare, la protocollazione può avvenire in maniera informatica digitale, oppure cartacea. 

In particolare con il DPCM del 3 dicembre 2013 sono state chiarite le regole tecniche in materia di protocollo informatico. Il 2014 ha poi segnato un’ulteriore svolta, delineando le regole tecniche per la conservazione digitale.

Gestire i flussi documentali con il protocollo digitale 

La digitalizzazione come abbiamo spesso detto è un processo che porta con sé infrastrutture tanto complesse quanto efficienti, andando a velocizzare e facilitare operazioni che, altrimenti, occuperebbero tempo e risorse ingenti. 

Grazie a questa evoluzione gestire i flussi documentali con il protocollo digitale non può che agevolare la corretta registrazione del protocollo, la sua assegnazione, classificazione, fascicolazione e reperimento all’interno dell’archivio. 

Il protocollo digitale va inteso come un supporto funzionale nel garantire l’interoperabilità tra i sistemi aziendali, la sicurezza e il completo controllo dei documenti archiviati. 

I vantaggi ottenibili da questo tipo di supporto sono molteplici: 

• Accesso ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo;
• Facilità di fruizione grazie all’utilizzo di piattaforme intuitive. 
• Ottimizzazione dei processi aziendali;
• Riduzione dei tempi e dei costi per la gestione dei flussi;
• Riduzione dello spazio fisico richiesto per l’archiviazione;
• Sicurezza e protezione dei documenti garantita; 

Protocollazione documenti: perché è così importante in un’azienda 

Protocollare un documento è un’operazione importante, in quanto permette di registrare secondo norma i documenti, andando a classificarli a seconda della categoria e facilitandone poi il processo di conservazione e di reperimento, eliminando, al contempo, gli ostacoli dati dal registro cartaceo. 

Questo processo permette di conferire veridicità e autenticità al documento annotato all’interno del protocollo. 

Tra le categorie escluse dalla registrazione obbligatoria a protocollo troviamo: 

• Gazzette ufficiali;
• Bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione;
• Note di ricezione delle circolari;
• Materiali statistici;
• Atti preparatori interni;
• Certificazioni anagrafiche; 
• Giornali;
• Materiali pubblicitari;
• Ferie, certificati medici del personale, ecc. 

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Per rafforzare il livello di sicurezza, soprattutto durante le condivisioni con un altro utente, è stato introdotto il Watermark, un testo da sovrapporre al documento come se fosse un timbro per evitarne l’utilizzo improprio.

Inoltre, è possibile condividere un documento protetto con un Pin di sicurezza: il destinatario riceve tramite mail un codice autogenerato dall’app di quattro cifre, necessario per aprire il documento.

Offre inoltre la condivisione multipla: un utente può decidere di inviare più documenti contemporaneamente a uno o più destinatari in un semplice passaggio.

Il sistema di archiviazione digitale è organizzato in tredici categorie specifiche per le quali l’algoritmo è in grado di identificare automaticamente le tipologie di documenti che si andranno a caricare. Il riconoscimento automatico dei dati è un aspetto fondamentale di questa tecnologia, in quanto consente all’app di individuarli ed estrapolarli, notificando le scadenze al bisogno.

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