Come essere produttivi davvero: elimina la procrastinazione

Cosa significa essere produttivi? 

Se parliamo di produttività l’immagine più sbagliata che possiamo associare è quella della catena di montaggio anni ’60. È esattamente l’opposto.

Aumentare la produttività significa ottenere di più con meno. Solo in questo modo saremo più liberi e avere maggiori possibilità di successo.

I benefici della produttività 

È inutile girarci intorno: la produttività è un parametro decisivo per determinare il successo e la sostenibilità nel tempo di qualsiasi attività, business compreso. 

Dal punto di vista prettamente aziendale un miglioramento dal punto di vista della produzione porta a un aumento della redditività, facendo registrare più alti margini di profitto. Va di pari passo il fatto che ad un maggior rendimento corrisponderà una posizione più forte e competitiva sul mercato. 

Riuscire a migliorare il rendimento dei lavoratori di un’impresa ha ripercussioni positive sulla sua stabilità e sulla sua crescita.

Essere più produttivi porta ad un senso di appagamento maggiore, aumenta la motivazione e favorisce la retention. 

Lista di 8 consigli per essere produttivi

Se vuoi essere realmente produttivo ecco 8 consigli che ti aiuteranno a raggiungere il tuo obiettivo:

1. Semplifica l’ambiente lavorativo

Il tuo ambiente lavorativo influenza in maniera significativa la tua produttività e la tua concentrazione. Cerca di ridurre il più possibile le distrazioni esterne per concentrarti più facilmente sulle attività da svolgere. Semplificando l’ambiente lavorativo e trovando soluzioni per eliminare le distrazioni comuni, puoi concentrarti e trovare uno stato di flow.

2. Usa le strategie di gestione del tempo

È inutile nascondersi: tutti procrastiniamo. Quando si parla di aumentare la produttività e svolgere attività importanti, l’obiettivo è ridurre la procrastinazione, così da non passare tutta la giornata davanti ai social media.

Le tecniche di gestione del tempo servono per affrontare le attività con la giusta mentalità, ridurre la procrastinazione e aumentare la produttività sul luogo di lavoro. Pianificare in anticipo il modo in cui lavorerai alle attività ti può aiutare a concentrarti. 

Esistono diverse tecniche di gestione del tempo create per aiutarti ad aumentare la produttività e di cui abbiamo parlato anche in altri articoli:

Timeboxing 

Il timeboxing è una strategia di gestione del tempo basata su obiettivi che ti aiuta ad aumentare la produttività e ridurre gli indugi. Quando crei un blocco di tempo (“timebox” appunto) ti poni l’obiettivo di completare l’attività entro un determinato lasso di tempo.

Questo ti consentirà di gestire meglio tempo e lavoro e di contribuire a ridurre le attività superflue, che attualmente prendono fino al 60% del nostro tempo. Invece di rincorrerle puoi assicurarti di avere tutto ciò di cui hai bisogno proprio davanti a te quando inizi a lavorare nel tuo blocco di tempo.

Puoi utilizzare il timeboxing per pianificare singole attività giornaliere sia nella quotidianità che a lavoro oppure per aiutare il tuo team a organizzarsi. 

Scopri di più sul Timeboxing 

Ikigai 

Ikigai è un termine giapponese (生き甲斐) che tradotto significa “la propria ragione d’essere e di esistere”.

È composto da “iki” che in giapponese significa “vita” e “gai” che vuol dire valore. L’ikigai, dunque, è lo scopo della propria vita o la propria felicità.

È ciò che dà gioia a una persona, la ispira e la motiva. Ciascuno di noi ha un proprio ikigai: secondo la filosofia tradizionale giapponese, basta trovarlo e seguirlo per essere felici.

Scopri di più sull’Ikigai 

Principio di Pareto 

Il principio di Pareto, sviluppato nel 1896 dall’economista italiano Vilfredo Pareto, afferma che l’80% dei risultati proviene dal 20% delle cause. 

Pareto osservò che l’80% delle terre in Italia erano possedute solo dal 20% della popolazione. Notò la stessa situazione con le piante del suo giardino: il 20% produceva l’80% dei frutti. 

Questa relazione in matematica viene descritta come una distribuzione di legge di potenza tra due quantità, in cui la modifica di una quantità risulta in una modifica rilevante dell’altra.

Questo fenomeno è anche chiamato legge 80/20 (il termine più comune), legge dei pochi vitali o principio di scarsità dei fattori.

La legge 80/20 non è un’equazione matematica formale piuttosto un fenomeno generalizzato che può essere osservato in economia, nel commercio, nella gestione del tempo e addirittura nello sport.

Scopri di più sul principio di Pareto

La Matrice Eisenhower

Questo metodo permette di organizzare le priorità in base alla loro urgenza e importanza, identificando quattro quadranti che favoriscono l’aumento della produttività

Seguendo il metodo Eisenhower l’utente svolge dapprima i compiti importanti e urgenti per poi dedicarsi a quei progetti che sono ugualmente importanti, ma meno urgenti. I compiti meno importanti, invece, sono delegati ad altre persone o a volte abbandonati del tutto.

Scopri di più sulla matrice di Eisenhower

Leggi anche Come organizzare la tua giornata 

3. Cerca di ridurre il lavoro improduttivo

Per contrastare il lavoro improduttivo crea una fonte centrale di riferimento per tutte le attività del tuo team. Quando tutti possono vedere il quadro generale e capire da soli in che modo le varie attività sono collegate tra loro, puoi passare più tempo a collaborare in maniera produttiva e meno a lavorare ad attività superflue. 

Usando uno strumento di gestione del lavoro con dei task puoi standardizzare e centralizzare i processi del team. Puoi occuparti di idee importanti senza l’improduttività. Un esempio? Invece di inviare un’email per chiedere quando un membro del team finirà un’attività puoi controllarne l’avanzamento nello strumento condiviso. 

4. Investi sulle ore di massima produttività

Una volta che hai capito qual è il tuo periodo di massima produttività allenati a creare dei momenti di alta concentrazione nel tuo calendario che corrispondano alle tue ore di picco. In questo modo, invece che ritrovarti con riunioni frequenti e sparse durante la giornata, avrai un calendario ottimizzato per non farti perdere la concentrazione e aumentare la produttività. 

5. Dai priorità al lavoro più importante

Sapere in che modo il tuo lavoro quotidiano si collega agli obiettivi aziendali o alle iniziative è fondamentale per essere produttivi. In questo modo puoi assegnare in maniera più efficace le priorità alle tue attività, così da assicurarti di svolgere prima quelle più importanti. Se non hai un metodo chiaro e semplice per collegare il tuo lavoro quotidiano agli obiettivi del team e dell’azienda, non riuscirai a capire a cosa dare la priorità. 

6. Utilizza e integra gli strumenti di lavoro

Quando il lavoro è sparso e difficile da trovare, sprechi tempo prezioso passando da uno strumento all’altro per cercare le informazioni giuste. Trova una fonte di riferimento centrale in cui puoi integrare tutti gli strumenti di lavoro, eliminare i compartimenti stagni e quindi aumentare la produttività. 

7. Utilizza le automazioni

Se gestisci un team o un progetto, è probabile che tu spenda una buona parte della giornata a svolgere queste attività manuali, invece che concentrarti su quelle produttive e di maggior importanza. Per ridurre il lavoro manuale, prova ad automatizzarlo con uno strumento apposito. In questo modo, non dovrai preoccuparti del fatto che le attività siano state distribuite correttamente, né dovrai occupartene personalmente. 

8. Impara a dire no

Quando dici di no ad attività per cui non hai tempo, ti stai creando spazio per lavorare ad attività importanti che si collegano a iniziative o a obiettivi importanti della tua azienda e che si allineano con il tuo piano di progetto. Se dire di no ti sembra strano, prova a posticipare le attività. Tienile nell’elenco delle attività per un periodo successivo ma non ridurre la tua produttività per completare attività per cui non hai tempo.

Alcune cattive abitudini da evitare 

Ecco quali sono le cose da evitare se vuoi essere più produttivo:

Non agire senza riflettere: con un piano ben congegnato, la tua azione sarà direzionata e non rischierai di disperdere tempo ed energie. Segui sempre lo schema: idea – strategia – azione.

Non concentrarti su troppi obiettivi: se vuoi fare bene una cosa devi dare priorità a quella sopra al resto. Dopo aver raggiunto il primo obiettivo, potrai passare ai seguenti.

Non concentrati sui problemi: se continui a crogiolarti in mezzo ai problemi, non riuscirai mai a trovare il modo di saltarne fuori. Cerca sempre di identificare tutte le possibili soluzioni per risolverlo. 

Non procrastinare: non rimandare all’infinito un compito invece di affrontarlo subito.

Non ricadere negli stessi errori: è molto importante imparare dai successi, ma è ancora più importante imparare dagli insuccessi perché ti permettono di perfezionare una strategia che sta già dando dei buoni risultati.

Conclusioni 

Abbiamo visto quali sono le strategie che puoi mettere in atto per cercare di essere realmente produttivo. C’è una cosa importante da ricordare prima di concludere e riguarda non tanto cosa facciamo ma come lo facciamo.

Spesso le persone sono tristi non per ciò che fanno ma per come lo fanno: con fatica e lentezza invece che con slancio e leggerezza.

Prova a non trascinarti in mezzo ai tuoi impegni ma di aggredirli con decisione attraverso le tattiche di cui ti abbiamo parlato. Scoprirai che essere più produttivo ti restituirà tempo, energie, serenità e fiducia in te stesso.